Administrativt stöd

Ta en nyckelroll nära Fremias VD, styrelse och ledning Som ledningskoordinator får du en central position i ett sammanhang där struktur, omdöme och helhetsperspektiv är avgörande. Du bidrar med kvalitet, stöd och långsiktighet i så väl Fremias demokratiorganisation som i interna beslutsprocesser. Fremia är en engagerad och värderingsdriven organisation med stark intern sammanhållning, hög arbetsglädje och en prestigelös kultur. Hos oss möts du av ett varmt och inkluderande arbetsklimat där hjälpsamhet, ansvarstagande och samarbete präglar vardagen. Vi arbetar tvärfunktionellt och lösningsfokuserat, med en tydlig gemensam ambition att hela tiden utvecklas. Arbetsgivarorganisationen Fremia är relativt nybildad och är på en ständig utvecklingsresa. Organisationen vilar på en stabil grund, med stark framtidstro och ett tydligt fokus på att bygga långsiktigt hållbara strukturer och arbetssätt. För att trivas och lyckas i rollen krävs social och emotionell mognad, ett förtroendeskapande förhållningssätt och en trygghet i att verka i en engagerad organisation. OM ROLLEN Detta är en bred, senior och förtroendebaserad roll med tydlig tyngdpunkt på ledningsstöd och styrelsearbete i en medlemsstyrd organisation, där årsstämman är det högsta beslutande organet. Rollen har ett mer business partner‑liknande upplägg än karaktären av en traditionell administrativ assistentroll. Ledningskoordinatorn arbetar nära VD, stabschef, ledning och styrelse med ett tydligt uppdrag: att skapa struktur, kvalitet, framförhållning och fungerande flöden – så att beslutsfattande, styrelse- och ledningsarbete kan bedrivas effektivt digitalt, tydligt och långsiktigt. Rollen är varierad och kombinerar kvalificerat, analytiskt arbete med mer praktiska och koordinerande uppgifter. Tyngdpunkten ligger på att stödja och hålla ihop styrelse‑ och ledningsstödet, inklusive planering, mötesstruktur, dokumentation, uppföljning och digital informationshantering. Du har en sammanhållande funktion mellan VD, styrelse, ledning och organisation och bidrar till att beslut fattas och genomförs. Rollen som ledningskoordinator blir ny på Fremia, och rapporterar till vår stabschef samt ingår i ett team med fem kollegor inom verksamhetsstöd. I en prestigelös organisation där alla bidrar där det behövs är flexibilitet, servicekänsla och helhetsperspektiv avgörande för att lyckas i rollen. DIN PROFIL Vi söker dig som är trygg i styrelserum och formella sammanhang och som har god förståelse för hur styrning, beslutsprocesser och intressentdynamik fungerar inom ideell organisation, myndighet eller näringsliv. Du är självgående, analytiskt lagd och trygg i att fatta beslut inom ditt mandat, samtidigt som du har ett välutvecklat omdöme för när frågor behöver förankras. Du har ett strukturerat och noggrant arbetssätt, ligger steget före och är van vid att hantera konfidentiell information med hög integritet. Proaktivitet, framförhållning och förmågan att ”titta runt hörnet” är naturliga delar av hur du arbetar. Rollen kräver hög digital kompetens och nyfikenhet på digital utveckling, kombinerat med god känsla för service. Du är bekväm i Microsoft Teams och arbetar obehindrat med digital dokumentstruktur, möten och samarbeten. Du har mycket god kommunikativ förmåga i tal och skrift på svenska samt en eftergymnasial utbildning i någon form. OM FREMIA Fremia är Sveriges största oberoende arbetsgivarorganisation, som företräder 5 000 arbetsgivare inom civilsamhället, kooperationen och den idéburna välfärden. Vårt uppdrag är att stötta, företräda och utveckla våra medlemmar i arbetsgivarfrågor. Det innebär att förhandla och teckna kollektivavtal, ge kvalificerad rådgivning inom arbetsrätt, HR, arbetsmiljö och omställning, samt bedriva påverkansarbete för att stärka våra medlemmars förutsättningar. Hos Fremia arbetar 45 kompetenta och engagerade medarbetare med olika specialistkompetenser. Vårt kontor är beläget på Södermalm i centrala Stockholm och arbetsplatsen präglas av ett varmt, inkluderande och engagerat klimat. Här tar vi gemensamt ansvar för verksamhetens kontinuerliga utveckling, samarbete och lärande, och vi ser en god arbetsmiljö som en självklar förutsättning för att lyckas tillsammans. DIN ANSÖKAN I denna rekrytering samarbetar Fremia med Wise Admin.  Vi tar inte emot ansökningar via mail, utan du söker enkelt med ditt CV eller din LinkedIn-profil på wise.se. Vi använder kompetensbaserad rekrytering som metod. Det gör vi i vår strävan efter en mer potentialbaserad matchning. Vi ser därför gärna sökanden med olika bakgrunder, åldrar och erfarenheter, eftersom vi vet att en bredare mångfald berikar var och en av oss och gör oss bättre och smartare som organisation.  Har du frågor om processen eller rollen? Kontakta då ansvarig rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis Hagman, stephanie.grammenidis@wise.se. Vi intervjuar löpande så rollen kan tillsättas före sista ansökningsdatum. Varmt välkommen med din ansökan!

