WAS WIR BIETEN

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Office Manager bzw. Assistenz der Geschäftsleitung

(m/w/d) mit abgeschlossener kaufmännischer Ausbildung bevorzugt mit Weiterbildung zum Fachwirt/Betriebswirt oder

Vergleichbares und mit mind. zwei Jahren Berufserfahrung in Teilzeit (ca. 20 Stunden). Wir bieten:

Ein vielseitiges Aufgabenfeld mit Einblick in zentrale Unternehmensprozesse und -entscheidungen mit Raum für Ihre berufliche

und persönliche Weiterentwicklung

Eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit mit einem jungen motivierten Team, in einer modernen Arbeitsumgebung und

mit einer langfristigen beruflichen Perspektive und leistungsgerechter Vergütung

Flexible Arbeitszeitmodelle
Zusatzleistungen wie kostengünstiges Mittagessen, kostenfreie Getränke und Parkplätze, Sportangebote wie Wellpass, JobRad,

Teamevents

WAS WIR ERWARTEN

Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Assistenz der Geschäftsführung sowie den Bereichsleitern bei der Umsetzung der

Unternehmensstrategie und Prozessgestaltung

Verantwortung und Umsetzung ESG-Reporting
Unterstützung bei Antragsstellungen im Rahmen von Arzteinstellungsverfahren u. ä.
Planung, Buchung und Organisation von Dienstreisen
Allgemeine Verwaltungstätigkeiten und organisatorische Unterstützung im Tagesgeschäft
Unterstützung der Geschäftsführung im Bereich Arbeitssicherheit
Gebäudemanagement und Koordination
Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative mit ausgeprägtem Organisationstalent
Gute konzeptionelle Fähigkeiten und lösungsorientierte Arbeitsweise
Offenheit für den Einsatz von KI-gestützten Tools und modernen digitalen Arbeitsmethoden
Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1), Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B1)

PROFIL

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Position
Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Teams)

ANSPRECHPARTNER

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Referenzen), die Sie uns bitte

an karriere@genetikum.de senden. Für Rückfragen steht Ihnen Dr. Laura von der Heyden und Dr. Manuel Lüdeke unter 0731-14610-0 zur

Verfügung.

