Mitarbeiter (m/w/d) Empfang & Sekretariat (50 %) in Offenburg

DEIN TÄTIGKEITSPROFIL Du unterstützt die Partner und das fachliche SWMP Team in allen organisatorischen und administrativen Belangen und sorgst gemeinsam mit Deinen Kollegen und Kolleginnen für einen reibungslosen Ablauf des Sekretariats.  Deine Aufgaben beinhalten unter anderem: * Telefonische und persönliche Erstkontaktaufnahme sowie Weiterleitung der Anrufe an zuständige Mitarbeiter  * Posteingang und -ausgang bearbeiten, einschließlich Sortierung und Weiterleitung der Korrespondenz * Pflege und Verwaltung von Mandantendaten im Kanzleiverwaltungssystem * Organisation und Verwaltung von Besprechungsräumen und Büromaterialien * Unterstützung bei der Vorbereitung von Unterlagen für Steuerberater und Mitarbeiter * Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, wie Kopieren, Scannen und Ablage von Dokumenten * Mandatsanlage und Pflege der zentralen Stammdaten, Bearbeitung und Aktualisierung von Datenbanken * Verantwortung des allgemeinen E-Mail Postfachs (Koordination und Verteilung eingehenden Mails) WAS WIR UNS VON DIR WÜNSCHEN * Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, gerne auch aus dem Bereich Hotelerie * Berufserfahrung im Bereich Empfang / Organisation / Kanzleiumfeld * Sicherer Umgang mit MS-Office (DATEV Kenntnisse sind ein Plus) * Gute kommunikative Fähigkeiten, sicheres Auftreten, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit * Hohe Eigeninitiative, Genauigkeit und Zuverlässigkeit UNSER ANGEBOT * Mitarbeit in einem erfolgreichen Team und ein wertschätzendes Betriebsklima * Kontinuierliche fachliche und persönliche Weiterentwicklung * Moderne IT-Technik und eine digitale Arbeitswelt * Ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz mit eigenem Parkplatz in zentraler Lage * Eine langfristige Perspektive mit leistungsgerechter Bezahlung * Eine strukturierte Einarbeitung und ein respektvolles und offenes Miteinander * Und daneben jede Menge Teamevents, Kollegialität und Einblicke in angrenzende Arbeitsgebiete Mache den nächsten Schritt und bewirb Dich bei uns! Wir freuen uns auf Deine Bewerbung, die wir selbstverständlich vertraulich behandeln. Deine  Ansprechpartnerin:  Carolin Uffinger, Personalreferentin, Diplom Kauffrau Tel. 0821/543378-88 | bewerbung@swmp.eu | www.swmp.eu

ÜBER UNS Bei Optiker Bode steht der Mensch im Mittelpunkt. Mit viel Begeisterung, Offenheit, Dynamik und Erfahrung bieten wir unseren Kunden seit über 85 Jahren ein gutes Gefühl rund ums Sehen und Hören.  Zur Verstärkung unserer Zentrale suchen wir ab sofort eine/n Teamassistenz & Office Manager/in (w/m/d) in Vollzeit WAS WIR DIR BIETEN - DEINE VORTEILE BEI OPTIKER BODE * Sicherheit eines modernen Familienunternehmens mit langjähriger Tradition * wertschätzende und offene Kommunikation auf Augenhöhe * Arbeiten in unserer modernen Zentrale * Mitarbeiter-Brillen-Budget (1.080€ p.a.) für dich und attraktive Konditionen für deine Familie * vergünstigtes Deutschlandticket, betriebliche Altersvorsorge, Fahrradleasing sowie weitere interessante Konditionen bei unseren Kooperationspartnern DAS BRINGST DU MIT * Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Berufserfahrung * Organisationstalent, Hands-on-Mentalität und hohe Zuverlässigkeit * Freundliches, verbindliches Auftreten und Freude am Umgang mit Menschen sowie absolute Diskretion * Souveränes Zeitmanagement und den Überblick auch bei vielen parallelen Themen * Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Word) DEINE AUFGABEN BEI UNS Office Management  * Organisation und Koordination des Front Office inklusive Telefonzentrale, Posteingang und Empfang * Verantwortung für unsere Fahrzeugflotte – von der Anmeldung bis zur Inspektion * Organisation und Betreuung interner Meetings und Events (z. B. Kick-offs, Trainings, Jahresmeetings) * Koordination von Reinigungs- und Facility-Themen in Verwaltung und Filialen * Abwicklung von Bestellungen, Reise- und Hotelbuchungen sowie Rechnungsprüfung * Mitgestaltung des Feelgood-Managements – z. B. Präsente, kleine Aufmerksamkeiten oder Team-Events Teamassistenz  * Selbstständige Planung, Priorisierung und Koordination von Terminen, Kalendern und Abstimmungen des Management-Teams (8 Personen) * Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen * Sorgfältiges Management vertraulicher Dokumente sowie strukturierte Ablage- und Informationsprozesse * Durchführung von Recherchen, Analysen und Erstellung übersichtlicher Zusammenfassungen * Organisation und Begleitung von Sonderprojekten * Reiseplanung inkl. Unterlagenerstellung und Reisekostenabrechnung KONTAKT Weitere Fragen beantwortet dir gerne: Dag-Olaf Kiefer 040 - 739 359 24 Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Angabe deiner Gehaltsvorstellung und des frühesten Eintrittstermins, vorzugsweise über unser Online-Bewerbungsformular oder per E-Mail an: karriere@optiker-bode.de   Optiker Bode GmbH Personalabteilung Straßenbahnring 19 20251 Hamburg Tel.: 040 / 739 35 90