Sekretariats- und Teamassistenz (m/w/d)

DEIN TÄTIGKEITSPROFIL Du unterstützt die Partner und das fachliche SWMP Team in allen organisatorischen und administrativen Belangen und sorgst gemeinsam mit Deinen Kollegen und Kolleginnen für einen reibungslosen Ablauf des Sekretariats.  Deine Aufgaben beinhalten unter anderem: * Telefonische und persönliche Erstkontaktaufnahme sowie Weiterleitung der Anrufe an zuständige Mitarbeiter  * Posteingang und -ausgang bearbeiten, einschließlich Sortierung und Weiterleitung der Korrespondenz * Pflege und Verwaltung von Mandantendaten im Kanzleiverwaltungssystem * Organisation und Verwaltung von Besprechungsräumen und Büromaterialien * Unterstützung bei der Vorbereitung von Unterlagen für Steuerberater und Mitarbeiter * Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, wie Kopieren, Scannen und Ablage von Dokumenten * Mandatsanlage und Pflege der zentralen Stammdaten, Bearbeitung und Aktualisierung von Datenbanken * Verantwortung des allgemeinen E-Mail Postfachs (Koordination und Verteilung eingehenden Mails) WAS WIR UNS VON DIR WÜNSCHEN * Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, gerne auch aus dem Bereich Hotelerie * Berufserfahrung im Bereich Empfang / Organisation / Kanzleiumfeld * Sicherer Umgang mit MS-Office (DATEV Kenntnisse sind ein Plus) * Gute kommunikative Fähigkeiten, sicheres Auftreten, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit * Hohe Eigeninitiative, Genauigkeit und Zuverlässigkeit UNSER ANGEBOT * Mitarbeit in einem erfolgreichen Team und ein wertschätzendes Betriebsklima * Kontinuierliche fachliche und persönliche Weiterentwicklung * Moderne IT-Technik und eine digitale Arbeitswelt * Ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz mit eigenem Parkplatz in zentraler Lage * Eine langfristige Perspektive mit leistungsgerechter Bezahlung * Eine strukturierte Einarbeitung und ein respektvolles und offenes Miteinander * Und daneben jede Menge Teamevents, Kollegialität und Einblicke in angrenzende Arbeitsgebiete Mache den nächsten Schritt und bewirb Dich bei uns! Wir freuen uns auf Deine Bewerbung, die wir selbstverständlich vertraulich behandeln. Deine  Ansprechpartnerin:  Carolin Uffinger, Personalreferentin, Diplom Kauffrau Tel. 0821/543378-88 | bewerbung@swmp.eu | www.swmp.eu

START Sie unterstützen unser Team am Standort Mainz als Organisationstalent und Allrounder:in in allen administrativen und organisatorischen Abläufen. Von der Dokumentenerstellung über Angebotsmanagement bis hin zur Koordination von Terminen und Fristen – bei uns gestalten Sie aktiv den reibungslosen Ablauf mit. IHRE AUFGABEN * Sie unterstützen das Team in allen organisatorischen Belangen durch ein effizientes Office-Management – von der Terminplanung bis zur Fristenüberwachung. * Sie führen die Korrespondenz der Niederlassung, erstellen, überarbeiten und formatieren eigenständig Dokumente in deutscher Sprache. * Sie erstellen Angebotsunterlagen und überwachen eigenständig die fristgerechte Abgabe in Vergabeverfahren. * Sie organisieren und koordinieren Besprechungen sowie interne und externe Termine und Veranstaltungen. * Sie unterstützen das Team im Tagesgeschäft und koordinieren Termine und Besprechungen. * Sie übernehmen organisatorische und administrative Aufgaben und sorgen für einen reibungslosen Büroablauf. IHR PROFIL * Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Rechtsanwaltsfach-angestellte/r.) oder vergleichbare Qualifikation * Mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise in der Leitung eines Sekretariats * Gute Kenntnisse in MS Office, idealerweise auch grundlegende Kenntnisse in Datev * Sehr sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise * Einsatzbereitschaft und Teamgeist * Sicheres und freundliches Auftreten im Umgang mit KollegInnen und Mandanten WARUM WIR? * Anspruchsvolles und abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld * Langfristiges und sicheres Arbeitsverhältnis in einem modernen und zukunftsorientierten Unternehmen * Eigenverantwortliches Arbeiten in einem kleinen Team * Individuelle Weiterentwicklung durch interne und externe Fortbildungen * Attraktive Benefits sowie gemeinsame Sport‑ und After‑Work‑Aktivitäten Klingt nach Ihrer nächsten Herausforderung? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung – am liebsten per E-Mail oder nutzen Sie unser Online-Bewerbungsformular: karriere@schuellermann.de