VD-assistent

Vi söker en assistent som arbetar nära företagsledaren och ansvarar för att skapa struktur, planera, koordinera och följa upp det dagliga arbetet. Rollen omfattar både administrativa och praktiska arbetsuppgifter och utvecklas i takt med verksamhetens behov. Det här är en långsiktig tjänst för dig som trivs med ansvar och varierande arbetsuppgifter. Rollen bygger på ett nära samarbete, ett högt förtroende och ett professionellt förhållningssätt. Arbetsuppgifter Arbetsuppgifterna varierar beroende på verksamhetens behov och kan bland annat omfatta: Hantering av e-post och kalender. Planering och koordinering av möten. Dokumentation och mötesanteckningar. Administration av dokument, avtal och interna processer. Uppföljning av uppgifter och planering. Planering av resor och praktiska arrangemang. Övriga administrativa och koordinerande arbetsuppgifter. Vi söker dig som Är strukturerad, noggrann och ansvarstagande. Har ett gott omdöme och hög integritet. Är självgående och tar egna initiativ. Har god organisatorisk förmåga. Trivs med att arbeta nära företagsledaren. Är flexibel och har möjlighet att resa i tjänsten, både inom och utanför Sverige. Vill utvecklas långsiktigt tillsammans med verksamheten. Tidigare erfarenhet från liknande arbete är meriterande men inget krav. Vi lägger större vikt vid ansvarstagande, omdöme och vilja att lära än vid tidigare befattningar eller formell utbildning. Övrigt Tjänsten innebär hantering av konfidentiell information och ställer höga krav på integritet, diskretion och omdöme. Sekretess är en naturlig del av arbetet. Resor ingår som en del av tjänsten och du behöver därför vara beredd att resa när verksamheten kräver det. Bakgrundskontroll kommer att genomföras innan anställning. Tjänsten är placerad i Karlstad. Ansökan Skicka din ansökan med CV och personligt brev till careers@h4cap.com Det personliga brevet behöver inte vara långt, men vi ser gärna att du berättar varför du söker tjänsten och varför du tror att rollen passar dig. Urval sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

The opportunity Do you thrive in a role where structure, service, and coordination help teams perform at their best? Are you someone who enjoys supporting others, keeping track of many moving parts, and ensuring everything runs smoothly behind the scenes? Then this could be your next opportunity. We are now looking for an experienced and proactive Assistant to support the Service organization within Power Quality in Västerås. While belonging to the Service function, the role also provides administrative and coordination support to several smaller teams and functions across the organization. In this role, you will act as a trusted point of contact for managers, employees, consultants, and external stakeholders, playing a key role in enabling efficient daily operations. A significant part of the assignment is to provide close support to the Service Manager, including calendar management, travel and expense administration, meeting and workshop coordination, and various executive support activities in both a local and global context. You will be involved in a wide range of administrative and coordination activities, acting as a central link between people, processes, and systems. The role requires a high degree of structure, professionalism, and the ability to manage multiple priorities while maintaining excellent service and confidentiality. We offer you a varied and responsible role in a collaborative environment, with close interaction across the organization and great opportunities to grow both personally and professionally. We are interested to learn more about you and what you can contribute with—so don't hesitate to apply even if you don't meet all requirements. Your responsibilities Provide dedicated support to the Service Manager, including calendar management, travel and expense administration, meeting/workshop planning, and coordination activities in both local and global environments Coordinate meetings, workshops, events, business travel, and related logistics while supporting efficient planning and execution Support several smaller functions and departments with administrative and operational coordination, while being organizationally part of the Service team Manage onboarding and offboarding activities, including system access, equipment, permissions, and introductions to internal processes Administer access, permits, and training systems such as access cards, SSG, ID06, and parking solutions Handle purchasing and financial administration, including purchase orders, invoices, Ariba, VIM, and Concur-related support Maintain departmental administration, including distribution lists, organization charts, internal communication channels, and documentation Act as a key contact for workplace coordination, facility-related matters, PPE/workwear administration, and continuous improvement of administrative processes Your background Experience in an administrative, assistant, executive assistant, or coordination role Demonstrated ability to support managers, teams, and stakeholders in a structured and service-oriented manner Strong organizational skills with the ability to prioritize and manage multiple tasks simultaneously High level of integrity, professionalism, and discretion when handling confidential information Good knowledge of Microsoft Office applications, especially Outlook, Excel, PowerPoint, and Teams Experience working with systems such as Concur, Ariba, ServiceNow, VIM, or similar is considered an advantage Fluent in Swedish and English, both written and spoken Experience from an international, project-driven, or matrix organization is considered an advantage Who you are Structured and detail-oriented, with the ability to create clarity and maintain order Service-minded and collaborative, with a genuine interest in supporting others Proactive and solution-oriented, taking