Office Manager*in | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

WAS DICH ERWARTET: Bis zu € 1.000,- Einstellungsprämie: Als Willkommensgruß erhalten Sie eine Einstellungsprämie von bis zu € 1.000,- Wir möchten Sie nicht ködern, sondern Ihre Einstellung belohnen. Dafür haben Sie die Probezeit erfolgreich bestanden. Wir sagen Danke, dass Sie sich für uns entschieden hast und schön, dass wir weiterhin gemeinsam in die Zukunft gehen.   Empfehlungsprogramm: Empfehlen Sie talentierte Kandidaten und freuen Sie sich über € 500,- bei erfolgreicher Einstellung! Teilzeit-Tätigkeit 12 Stunden/Woche – 4  Tage (Mo-Do): Die Rolle umfasst vor allem unterstützende Tätigkeiten im administrativen Bereich mit klaren, gut strukturierten Aufgaben. Wir suchen eine zuverlässige Person, die gerne organisiert arbeitet und Spaß daran hat, im Hintergrund für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. DEIN PROFIL: * Erste Erfahrung im Büro-, Assistenz- oder kaufmännischen Bereich * Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise * Sorgfalt im Umgang mit Unterlagen und Daten * Freude an einfachen administrativen und organisatorischen Aufgaben * Grundkenntnisse in MS Office (z. B. Outlook, Word) * Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift für die Bearbeitung von E-Mails und Dokumenten * Die Position eignet sich besonders für Personen, die eine langfristige, klar strukturierte Tätigkeit in Teilzeit suchen. Auch Wiedereinsteigerinnen oder Quereinsteigerinnen sind herzlich willkommen. DEINE AUFGABEN: * Bearbeitung und Digitalisierung der eingehenden Post (Scannen, Zuordnen, Ablage) * Pflege der digitalen und physischen Ablagesysteme * Unterstützung bei der allgemeinen Büroorganisation * Einfache E-Mail-Korrespondenz nach Vorgabe * Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten * Unterstützung bei administrativen Aufgaben je nach Bedarf, z. B.: * Vorbereitung von Unterlagen (z. B. für Buchhaltung oder Verträge) * Unterstützung im Recruiting  * Pflege von Listen und Übersichten * Allgemeine Zuarbeit in verschiedenen Verwaltungsbereichen Jetzt suchen wir Mitarbeiter (m/w/d) aus den Bereichen: Assistenz (m/w/d), Human Resources Assistant (m/w/d), Office Management (m/w/d), Sachbearbeiter Human Resources (m/w/d), Sekretariat der Geschäftsführung (m/w/d), Teamassistenz (m/w/d), Bürokauffrau (m/w/d), Recruiting (m/w/d) DU KENNST UNS NOCH NICHT? Als Büroassistenz (m/w/d) unterstützen Sie unser Team im administrativen Tagesgeschäft. Ihr Schwerpunkt liegt auf der Bearbeitung von Post, der Pflege von Ablagesystemen sowie allgemeinen organisatorischen Aufgaben im Büro. Sie übernehmen einfache administrative Tätigkeiten und tragen dazu bei, dass die täglichen Abläufe zuverlässig und strukturiert umgesetzt werden. Bei Bedarf unterstützen Sie zudem in einzelnen Verwaltungsbereichen. Dabei arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung und dem Team zusammen und nutzen digitale Tools zur effizienten Organisation der Aufgaben.   Ihr Arbeitsort ist unser Head Office im Kranhaus 1, Im Zollhafen 18, 50679 Köln – zentral gelegen und bestens erreichbar. Aufgrund der Aufgaben ist eine tägliche Präsenz im Büro erforderlich. Ihre Arbeitszeiten sind von Montag bis Donnerstag – denn in unserem Head Office gilt die 4-Tage-Woche. Warum SMARTY? Wir nutzen digitale Tools von der Hotel Operation bis zur Verwaltung – so arbeiten Sie modern, transparent und zeitsparend.     ONE WAY – ONE TEAM! Be a smart part of it!   Wann dürfen wir Sie kennenlernen? HAST DU NOCH FRAGEN? Ihre Ansprechpartnerin ist gerne für Sie da: Marion Lohmar Human Resources Manager   E-Mail: job@smarty-hotels.com Telefon: +49 221 9859380 www.smarty-hotels.com

MIT DIESEN AUFGABEN KANNST DU BEI UNS ETWAS BEWEGEN: Als etablierte und zukunftsorientierte Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzlei mit Standorten in Albstadt, Herrenberg, Rottenburg und Waldshut-Tiengen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und motivierte Persönlichkeit als Office Manager | Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) in Vollzeit. Du bist der Dreh- und Angelpunkt unserer Kanzlei und gestaltest aktiv die Weiterentwicklung unserer Prozesse und Arbeitsweisen mit, um unsere Kanzlei zukunftsfähig aufzustellen. Deine Aufgaben: * Office Management als Enabler: Du stellst sicher, dass unsere Fachkräfte – von Steuerberater:innen bis Steuerfachwirt:innen – den Rücken frei haben. Durch die Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben, wie