Organisations-Talent gesucht: Office Manager (m/w/d) für unser BANG eG-Trainingszentrum

DEINE AUFGABEN Organisationstalent mit Freude an Menschen, Ordnung und Zahlen gesucht DEIN PROFIL Was du bei uns machst: Du bist die gute Seele der Agentur, die wir liebevoll Tank nennen. Du organisierst unseren Alltag (z.B. Material bestellen, Kundenmeetings koordinieren, Küche & Co. in Ordnung halten), du unterstützt immer da, wo es bei Projekten und Produktionen eine helfende Hand braucht (z.B. ein paar Requisiten besorgen, Locations suchen) und du hilfst auch unserer Finance Managerin bei der Vorbereitung und Durchführung von Zahlungsläufen, Kontenabstimmungen und der Klärung offener Posten. Du prüfst und verarbeitest Kreditkartenabrechnungen, erstellst Weiterberechnungen und verbuchst diese ebenso wie Eingangsrechnungen. Außerdem bearbeitest du Kassenbelege und Zahlungsausgänge und unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung. Du bist quasi das Schweizer Taschenmesser im Tank.  WAS WIR VON DIR ERWARTEN: Du hast eine abgeschlossene (kaufmännische) Ausbildung und arbeitest diskret, zuverlässig und strukturiert. Du magst Menschen, bist serviceorientiert, gut organisiert und ein echter Teamplayer, auf den wir uns immer verlassen können. Im Idealfall bringst du Praxis in buchhalterischen Prozessen mit – zum Beispiel in der Rechnungskontrolle, im Zahlungsverkehr, bei Reisekosten oder in der vorbereitenden Buchhaltung. Kenntnisse in „DATEV Unternehmen Online" sind von Vorteil, alternativ bringst du die Bereitschaft mit, dich schnell und sorgfältig einzuarbeiten.  UNSER PROFIL Was du von uns erwarten kannst: Du wirst von erfahrenen Kollegen eingearbeitet, gefördert und natürlich auch gefordert. Als Office Manager (m/w/d) bist du ein zentraler Dreh- und Angelpunkt unseres Arbeitsalltags und sorgst dafür, dass unser Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. Als kreative Agentur bieten wir dir tolle und abwechslungsreiche Aufgabenfelder, die du mitgestalten und weiterentwickeln kannst.  Wir arbeiten ohne starre Silos und setzen auf Eigenverantwortung, Mitdenken und proaktives Handeln. Das bedeutet für dich: Vertrauen in deine Entscheidungen, Gestaltungsspielraum in deinem Aufgabenbereich und die Möglichkeit, Projekte aktiv zu betreuen. Welcome to the TankFamily.

DEINE AUFGABEN WERDE DAS GESICHT UNSERER PRIVATKLINIK Du liebst den Kontakt mit Menschen, arbeitest organisiert und möchtest Patient:innen auf ihrem Weg professionell begleiten? Dann bist du bei uns genau richtig.  Als Front Office Manager (m/w/d) bist du die erste Ansprechperson für unsere Patientinnen und übernimmst eine zentrale Rolle in unserer modernen Privatklinik.  Freue dich auf ein hochwertiges Arbeitsumfeld, abwechslungsreiche Aufgaben und ein Team, das großen Wert auf Zusammenhalt, Wertschätzung und Professionalität legt. * Erster Eindruck zählt: Empfang und Aufnahme unserer Patientinnen mit Herzlichkeit und Professionalität. * Zeitmanagement-Genie: Koordination, Vereinbarung und Bestätigung von Beratungs- und OP-Terminen mittels Telefon, Mails und WhatsApp. * Organisation der Sprechstunde: Unterstützung bei der Planung und optimalen Ablaufgestaltung. * Dokumentationsprofi: Neuanlage und Pflege der Patientenakten sowie Erstellung von Erstberatungsrechnungen nach Vorlage. * Kommunikationsdrehscheibe: Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost sowie E-Mails und Telefonaten * Perfektion in jedem Detail: Sicherstellung von Sauberkeit, Ordnung und Hygienestandards in unseren Beratungsräumen. * Materialverwaltung: Meldung des Bedarfs an Büro- und Praxismaterialien an das Bestellwesen. * Teamplayer/in: Unterstützung der Ärzte bei der Patientenbetreuung, z. B. durch Erstellen von Fotos mittels 3-D-Scan, sowie Pflege der patientenbezogenen Kalender. * Allround-Talent: Unterstützung bei Marketingaktivitäten und Projekten zur Weiterentwicklung unserer Privatklinik DEIN PROFIL * Abgeschlossene Ausbildung als Medizinische Fachangestellte (MFA), Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA), Kaufmann im Gesundheitswesen, Hotelfachkraft (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation * Erfahrung im Empfangs-, Service-, Praxis- oder Gesundheitsbereich * Freude am Umgang mit Menschen und ausgeprägte Serviceorientierung * Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse (mindestens B2) * Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen und modernen Kommunikationsmitteln * Freundliches, gepflegtes und professionelles Auftreten * Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise * Teamgeist, Empathie und Diskretion * Bereitschaft, 1–2 Samstage pro Monat die Frühschicht zu übernehmen WARUM WIR? Arbeiten auf höchstem Niveau: Modernes und hochwertiges Arbeitsumfeld im Privatkliniksegment, Betreuung anspruchsvoller Patient:innen ohne den typischen Klinik- oder Praxisstress, vielfältige und abwechslungsreiche Aufgaben mit Eigenverantwortung Wertschätzende Unternehmenskultur: Umfassendes Onboarding und strukturierte Einarbeitung, kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen, regelmäßige Feedback- und Entwicklungsgespräche, Mitarbeiterevents und gemeinsame Aktivitäten Attraktive Benefits: 30 Tage Urlaub, Betriebliche Altersvorsorge, interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten, Corporate Benefits, Mitarbeiterrabatte auf unsere medizinischen Leistungen, Zuschuss zum Wellpass, JobRad und zum ÖPNV möglich, vergünstigtes Fitnessstudio im Haus, kostenfreie Getränke, kostenlose Tiefgaragenstellplätze, entspannte Pausen auf unserer Dachterrasse Du möchtest mehr als nur einen Empfangsarbeitsplatz? Dann werde Teil unseres Teams und gestalte mit uns eine moderne Privatklinik, in der exzellenter Service, Professionalität und Menschlichkeit im Mittelpunkt stehen. Wie läuft unser Bewerbungsprozess ab? 1. Online bewerben Lade deine Bewerbungsunterlagen bequem über unser Bewerbungsformular hoch.  2. Erstes Kennenlernen Nach Sichtung deiner Unterlagen melden wir uns zeitnah bei dir. In einem kurzen Videocall lernen wir uns gegenseitig kennen und besprechen erste Fragen. 3. Persönliches Gespräch + Hospitation Im nächsten Schritt laden wir dich zu einem persönlichen Gespräch in unsere Privatklinik ein. Dabei erhältst du Einblicke in den Arbeitsplatz, in unser Team und die täglichen Abläufe. 5. Vertragsangebot Wenn es für beide Seiten passt, erhältst du zeitnah ein Vertragsangebot und wir freuen uns, dich schon bald in unserem Team willkommen zu heißen.