initiative and driving activities forward Flexible and adaptable, with the ability to manage changing priorities Professional and trustworthy, comfortable working closely with managers and senior stakeholders Strong communicator who builds positive relationships across teams and functions Curious and improvement-driven, always looking for smarter and more efficient ways of working Reliable and accountable, taking ownership of responsibilities and delivering with quality What we offer Collective agreement Flexible working time Health care and wellness allowance Fantastic career possibilities within Hitachi Energy both within Sweden and globally Mentor to support you throughout onboard phase Various trainings and education supporting employee development​ Diversified company with over 70+ nationalities working in Sweden Supplementary compensation for parental leave Employee Benefit Portal with thousands of discounts and perks More benefits could be connected to this specific role More about us Are you ready for an exciting new challenge? Does the above description sound like you? Welcome to apply! Union representatives - Sveriges Ingenjörer: Nawzad Rashid, +46 (10) 7389148; Unionen: Karin Ulvemark, +46 107-38 51 42; Ledarna: Frank Hollstedt, +46 107-38 70 43. All other questions should be directed to Talent Partner Malin Johansson, malin.johansson@hitachienergy.com Due to summer vacations, the screening and selection process will begin in mid-August. Thank you for your understanding and patience during this period.

At TRATON Financial Services (TFS) we have started the journey to become the provider of Financial Services to all TRATON brands. Our service includes financing for customers, dealers, and distributors as well as insurance solutions. With a presence in over 65 markets, we are already one of the most global players in the financial services industry and are rapidly growing. Do you want to be part of this journey? Role Summary Join TRATON Financial Services as a trusted Assistant, providing key support across our Finance, Treasury and Legal functions. Reporting to the CFO of TRATON Financial Services, you will provide high-level support to the CFO, Head of Treasury and General Counsel. By creating structure, coordinating activities and managing key stakeholder interactions, you will help senior leaders stay focused on strategic priorities while ensuring important initiatives continue to move forward. You will act as a central point of coordination across Finance, Treasury and Legal, bringing clarity to a fast-paced environment and helping translate decisions into action. Working closely with colleagues and assistant communities across TRATON Financial Services globally as well as the TRATON brands and TRATON Head office in Münich, you will foster effective collaboration, drive continuous improvement and contribute to a high-performing organisation. The role is based between our Södertälje and Stockholm offices and offers the opportunity to work closely with senior stakeholders across an international business network. Job Responsibilities Main Responsibilities include: Providing proactive support to Finance, Treasury and Legal leadership. Coordinating calendars, meetings, travel and visits, ensuring efficient planning and execution. Supporting planning, prioritisation and follow-up of key activities and commitments. Preparing and coordinating management meetings, workshops and events. Tracking and driving follow-up on actions across stakeholders and functions. Supporting governance processes, documentation and recurring business activities with high quality and accuracy. Coordinating workplace environment activities, including committee administration, annual planning and action follow-up. Collaborating with the assistant community across TRATON Financial Services, TRATON brands and TRATON Head office functions on shared initiatives and events. Identifying and implementing improvements to administrative processes, enhancing efficiency and structure. From time to time prepare high-quality presentation material for senior management, ensuring consistency, clarity and visual excellence. Who You Are You are an experienced assistant, coordinator or similar professional who thrives in a dynamic environment and enjoys bringing structure to complexity. You are proactive, highly organised and comfortable working with senior stakeholders, managing multiple priorities while maintaining a high level of attention to detail. Taking ownership comes naturally to you, and you are motivated by helping others succeed through excellent planning, coordination and execution. Rather than waiting for instructions, you anticipate needs, exercise sound judgement and drive activities forward with confidence. You are naturally curious about the business, understand the context behind requests, and proactively identify opportunities to improve the way we work. With professionalism, discretion and integrity, you build trusted relationships, keep stakeholders aligned and ensure that priorities, commitments and critical actions are delivered effectively. You bring: Several years of experience supporting senior leaders, leadership teams or executives. Experience coordinating complex calendars, meetings, travel arrangements and leadership activities. Proven ability to manage sensitive and confidential information with discretion and professionalism. Strong organisational and prioritisation skills, with the ability to manage multiple deadlines and competing priorities. A proactive and solution-oriented mindset, with the ability to anticipate needs and work independently. Advanced Microsoft 365 skills. Excellent written and verbal communication skills in English; Swedish and German are considered an advantage. Experience from Financial Services, Treasury, Legal or other regulated environments, or a similar role within the TRATON Group, is considered