Kaufmännische Assistenz/Teamassistenz (m/w/d)

ÜBER UNS Das IGES Institut ist ein füh­ren­des, pri­vat­wirt­schaft­li­ches For­schungs- und Be­ra­tungs­in­sti­tut für Fra­gen eu­ro­pä­ischer Ge­sund­heits­sys­te­me, des Markt­zu­gangs so­wie der Ge­sund­heits­ver­sor­gung in Deutsch­land und bil­det den Kern der IGES Grup­pe. Ins­ge­samt be­schäf­tigt die IGES Grup­pe rund 200 Ex­per­tin­nen und Ex­per­ten aus den Fach­rich­tun­gen Me­di­zin, Wirt­schafts­wis­sen­schaf­ten, Na­tur- und So­zi­al­wis­sen­schaf­ten, Phar­ma­zie, Sta­tis­tik und In­for­ma­tik. Zur IGES Grup­pe gehören Un­ter­neh­men an Stand­or­ten in sechs Län­dern Eu­ro­pas. Seit 2025 ist IGES Teil der Athagoras Gruppe, die verschiedene Beratungsunternehmen für die Lifescience-Branche vereint. Wir suchen für unseren Bereich Gesundheitsversorgung in Berlin eine Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit (20-40h/Woche). IHRE AUFGABEN * Sicherstellung eines reibungslosen Abrechnungs- und Vertragsmanagements durch präzise Rechnungserstellung und Prüfung auf Vertragskonformität * Vorbereitung von Bewerbungen auf öffentliche Ausschreibungen, z. B. über das Deutsche Vergabeportal DTVP, E-Vergabeportal, Subreport-ELViS * Administrative Mitarbeit in Projekten (z. B. Unterstützung beim Projektcontrolling, bei der Organisation von Datenerhebungen, Vorbereitung von Workshops, Unterstützung bei Recherchen, u. a. auch Korrekturlesen von Berichten) * Kompetente Unterstützung des Geschäftsführers und seines Teams in allen organisatorischen und administrativen Belangen * Bürotätigkeiten wie Post- und E-Mail-Bearbeitung, Reise- und Terminkoordination, Empfang von Gästen, Vorbereitung von Meetings, Protokollieren etc. * Veranstaltungsorganisation von Online- und Offline-Events IHRE QUALIFIKATION * Abgeschlossene (kaufmännische oder verwaltende) Berufsausbildung (z.B. Kaufleute für Büromanagement, Verwaltungs- oder Rechtsanwaltsfachangestellte oder vergleichbare Ausbildung/Studium) * Nachgewiesene Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich (Büromanagement, Controlling, Finanzen, Einkauf) * Berufserfahrung im Office Management, als Assistenz oder in ähnlichen Positionen * Gute Kenntnisse der MS Office-Programme * Sicherer Umgang mit WebEx, MS Teams und Zoom sowie erste Erfahrung in Content-Management Systemen von Vorteil * Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine gute Ausdrucksweise * Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit UNSER ANGEBOT * Eine spannende, eigenverantwortlich gestaltbare Tätigkeit  * Angenehmes und kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und einer gewachsenen Arbeitskultur * Sehr gute Möglichkeiten der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung * Einen sicheren Arbeitsplatz mit einer unbefristeten Festanstellung, einer attraktiven Bezahlung und flexiblen Arbeitszeiten KONTAKTINFORMATION Wenn Sie diese Aufgabe reizt, freuen wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen und des frühestmöglichen Eintrittstermins über diese Webseite oder über personal@iges.com. Für weiterführende Informationen steht Ihnen Frau Antonia Walter unter der Rufnummer 030/230 809-211 gern zur Verfügung.

DEINE AUFGABEN * Empfang und Betreuung von Mandanten, Gästen und Geschäftspartnern * Organisation und Koordination des Empfangsbereichs * Unterstützung der Partner und Mitarbeitenden bei administrativen Aufgaben * Telefonische Betreuung von Mandanten, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden * Erstellung und Versand von Mandantenkorrespondenz, insbesondere im Zusammenhang mit Jahresabschlüssen und Berichten * Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs sowie des zentralen E-Mail-Managements * Pflege und Aktualisierung von Mandantenstammdaten * Verwaltung und Pflege der Vollmachtsdatenbank sowie Fristenkontrolle * Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Besprechungen und internen Terminen * Allgemeine Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten im Kanzleialltag DEIN PROFIL * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation * Erfahrung im Empfangs-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich * Idealerweise Erfahrung in einer Steuerberatungs, Anwalts- oder Wirtschaftsprüfungskanzlei * Kenntnisse in DATEV Arbeitsplatz und DMS sind von Vorteil * Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen * Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten * Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise * Organisationsgeschick sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion * Freude am Umgang mit Menschen und an der Zusammenarbeit im Team WARUM WIR? * Gemeinsam statt allein: Wir sind mehr als Kolleg:innen – wir stehen füreinander ein, unterstützen uns und haben auch einfach Spaß bei der Arbeit. * Work-Life statt Work-Work: Keine Überstundenkultur, sondern ein Umfeld, in dem Du die Arbeit gut machen kannst – und danach auch abschalten darfst. * Flexibilität, wie sie zu Dir passt: Flexible Arbeitszeiten in Absprache mit dem Team und moderne Ausstattung. * Sicher und unbefristet: Wir bieten eine unbefristete Festanstellung mit langfristiger Perspektive in einem zukunftsorientierten Umfeld. * Deine Weiterentwicklung zählt: Mit individuellen Fortbildungen, persönlicher Förderung und einem Buddy-System, das Dich beim Start begleitet. * Auszeit? Auf jeden Fall! 28 Urlaubstage die sich pro Jahr der Betriebszugehörigkeit auf bis zu 30 Tage erhöhen - plus zusätzlich frei an Weihnachten, Silvester und am Karnevalsdienstag (halber Tag). * Technik, die einfach läuft: Moderne Hardware und Software.  * Benefits: Urban Sports, Firmenevents, Mentoring-Programm, Gesundheitsangebote und mit unserer City Card gibt’s jeden Monat ein kleines Extra obendrauf - ganz flexibel einlösbar.