Customer Operations Specialist

YOUR MISSION The Front Desk Receptionist / Office Assistant is responsible for providing professional, welcoming, and efficient support to students, staff, faculty, visitors, suppliers, and external stakeholders at the Madrid Campus.  This role is the first point of contact for the campus and supports daily reception, administrative coordination, campus operations, events, supplier follow-up, and communication between departments. The role requires strong communication, attention to detail, discretion, and a service-oriented approach in a fast-paced international university environment.  TASKS AND RESPONSABILITIES 1. Front Desk & Reception  * Welcome students, staff, faculty, visitors, and suppliers professionally. * Answer and route phone calls, emails, and in-person inquiries. * Provide general information and direct people to theappropriate departmentor staff member. * Manage visitor sign-in, badges, access cards, keys, mail, courier deliveries, and front desk records. * Maintain an organized, professional, and welcoming reception area. 2. Student, Faculty & Staff Support  * Provide first-line support and guidance to students, faculty, and staff. * Liaise with Admissions, Academic Services, Student Services, Registry, IT, Operations, and other departments. * Support faculty with classroom-related needs, materials, and basic administrative requests. * Handle sensitive or internal matters with discretion. 3. Administration & Campus Operations  * Support general administrative tasks, including printing, scanning, filing, data entry, trackers, and reports. * Report and follow up on facilities, classroom, maintenance, cleaning, and building-related issues. * Escalate incidents, risks, or urgent operational matters to theappropriate manager. * Support inventory tracking for office supplies, pantry items, classroom materials, and front desk resources. 4. Supplier, Purchasing & Invoice Support  * Support coordination with suppliers, couriers, catering, transport, maintenance, cleaning, and other service providers. * Assistwith purchasing office, pantry, classroom, and campus supplies in line with approved processes. * Track deliveries, review invoices, and ensureaccuratedocumentation. * Escalate supplier issues, delays, errors, or cost concerns when needed. 5. Events, Visits & Logistics Support  * Support campus events, orientations, open days, executive visits, student activities, academic events, and graduationlogistics. * Assistwith room setup, guest reception, catering, transport, signage, and post-event follow-up. * Work with internal teams to ensure events and visits run smoothly. 6. Admissions & Prospective Student Support  * Provide initial information to prospective students and visitors whenrequired. * Direct prospective students to the Admissions team. * Support campus tours and make initial calls to leads when requested. YOUR PROFILE Preferred Qualifications & Experience  * Bachelor’s degree preferred. * Previousexperience in reception, front office, administration, hospitality, campus services, or customer-facing operations. * Experience in an international, educational, or multicultural environment. * Experience supporting events, suppliers, purchasing, invoices, orfacilitiescoordination. * Familiarity with access control systems, ticketing systems, CRM tools, or student information systems is an advantage. * Additionallanguages are a plus. Key Competencies  * Professional communication * Student and customer service * Attention to detail * Stakeholder management * Problem-solving and escalation * Teamwork and collaboration * Discretion and confidentiality * Adaptability and multitasking * Operational follow-through Required / Essential Skills  * Excellent written and verbal communication skills in English and Spanish. * Strong customer service orientation and professional presence. * High attention to detail and accuracy. * Strong organizational and multitasking skills. * Ability to follow procedures, SOPs, and escalation protocols. * Discretion when handling sensitive information. * Proactive, reliable, and solution-oriented approach. * Good working knowledge of Microsoft Office, especially Outlook, Word, Excel, and PowerPoint. * Ability to work collaboratively with students, staff, faculty, suppliers, and management. * Reliability, punctuality, and consistency in day-to-day execution.