an advantage. This Is Us Our work is highly collaborative and international, bringing together colleagues from across the TRATON brands and TRATON Head Office in Munich. We value trust, initiative and continuous improvement, and believe that the best results are achieved by working across functions and organisational boundaries. TRATON Financial Services Offers We believe great work starts with feeling supported, both professionally and personally. That’s why we offer a broad range of employee benefits designed to promote wellbeing, flexibility, and a healthy work-life balance. Employees can enjoy flexible working hours and a workplace that supports both collaboration and flexibility. With office Hubs in Södertälje and Stockholm, as well as coworking spaces at Sergels Torg and Kungens Kurva, you will have the best preconditions to pick the best workplace for your activities. We provide a yearly wellness contribution and you can train at our health center Gröndal, and you will access to occupational health services with doctors, nurses, and ergonomists. Mental health is important to us, therefore we also offer confidential staff support services for guidance related to personal challenges. In addition, employees benefit from pension plans, profit sharing programs, and extra time off or additional pension contributions. We also support family life through enhanced parental benefits and offer additional perks such as employee car leasing. Together, these benefits help create a workplace where you can thrive both at work and in everyday life. Application We look forward to receiving your application, consisting of your CV and kindly ask you not to share a cover letter to ensure an efficient and unbiased recruitment process for all parties. Apply as soon as possible, no later than 2026-08-02. Screening will take place on an ongoing basis during the application period. Logical and personality tests may be used as part of the selection process, and a background check is required for this role. We look forward to your application! This recruitment process is handled by Scania for TRATON Financial Services.

BYGGNADS SÖKER EN LEDNINGSASSISTENT Är du en strukturerad, trygg och serviceinriktad person som vill jobba på Byggnads förbundskontor som assistent med varierade arbetsuppgifter nära förbundsledningen? Förbundskontorets uppdrag handlar till stora delar om att hålla samman hela förbundets verksamhet samt att driva och påverka debatten i samhället. Allt för att ta tillvara medlemmarnas intressen och förbättra villkoren inom byggbranschen, även i ett internationellt perspektiv. Byggnads består av ett förbundskontor och 10 regioner som är egna juridiska personer. Som ledningsassistent kommer du att stötta med olika administrativa och praktiska arbetsuppgifter och du arbetar nära Byggnads ledning. Rollen innebär att hantera mycket information och data samt kunna sortera, prioritera och besluta utifrån ledningens och verksamhetens behov och prioriteringar. För att förstå behoven och prioriteringarna krävs lyhördhet och att du har förmåga att bygga förtroendefulla relationer. Du kommer ingå i ett team på Byggnads ledningsstab och ha en nära kollega som också är ledningsassistent. Dina huvudsakliga ansvarsområden kommer att inkludera: Kalenderadministration, möteskoordinering, resebokningar, rumsbokning, attestregler, utanordningsrätt och firmateckning. Förbereda arbetsutskott, förbundsstyrelse och skriva protokoll vid dessa möten. Hantera förbundsfullmäktige, kongressförberedelser samt motioner till olika kongresser. Ingå i olika arbetsgrupper. Förberedelse av underlag och presentationer inför möten och konferenser. Utläggsredovisning och fakturahantering. Kontinuerligt förbättra administrativa arbetsuppgifter, processer och rutiner. Vi söker dig som har följande kvalifikationer och erfarenheter: Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter på ledningsgruppsnivå. Mycket goda kunskaper i Microsoft 365. Gymnasiekompetens. Eftergymnasial utbildning är meriterande. Tala och skriva obehindrat på svenska och engelska. Du är en självgående och noggrann person med gott omdöme. Du måste ha hög integritet och sekretessmedvetenhet då du arbetar nära ledningen. Du har förmåga att skapa bra förutsättningar för andras arbete och att kunna hantera och lösa olika situationer som kan uppstå. Du tar snabbt till dig ny teknik och tänker kreativt kring digitala lösningar. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper. Vi förutsätter att du har intresse för och kunskap om den fackliga rörelsen samt delar arbetarrörelsens värderingar. Vad vi erbjuder dig: På Byggnads får du en kreativ arbetsplats där du är en del av att utveckla den fackliga verksamheten. Rollen som ledningsassistent innebär många spännande kontaktytor och möjligheter. Du kommer att vara en del av ledningsstaben med kollegor som du samarbetar tätt med. Du rapporterar till enhetschef och Byggnads ledning. Om oss Byggnads är fackförbundet för alla byggnadsarbetare. Tillsammans är vi över 100 000 starka, stolta och trygga medlemmar. Vi arbetar för bättre löner och säkrare arbetsmiljö. Byggnads organiserar ett 80-tal yrkesgrupper och är medlem i LO. Vi eftersträvar mångfald när det gäller ålder, kön och kulturell bakgrund. Närmare upplysningar lämnas av chefen för ledningsstaben Roger Johansson, tfn 010-601 10 55. Fackliga frågor besvaras av Mikael Fältskog, 010-601 12 28, facklig företrädare, Handels. Tjänsten avser tillsvidareanställning på heltid med tillträde enligt överenskommelse. Provanställning tillämpas. Lön enligt gällande kollektivavtal, AFO-Handels. Tjänsten är förlagd i Stockholm. Mejla din ansökan, inklusive CV och personligt brev, till rekrytering@byggnads.se märkt med ”Ledningsassistent”. Sista ansökningsdag är 2026-08-14. Urval och intervjuer kommer att ske löpande så mejla gärna in din ansökan så snart som möjligt. Varmt välkommen med din ansökan!