Roll

Office Manager / Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Kategori

Administration

Plats

Ulm, Tyskland

Publicerad

18 juli

Sista ansökningsdag

17 augusti

Källa

Arbetsgivarens hemsida

Taggar för det här jobbet

Administration

Liknande jobb

Office Manager | Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

bmp Gruppe•Herrenberg

MIT DIESEN AUFGABEN KANNST DU BEI UNS ETWAS BEWEGEN: Als etablierte und zukunftsorientierte Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzlei mit Standorten in Albstadt, Herrenberg, Rottenburg und Waldshut-Tiengen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und motivierte Persönlichkeit als Office Manager | Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) in Vollzeit. Du bist der Dreh- und Angelpunkt unserer Kanzlei und gestaltest aktiv die Weiterentwicklung unserer Prozesse und Arbeitsweisen mit, um unsere Kanzlei zukunftsfähig aufzustellen. Deine Aufgaben: * Office Management als Enabler: Du stellst sicher, dass unsere Fachkräfte – von Steuerberater:innen bis Steuerfachwirt:innen – den Rücken frei haben. Durch die Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben, wie Fakturierung, Berichtserstellung und Datenpflege in digitalen Systemen (z. B. DATEV), ermöglichst du ihnen, sich voll auf ihre Mandant:innen und Fachtätigkeiten zu konzentrieren. * Kommunikationsmanagement: Du bist die freundliche und kompetente Stimme unserer Kanzlei am Telefon und in der schriftlichen Korrespondenz. Als zentrale Anlaufstelle empfängst du Mandanten, Partner und Dienstleister professionell und koordinierst deren Anliegen zuverlässig innerhalb der bmp Gruppe. * Zentrale Koordination und Prozessoptimierung: Du bist die erste Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden und Führungskräfte in allen administrativen und organisatorischen Belangen. Du trägst maßgeblich dazu bei, reibungslose Abläufe und effiziente Prozesse in der Kanzlei zu gewährleisten und Potenziale zur kontinuierlichen Verbesserung zu identifizieren. * Projektmanagement und Sonderaufgaben: Du übernimmst eigenverantwortlich Projekte zur Weiterentwicklung unserer internen Strukturen, zum Beispiel im Bereich Digitalisierung, Qualitätsmanagement oder der Einführung neuer Softwarelösungen. * Büroorganisation und -management: Du verantwortest das allgemeine Büromanagement, einschließlich der Materialbeschaffung, der Organisation von Kanzleiveranstaltungen und der Sicherstellung einer stets optimalen und funktionalen Büroinfrastruktur, um ein angenehmes und produktives Arbeitsumfeld zu gewährleisten. DAMIT ÜBERZEUGST DU UNS: * Qualifikation und Erfahrung: Du verfügst über ein erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Office management, Projektmanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Assistenzposition. Idealerweise bringst du bereits Erfahrung aus einer Dienstleistungsbranche oder Kanzlei mit. * Proaktive und mitgestaltende Denkweise: Du bist kein reiner „Abarbeiter“, sondern bringst dich aktiv ein, denkst über den Tellerrand hinaus und hast Freude daran, Prozesse zu hinterfragen und innovative Lösungen zu entwickeln. * Organisationstalent und Struktur: Deine Arbeitsweise zeichnet sich durch hohe Eigeninitiative, Struktur und Präzision aus. Du behältst auch in dynamischen Phasen den Überblick und setzt Prioritäten richtig. * Kommunikationsstärke und Souveränität: Du verfügst über exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift, trittst professionell und souverän auf und bist versiert im Umgang mit unterschiedlichen Gesprächspartner:innen. * Digitale Affinität und IT-Kompetenz: Du bist sicher im Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln und IT-Systemen (insbesondere MS-Office-Anwendungen) und bringst eine hohe Affinität für digitale Lösungen und Tools mit. Kenntnisse in kanzleiüblicher Software (z. B. DATEV) sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung. * Diskretion und Verantwortungsbewusstsein: Der vertrauensvolle Umgang mit sensiblen Daten und Informationen ist für dich selbstverständlich. * Teamfähigkeit: Du bist ein Teamplayer und trägst aktiv zu einem positiven Arbeitsklima bei. DAMIT ÜBERZEUGEN WIR DICH: * Fairness von Anfang an: Wir bieten ein leistungsgerechtes Gehalt, dessen Attraktivität wir jährlich aktiv am Markt überprüfen und anpassen. Deine Wertschätzung ist uns wichtig. * Arbeiten, das zu deinem Leben passt: Bei uns findest du eine moderne Unternehmenskultur, die auf deine individuellen Bedürfnisse eingeht. Ob flexible Arbeitszeiten oder Teilzeitmodelle – wir finden gemeinsam Lösungen, damit Beruf und Privatleben harmonieren. * Ein kollegiales Miteinander: Bei uns erwartet dich ein offenes, kollegiales Team, in dem wir nicht nur gemeinsam an einem Strang ziehen, sondern auch Spaß an der Arbeit haben – denn Lachen ist ausdrücklich erwünscht! Hier findest du echte Kollegialität und gegenseitige Unterstützung. * Wachse mit uns: Wir stimmen deine Einarbeitung präzise auf deine Bedürfnisse ab und investieren gezielt in deine Weiterentwicklung. Bei uns kannst du dein volles Potenzial entfalten und kontinuierlich dazulernen. * Der Arbeitsplatz von Morgen: Erlebe einen konsequent digitalen Arbeitsplatz, an dem wir kontinuierlich daran arbeiten, Papier überflüssig zu machen. Gestalte mit uns die Zukunft der Kanzlei! * Mehr als nur Arbeit: Neben einer sicheren Position bieten wir dir zahlreiche Extras, die den Arbeitsalltag bereichern: Von regelmäßigen Team-Events über eine kostenlose Fitnessstudio-Mitgliedschaft, mobiles Arbeiten sofern es die Aufgabe erlaubt bis hin zu frischem Obst und Getränken – wir denken an dein Wohlbefinden.

Sista ansökan: 23 aug.Publicerad: 24 juli

Office Manager Empfang & Standortservice (m/w/d)

