Projektassistenz (m/w/d), Vollzeit

DEINE AUFGABEN Als Projektassistenz (m/w/d) unterstützt Du uns am Standort Traben-Trarbach bei der Planung, Organisation und Durchführung verschiedenster Veranstaltungen und Projekte. Du bist eine zentrale Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden und sorgst mit Deiner strukturierten Arbeitsweise dafür, dass alles reibungslos läuft. Deine konkreten Aufgaben sind u. a.: * Event- und Meeting-Management: Du unterstützt die Projektleitung im operativen Tagesgeschäft und bei der Umsetzung von Veranstaltungen und Projekten. Dabei übernimmst Du organisatorische und administrative Tätigkeiten wie Terminplanung, Protokollführung und die Koordination von Abläufen. * Vor- und Nachbereitung von Unterlagen: Du sorgst dafür, dass alle notwendigen Unterlagen vollständig und korrekt aufbereitet sind. * Vorbereitung vertraglicher Unterlagen: Du erstellst und prüfst Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und andere relevante Dokumente, die für die Veranstaltungen erforderlich sind. * Kontakt zu Mitarbeitenden: Du stehst unseren Mitarbeitenden bei Fragen zur Seite und bist eine verlässliche Ansprechperson und kümmerst dich um die Kommunikation mit Partnern, Kunden und Dienstleistern und hältst alle Beteiligten auf dem Laufenden. * Arbeiten mit internen Tools: Du nutzt und pflegst unsere internen Systeme, um Prozesse reibungslos abzuwickeln. * Unterstützung der Personalbetreuung: Du unterstützt das Team vor, während und nach den Veranstaltungen – sei es durch Organisation, Koordination oder direkte Betreuung der Mitarbeitenden. * Hohe Reisebereitschaft: Du bist bereit, mit uns zu spannenden Festivals wie Parookaville, Nature One und anderen Veranstaltungen zu reisen. WOMIT DU UNS BEGEISTERST * Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation * Erste Erfahrungen in der Projektarbeit im Bereich Assistenz, Projektmanagement oder Veranstaltungsorganisation sind von Vorteil, aber kein Muss * Du bist ein Organisationstalent, arbeitest strukturiert und verlierst auch bei mehreren Aufgaben nicht den Überblick und arbeitest sorgfältig * Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen (Word, Excel, Outlook) * Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen * Flexibilität und die Bereitschaft, am Nachmittag, an Wochenenden und gelegentlich an anderen Orten zu arbeiten, sind für Dich selbstverständlich DAS BIETEN WIR DIR * Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit flexiblen Gleitzeitmodellen * Die Option, in Teilzeit (mindestens 25 Stunden pro Woche, überwiegend nachmittags) oder in Vollzeit tätig zu sein * Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit spannenden Projekten und Events * Die Möglichkeit, in einem engagierten und kreativen Team mitzuwirken * Eigenverantwortliche Aufgaben und Raum für Deine Ideen * Eine direkte Zusammenarbeit in einem inspirierenden Umfeld – Remote-Arbeit ist nicht möglich, aber dafür gibt es viel persönlichen Kontakt * Einblicke hinter die Kulissen einzigartiger Veranstaltungen * Kurze Entscheidungswege durch flache Hierarchien * Individuelle Einarbeitung mit persönlichem Weiterbildungsangebot * Betriebliche Altersvorsorge und Krankenversicherung, Job-Rad, Corporate Benefits JETZT BEWERBEN! WAS DU DAFÜR TUN MUSST? Hast Du Lust, mit uns durchzustarten? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung! Lass uns wissen, warum Du perfekt zu uns passt und ab wann du starten kannst. Bewirb Dich jetzt und werde Teil unserer Erfolgsgeschichte! DEINE ANSPRECHPARTNERIN/DEIN ANSPRECHPARTNER Marlen Jentsch | Personalleiterin | +49 (0) 6541 / 8141-223 | mj@bodensteiner-gruppe.de Spektralwerk Service GmbH ist ein Unternehmen der Bodensteiner Gruppe.