Heimstaden är ett europeiskt fastighetsbolag som investerar i bostadssegmentet och äger över 160,000 lägenheter i nio länder, med ett marknadsvärde omkring 330 miljarder kronor. Vi förvärvar, utvecklar och förvaltar bostäder med målet att skapa högsta möjliga avkastning till våra ägare genom att kombinera affärsmässighet med långsiktighet, hållbarhet och samhällsansvar. En viktig del av detta är att vara en attraktiv arbetsplats där människor kan utvecklas och ta ansvar. Sverige är vår största marknad, där vi äger och förvaltar cirka 46,000 lägenheter fördelade över fem regioner. Vår kultur präglas av tempo, tydlighet och en vilja att hela tiden bli bättre. Vi arbetar mot gemensamma mål, tar ansvar och vågar utmana det befintliga. Kulturen är informell och bygger på kompetens framför titlar och en praktisk, lösningsorienterad inställning. Vill du vara med och bygga framtidens kundservice? Vi står inför ett av de största teknikskiftena inom fastighetsförvaltning på många år. AI, självservice och nya digitala arbetssätt förändrar hur våra kunder vill komma i kontakt med oss och hur vi arbetar i vardagen. För att möta den utvecklingen bygger vi nu upp en ny hybridmodell för kundservice. Den grundläggande kunddialogen kommer att hanteras av en extern partner som, genom sin storlek och specialistkompetens, kan investera i modern teknik, AI och digitala verktyg på ett sätt som vi själva inte har möjlighet att göra. Det ger oss tillgång till bättre system, högre kvalitet och snabbare utveckling. Samtidigt blir den interna kompetensen viktigare än någonsin. För att modellen ska fungera behöver vi säkerställa att kundservice har rätt kunskap, rätt processer och rätt information för att kunna lösa så många frågor som möjligt redan vid första kontakten. Därför söker vi nu en Customer Operations Specialist. Om rollen Det här är inte en traditionell kundserviceroll. Det är en utvecklingsroll för dig som kan förvaltning och vill vara med och skapa bättre förutsättningar för både kundservice och den lokala verksamheten. Du blir länken mellan kundservice och förvaltningen och får ett stort ansvar för att utveckla arbetssätt, utbildningsmaterial och kunskapsdatabasen. Genom att säkerställa att fler frågor kan lösas redan vid första kontakten bidrar du till att avlasta förvaltningen och frigöra tid för det som skapar mest värde - att utveckla fastigheterna, möta kunderna och driva verksamheten framåt. Eftersom rollen har ett nära samarbete med våra regioner förekommer resor till våra förvaltningskontor runt om i landet. Målet är enkelt: En bättre kundupplevelse, färre onödiga ärenden och en effektivare förvaltning. Vi tror att du... ...har erfarenhet av fastighetsförvaltning och en god förståelse för hur förvaltningsprocesser fungerar i praktiken. Du drivs av att utveckla arbetssätt, skapa struktur och dela med dig av kunskap. Du ser möjligheter där andra ser problem och motiveras av att göra vardagen enklare för både kollegor och kunder. Du är prestigelös, tydlig och har lätt för att samarbeta med många olika delar av organisationen. Samtidigt vågar du ställa krav när processer inte fungerar och drivs av att skapa långsiktiga förbättringar. Varför ska du söka? Det här är en av Heimstadens viktigaste utvecklingssatsningar de kommande åren och rollen kommer vara en nyckel för att vi ska lyckas. Du får möjlighet att bygga upp en helt ny funktion med stort mandat att påverka hur vi arbetar i framtiden. Rollen ger dig en unik möjlighet att utveckla samspelet mellan kundservice och förvaltning, minska onödig administration och skapa bättre förutsättningar för den lokala verksamheten att fokusera på det som gör störst skillnad för våra kunder och våra fastigheter. Sista ansökningsdag är den 10 augusti 2026. Intresserad eller vill veta mer? Hör gärna av dig till Annette Lahti, annette.lahti@heimstaden.com, och/eller Marie Eklund, marie.eklund@heimstaden.com om du vill veta mer om rollen eller diskutera om den kan passa dig. Välkommen med din ansökan. Som en del av vår rekryteringsprocess genomför vi en bakgrundskontroll innan anställning, via vår samarbetspartner 2Secure. Om du har några frågor kring detta, är du varmt välkommen att kontakta oss! Vi vet hur viktigt det är att utmana våra omedvetna fördomar och vikten av att fokusera på varje individs fulla potential och kompetens. Det är därför vi inte längre kräver att våra sökande skickar in ett personligt brev när de söker tjänster hos oss och vi använder testning som ett verktyg i rekryteringsprocessen. På så sätt säkerställer vi att vi inte missar kandidater som kanske har mindre erfarenhet, men som ändå har rätt attityd, kompetens och förutsättningar för att lyckas i rollen. Om du har några frågor är du välkommen att höra av dig.