Är du en lösningsorienterad och noggrann doer med nyfikenhet att lära, ett stort driv och en förmåga att kunna hantera många olika arbetsuppgifter? Vi på Trädgruppen fortsätter att växa och söker en Kontorsansvarig VD-assistent till vårt Värmdökontor. Vi på Trädgruppen har sedan starten vuxit snabbt och tillsammans jobbar vi hårt för att hjälpa privatpersoner, företag, BRF:er och vägföreningar runt om i Stor-Stockholm till ett enklare träd- och trädgårdsliv. Vårt härliga team består av drivna och kunniga trädfällare, arborister, trädgårdsmästare, maskinförare samt träd- och trädgårdsmedarbetare. Nu letar efter dig som gillar omväxling, är prestigelös och sätter laget före jaget. Du trivs i en dynamisk miljö där du får chans att påverka, växa och vara en del av en spännande tillväxtresa. Dina arbetsuppgifter Som Kontorsansvarig VD-assistent kommer du vara spindeln i nätet i mycket av det vi gör. Du kommer att jobba tätt tillsammans med vår ledning och med bland annat planering, kundkontakt, inköp, enklare ekonomiadministration, HR-arbete, teamaktiviteter m.m. Du kommer också att ansvara för att hålla ordning och reda på vårt kontor, våra fordon m.m. Din profil Vi söker dig som är bra på att få saker att hända, tar ägandeskap och driver arbetet hela vägen i mål. Vi tror att du: · Har en inbyggd känsla för service och kvalité · Trivs väldigt bra i en omväxlande roll · Har minst 2 års relevant arbetslivserfarenhet · Har mycket goda kunskaper i både svenska och engelska i både tal och skrift · Vill vara en nyckelspelare i en spännande tillväxtresa · Är öppen för att hjäpa till ute på våra träd- och trädgårdsjobb vid behov · Inte är rädd för att hugga i och få lite skit under naglarna · Uppskattar en mycket varierande roll med strategiska inslag, administrativt arbete men även en del mer fysiska moment. Det här erbjuder vi dig Vi erbjuder dig ett roligt och varierande arbete och en möjlighet att vara en del av en spännande tillväxtresa. För rätt person finns möjlighet att ta stort eget ansvar och få växa tillsammans med oss. · Tillsvidareanställning 75-100% beroend på dina önskemål (provanställning tillämpas) · Konkurrenskraftig lön · Tjänstepension, ansvarsförsäkring, sjukförsäkring och friskvårdsbidrag Låter det här som det perfekta jobbet för dig? Skicka in din ansökan redan idag! Intervjuer sker löpande och vi kommer tillsätta tjänsten så snart vi hittat rätt person. Har du några frågor om tjänsten eller vår rekryteringsprocess är du varmt välkommen att kontakta oss på siri@tippmicke.se Vänligen notera att vårt kontor ligger på Värmdö, det är där vi börjar och slutar dagarna. Tänk gärna igenom eventuellt pendlingsavstånd innan du skickar in din ansökan. I och med att mycket av arbetet sker hemma hos privatpersoner så utför vi bakgrundskontroll samt körkortskontroll som en del av rekryteringsprocessen.