DIE AUFGABEN Die Verkehrsabsicherung Nord GmbH ist Teil der Firmengruppe Schwarze und seit 2020 ein zuverlässiger Partner für Baustellen- und Verkehrssicherung in der Region Hannover. Was vor fünf Jahren mit einem kleinen Team begann, ist heute ein erfolgreich wachsendes Unternehmen mit rund 50 engagierten Mitarbeitenden, die mit moderner Technik und viel Teamgeist dafür sorgen, dass Baustellen sicher und reibungslos ablaufen – innerorts, außerorts und auf Autobahnen. Unser Leistungsspektrum reicht von Baustelleneinrichtungen über Verkehrs- und Umleitungsbeschilderung, Markierungsarbeiten und Lichtsignalanlagen bis hin zur kompletten Verkehrssicherung. Ein erfahrenes Team aus Bauleitern und kaufmännischen Mitarbeitenden plant, koordiniert und betreut unsere Projekte mit hohem Qualitätsanspruch und großem Engagement. Damit unsere Projekte von der Planung bis zur Umsetzung reibungslos ablaufen, suchen wir dich als Assistenz der Bauleitung / Projektassistenz (m/w/d). Mit deinem Organisationstalent, deiner strukturierten Arbeitsweise und deinem Blick fürs Detail unterstützt du unsere Bauleiter im Tagesgeschäft und trägst maßgeblich zum Erfolg unserer Verkehrssicherungsprojekte bei. * Unterstützung der Bauleitung bei der Organisation und Abwicklung von Verkehrssicherungsprojekten * Vorbereitung und Beantragung verkehrsbehördlicher Anordnungen * Erstellung und Pflege von Projektunterlagen, Aufmaßen und Dokumentationen * Unterstützung bei der Kalkulation, Angebotserstellung und Abrechnung * Termin- und Einsatzkoordination in Abstimmung mit Bauleitern und Montagekolonnen * Kommunikation mit Behörden, Auftraggebern, Lieferanten und Nachunternehmern * Vorbereitung und Nachbereitung von Baubesprechungen * Erstellung und Pflege von Verkehrszeichen- und Projektunterlagen * Unterstützung bei der Material- und Geräteplanung * Überwachung von Terminen, Fristen und Genehmigungen * Zusammenstellung von Abrechnungs- und Nachtragsunterlagen * Pflege von Projektakten sowie digitaler Dokumentationen * Unterstützung bei der Erstellung von Aufmaßen und Massenermittlungen * Organisation von Besprechungen sowie Protokollführung * Koordination interner und externer Ansprechpartner * Unterstützung bei der Disposition von Personal und Fahrzeugen * Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten im Tagesgeschäft DIE VORAUSSETZUNGEN * Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung * Idealerweise erste Erfahrung im Bauwesen, in der Verkehrssicherung oder im technischen Innendienst * Sicherer Umgang mit MS Office; Kenntnisse in BPS Bau oder vergleichbarer Software sind von Vorteil * Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise * Organisationstalent sowie Kommunikationsstärke * Teamgeist, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein WIR BIETEN * Unbefristete Festanstellung in Vollzeit * Moderne Arbeitsausstattung * Attraktive Vergütung  * Kurze Entscheidungswege, offene, kollegiale Kultur und viel Mitgestaltungsraum * Eigene Mitarbeiter-App für Fotos, Infos & Austausch BENEFITS * Betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss * Gruppenunfallversicherung (auch privat) * Job-E-Bike (Jobbike) * Benefits-App mit exklusiven Mitarbeiter-Rabatten * Flexible Benefit-Wahl: * Sachbezugskarte * Zahnzusatzversicherung und Sachbezugskarte * Zahnzusatzversicherung und Krankenzusatzversicherung mit Gesundheitsbudget