Fakturierung, Berichtserstellung und Datenpflege in digitalen Systemen (z. B. DATEV), ermöglichst du ihnen, sich voll auf ihre Mandant:innen und Fachtätigkeiten zu konzentrieren. * Kommunikationsmanagement: Du bist die freundliche und kompetente Stimme unserer Kanzlei am Telefon und in der schriftlichen Korrespondenz. Als zentrale Anlaufstelle empfängst du Mandanten, Partner und Dienstleister professionell und koordinierst deren Anliegen zuverlässig innerhalb der bmp Gruppe. * Zentrale Koordination und Prozessoptimierung: Du bist die erste Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden und Führungskräfte in allen administrativen und organisatorischen Belangen. Du trägst maßgeblich dazu bei, reibungslose Abläufe und effiziente Prozesse in der Kanzlei zu gewährleisten und Potenziale zur kontinuierlichen Verbesserung zu identifizieren. * Projektmanagement und Sonderaufgaben: Du übernimmst eigenverantwortlich Projekte zur Weiterentwicklung unserer internen Strukturen, zum Beispiel im Bereich Digitalisierung, Qualitätsmanagement oder der Einführung neuer Softwarelösungen. * Büroorganisation und -management: Du verantwortest das allgemeine Büromanagement, einschließlich der Materialbeschaffung, der Organisation von Kanzleiveranstaltungen und der Sicherstellung einer stets optimalen und funktionalen Büroinfrastruktur, um ein angenehmes und produktives Arbeitsumfeld zu gewährleisten. DAMIT ÜBERZEUGST DU UNS: * Qualifikation und Erfahrung: Du verfügst über ein erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Office management, Projektmanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Assistenzposition. Idealerweise bringst du bereits Erfahrung aus einer Dienstleistungsbranche oder Kanzlei mit. * Proaktive und mitgestaltende Denkweise: Du bist kein reiner „Abarbeiter“, sondern bringst dich aktiv ein, denkst über den Tellerrand hinaus und hast Freude daran, Prozesse zu hinterfragen und innovative Lösungen zu entwickeln. * Organisationstalent und Struktur: Deine Arbeitsweise zeichnet sich durch hohe Eigeninitiative, Struktur und Präzision aus. Du behältst auch in dynamischen Phasen den Überblick und setzt Prioritäten richtig. * Kommunikationsstärke und Souveränität: Du verfügst über exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift, trittst professionell und souverän auf und bist versiert im Umgang mit unterschiedlichen Gesprächspartner:innen. * Digitale Affinität und IT-Kompetenz: Du bist sicher im Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln und IT-Systemen (insbesondere MS-Office-Anwendungen) und bringst eine hohe Affinität für digitale Lösungen und Tools mit. Kenntnisse in kanzleiüblicher Software (z. B. DATEV) sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung. * Diskretion und Verantwortungsbewusstsein: Der vertrauensvolle Umgang mit sensiblen Daten und Informationen ist für dich selbstverständlich. * Teamfähigkeit: Du bist ein Teamplayer und trägst aktiv zu einem positiven Arbeitsklima bei. DAMIT ÜBERZEUGEN WIR DICH: * Fairness von Anfang an: Wir bieten ein leistungsgerechtes Gehalt, dessen Attraktivität wir jährlich aktiv am Markt überprüfen und anpassen. Deine Wertschätzung ist uns wichtig. * Arbeiten, das zu deinem Leben passt: Bei uns findest du eine moderne Unternehmenskultur, die auf deine individuellen Bedürfnisse eingeht. Ob flexible Arbeitszeiten oder Teilzeitmodelle – wir finden gemeinsam Lösungen, damit Beruf und Privatleben harmonieren. * Ein kollegiales Miteinander: Bei uns erwartet dich ein offenes, kollegiales Team, in dem wir nicht nur gemeinsam an einem Strang ziehen, sondern auch Spaß an der Arbeit haben – denn Lachen ist ausdrücklich erwünscht! Hier findest du echte Kollegialität und gegenseitige Unterstützung. * Wachse mit uns: Wir stimmen deine Einarbeitung präzise auf deine Bedürfnisse ab und investieren gezielt in deine Weiterentwicklung. Bei uns kannst du dein volles Potenzial entfalten und kontinuierlich dazulernen. * Der Arbeitsplatz von Morgen: Erlebe einen konsequent digitalen Arbeitsplatz, an dem wir kontinuierlich daran arbeiten, Papier überflüssig zu machen. Gestalte mit uns die Zukunft der Kanzlei! * Mehr als nur Arbeit: Neben einer sicheren Position bieten wir dir zahlreiche Extras, die den Arbeitsalltag bereichern: Von regelmäßigen Team-Events über eine kostenlose Fitnessstudio-Mitgliedschaft, mobiles Arbeiten sofern es die Aufgabe erlaubt bis hin zu frischem Obst und Getränken – wir denken an dein Wohlbefinden.