Teamassistenz & Office Manager/in (w/m/d)

EINLEITUNGSTEXT Du bist ein echter Allrounder und fühlst dich dort wohl, wo Organisation, Kommunikation und Eigenverantwortung zusammenkommen? Du erkennst, wo etwas verbessert werden kann, bringst Struktur in den Arbeitsalltag und packst proaktiv mit an. Dabei behältst du auch dann den Überblick, wenn viele Themen gleichzeitig auf deinem Tisch landen. Als Office Manager (m/w/d) bist du weit mehr als eine klassische Assistenz: Du hältst unserer Geschäftsführung den Rücken frei, koordinierst bereichsübergreifende Themen, optimierst Prozesse und sorgst dafür, dass unser Büroalltag reibungslos funktioniert. Mit deiner offenen Art bist du zentrale Ansprechperson für Kolleginnen und Kollegen, Kunden und Dienstleister – und trägst maßgeblich dazu bei, dass sich alle bei uns gut aufgehoben fühlen. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager, Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz oder Management Assistant (m/w/d) für unseren Standort Duisburg. DAS ERWARTET DICH * Du organisierst und koordinierst die administrativen Abläufe unseres Standorts und sorgst dafür, dass der Büroalltag reibungslos funktioniert. * Du bist die gute Seele unseres Büros: Mit deiner offenen, serviceorientierten Art schaffst du eine angenehme Arbeitsatmosphäre, hast ein Auge fürs Detail und sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende, Kunden und Gäste gleichermaßen willkommen fühlen. Du kümmerst dich um die vielen kleinen organisatorischen Dinge, die im Hintergrund dafür sorgen, dass unser Büroalltag professionell und reibungslos funktioniert. * Du übernimmst die Verantwortung für unser Fuhrparkmanagement und koordinierst alle organisatorischen Themen rund um unsere Fahrzeugflotte – von der Abstimmung mit Leasing- und Servicepartnern bis zur Verwaltung im Tagesgeschäft. * Du verantwortest das Office Management, koordinierst standortübergreifende Organisationsthemen und fungierst als Schnittstelle zu unserer zentralen IT in Frankreich. Dabei kümmerst du dich unter anderem um administrative IT- und Telekommunikationsthemen sowie die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern. * Du planst und organisierst interne sowie externe Veranstaltungen, unterstützt bereichsübergreifend in den Themen Personal, Marketing und Vertrieb und bereitest Auswertungen, Statistiken und Reportings auf. * Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, koordinierst Termine, Reisen und Meetings und bist zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Kunden, Partner und Dienstleister. * Du hinterfragst bestehende Abläufe, bringst Struktur in neue Themen und entwickelst Prozesse kontinuierlich weiter. Dabei denkst du unternehmerisch, packst proaktiv mit an und übernimmst Verantwortung. DAS BRINGST DU MIT * Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation. * Berufserfahrung im Office Management, in einer Assistenzfunktion, im Projektmanagement oder einer vergleichbaren organisatorischen Rolle. * Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise sowie Verantwortungsbewusstsein und Organisationsstärke. * Du fühlst dich auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld wohl, schaffst Struktur, wo sie gebraucht wird, und entwickelst Prozesse aktiv weiter. * Kommunikationsstärke, Teamgeist und Freude am Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern. * Hands-on-Mentalität – du packst mit an und behältst auch die kleinen Dinge im Blick. * Sicherer Umgang mit MS Office sowie Offenheit für digitale Tools. * Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse. UNSER ANGEBOT FÜR DICH * Unbefristeter Arbeitsvertrag * 30 Tage Urlaub * Mobiles Arbeiten & Gleitzeit * Fort- und Weiterbildungen sowie vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten, die individuell auf Sie zugeschnitten sind * Modernes Office mit ergonomischen Arbeitsplätzen, Kreativraum und kostenfreien Parkplätzen * Weitere Benefits: Büro-Massagen, Mitarbeiterevents, kostenlose Getränke, frisches Obst/Gemüse, Fahrradleasing (JobRad), Mitarbeiterrabatte, Mitarbeiterempfehlungsprogramm

DEINE ZUKÜNFTIGEN AUFGABEN * Allgemeines Officemanagement für das gesamte Team * Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartnern * Schnittstelle zum IT Support * Bearbeiten der ein- und ausgehenden Post * Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und Büroausstattung * Einkaufstätigkeiten für den technischen Service und Standortdienste * Prüfung von Rechnungen und Gutschriften * Unterstützung beim Onboarding DAS BRINGST DU MIT * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation * Erste Berufserfahrungen * Sehr gute MS-Office-Kenntnisse * Affinität für digitale Prozesse und Weiterentwicklung * Eigenverantwortliches Arbeiten DEINE VORTEILE * Zukunftssicherer Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive * Work-Life-Balance: Voll- oder Teilzeit möglich, 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) sowie arbeitsfrei am 24. und 31.12. * Individuelle Weiterbildung & Entwicklungsmöglichkeiten * Betriebliche Altersvorsorge für Deine Zukunft * Corporate Benefits: Mitarbeiterangebote mit über 800 Rabatten * Fahrradleasing mit dem Hamburger Anbieter BikeleasingPlus * Zuschuss für das Deutschlandticket * EGYM Wellpass-Zuschuss für Sport & Wellness * Vielfältige Mitarbeiterevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeiern, After-Work-Treffen, gemeinsame Ausfahrten uvm. ARBEITEN BEI DER FMHH - DAS ERWARTET DICH * Breitgefächertes Aufgabenspektrum: Wir betreiben ganzheitlich Objekte in den Bereichen Wohn-, Gewerbe-, Schul- und Sportimmobilien und bieten viele interessante Aufgabenbereiche in der Planung, Entwicklung und Ausführung von Projekten. * Blick über den Tellerrand: Du eignest Dir Kenntnisse an, mit denen Du Dein persönliches Profil schärfst. * Familiäres Arbeitsklima: Von Anfang an stehen bei uns unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Vordergrund und arbeiten zusammen als ein großes Team. * Einfache Kommunikationswege: Fachbereiche stimmen sich regelmäßig im persönlichen Austausch ab. Vorgesetzte sind Teil des Teams und stehen jederzeit unterstützend zur Seite. DU HAST DICH WIEDERERKANNT? Dann freuen wir uns über Deine Bewerbung inkl. Gehaltsvorstellung sowie frühestmöglichen Eintrittstermins und gewünschte Wochenarbeitszeit an Marie Arlt (Fachbereichsleitung) über unser Bewerbungsformular!