Vi söker en Agenda Manager till ett företag i Stockholm. Start är i maj, 7 månader tidsbegränsat uppdrag till att börja med, möjlighet till förlängning efter det. Denna roll är 100% onsite i Stockholm. Vi söker en person som i rollen som Agenda Manager ska ge operativt och administrativt samt proaktivt planeringsstöd till Affärschefen och avdelningen Affär. Uppdraget syftar till att skapa struktur, kvalitet och framförhållning i möten, beslutsprocesser, workshops samt tillsammans med Affärschef leda Verksamhetsplanering och uppföljning av affärsplan. Rollen är central för att säkerställa att rätt frågor hanteras vid rätt tillfälle och att möten och aktiviteter är väl förberedda, effektiva och uppföljningsbara. Personen behöver vara strukturerad, driven och ha god administrativ förmåga med strategisk höjd och kunna arbeta självständigt. Huvudsakliga ansvarsområden Planera, strukturera och koordinera agendor för möten på lednings- och avdelningsnivå Säkerställa att möten är väl förberedda med rätt underlag, deltagare och tydliga syften Stödja Affärschefen i prioritering, framförhållning , uppföljning och samordning av aktiviteter Följa upp beslut, actions och säkerställa dokumentation Ta fram material och beslutsunderlag i samarbete med Affärschef Bistå i planering och genomförande av workshops, konferens och andra evenemang Koordinera interna och externa kontakter kopplat till möten och evenemang Bidra till förbättrade arbetssätt för mötesstruktur och planering inom avdelningen Kompetenskrav (ska-krav) God administrativ förmåga och vana av att arbeta strukturerat Mycket goda kunskaper i Microsoft Office, särskilt Outlook, PowerPoint, Word och Excel (Co-pilot) Erfarenhet av mötesplanering, kalenderhantering och koordinering av flera parallella aktiviteter Förmåga att uttrycka sig tydligt och professionellt i tal och skrift på svenska Förmåga att arbeta självständigt, ta initiativ och driva uppgifter i mål Meriterande erfarenheter (bör-krav) Erfarenhet av att arbeta nära chef eller ledningsfunktion Erfarenhet av planering och genomförande av större möten inkl framtagande av material Erfarenhet från konsultroll eller annan stödjande funktion i en kunskapsintensiv organisation Grundläggande förståelse för beslutsprocesser och styrning i större organisationer Personliga egenskaper Strukturerad och noggrann, med god känsla för detaljer Driven, serviceinriktad och lösningsfokuserad Strategisk höjd God samarbetsförmåga och trygg i kontakt med olika roller och nivåer Förmåga att hantera förändrade förutsättningar och parallella uppgifter Prestigelös och professionell i sitt arbetssätt Denna roll kräver flytande kunskaper i både svenska och engelska. Detta är ett konsultuppdrag på 100% via Incluso i Stockholm. Start är i maj, 7 månader tidsbegränsat uppdrag till att börja med, möjlighet till förlängning efter det. Det här uppdraget är 100% on-site i Stockholm. Vänligen sök med CV och motivering via länken nedan. Vi presenterar kandidater löpande. Ansvarig rekryterare på Incluso är Marianne Nilsson.