GWP - Gesellschaft für Werkstoffprüfung•München

WISSEN SCHAFFT FORTSCHRITT Werde auch Du ein Teil unserer Wissens- & Können-Firma der Zukunft am Standort Zorneding bei München! DEINE AUFGABEN * Betreuung des Empfangsbereichs und erster Ansprechpartner für Besucher, Kunden und Lieferanten * Standortübergreifende Steuerung und Betreuung der Telefonzentrale * Organisation von Besucherempfängen und Bewirtungen * Bearbeitung des gesamten Post- und Wareneingangs sowie -ausgangs * Organisation der Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterialien * Unterstützung bei der Planung und Buchung von Geschäftsreisen * Betreuung und Verwaltung der Poolfahrzeuge & fahrzeugbezogener Unterlagen * Organisation und Koordination der täglichen Mittagsverpflegung für unsere Mitarbeitenden * Betreuung von Besprechungs-, Küchen- und Gemeinschaftsbereichen * Organisation von Reinigung, Wäscheservice und internen Serviceleistungen * Koordination von Wartungen, Reparaturen und externen Dienstleistern * Verwaltung der Standortkasse und Führung des Kassenbuchs * Vorbereitung und Betreuung von Besprechungen und Veranstaltungen * Unterstützung bei internen Projekten * Organisatorische Zuarbeit für die Assistenz der Geschäftsleitung DEIN PROFIL * Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation * Freude am Umgang mit Menschen und ausgeprägte Serviceorientierung * Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise * Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen * Freundliches, professionelles Auftreten und Kommunikationsstärke * Selbstständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise * Teamgeist und Hands-on-Mentalität UNSERE BENEFITS * Persönliche Betreuung: strukturierte Einarbeitung und Unterstützung im Arbeitsalltag * Vielseitige Tätigkeiten: eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit * Eine Schlüsselrolle in unserem Unternehmen mit vielen Berührungspunkten * Ein kollegiales Team und kurze Entscheidungswege * Ein modernes Arbeitsumfeld mit Raum für Eigeninitiative * Work-Life-Balance: neben 30 Tagen Jahresurlaub profitierst du von einer transparenten Zeiterfassung, die den Ausgleich von Mehrarbeit durch zusätzliche Freizeit ermöglicht. * Flexible Arbeitszeiten: eine 38-Stunden-Woche, geregelte Arbeitszeiten von 07:30 Uhr bis 16:00 Uhr ohne Schicht- und Wochenendarbeit * Einkaufsvorteile: Du erhältst monatlich die freie Auswahl aus vielen digitalen Gutscheinkarten oder Firmenfitness * Getränke-Flatrate: Durch unsere Kaffee-/ Getränke- und Obst-Flatrate im Büro, hast Du z.B. immer frischen Kaffee und Obst zur Hand und kannst dabei die kreative Arbeitsatmosphäre genießen * Weitere Zusatzleistungen: wir unterstützen deine finanzielle Absicherung mit einem überdurchschnittlichen Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und einer vollständig arbeitgeberfinanzierten Berufsunfähigkeitsversicherung * Erreichbarkeit: Du erreichst uns direkt mit der S4 und der S6 DEIN KONTAKT Ansprechpartner: Elaine Wolf E-Mail-Adresse: bewerbung@ia.certania.com

Sista ansökan: 16 aug.Publicerad: 17 juli

Verwaltung

Assistenz der Geschäftsleitung / Executive Assistant (m/w/d)

elexon•Nordrhein-Westfalen

DEINE MISSION für die Mobilitätswende und die Unterstützung der Geschäftsführung DEN RÜCKEN FREIHALTEN DURCH EIGENINITIATIVE In dieser Rolle bist Du weit mehr als eine klassische Assistenz – Du bist die operative Schaltzentrale, die CEO und dem Vice President den Rücken freihält. Dein Ziel ist die maximale Entlastung durch eigenverantwortliches Handeln und vorausschauende Organisation: * Aktive Termin-Regie: Du koordinierst und steuerst die Kalender vorausschauend. Du setzt Prioritäten selbstständig und sorgst dafür, dass wichtige Fokuszeiten gewahrt bleiben. * Ergebnisorientierte Meeting-Vorbereitung: Du organisierst Besprechungen so, dass alle Unterlagen bereitstehen und die Geschäftsführung direkt arbeitsfähig ist. * Souveräne Korrespondenz: Du bearbeitest den Post- und Mailverkehr eigenständig und entscheidest, was sofortige Aufmerksamkeit braucht und was Du direkt erledigst. * Reisemanagement aus einer Hand: Du planst und buchst Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Transfers) komplett eigenverantwortlich und behältst Effizienz und Zeitpläne im Blick. * Event-Support mit Weitblick: Du unterstützt bei der Planung von Veranstaltungen und Konferenzen und sorgst vor Ort für einen reibungslosen Ablauf. * Kommunikations-Drehscheibe: Als erste Ansprechperson für interne und externe Partner kommunizierst Du sicher und verbindlich im Namen der Geschäftsführung. * Recherche & Entscheidungsvorlagen: Du führst Analysen eigenständig durch und bereitest Ergebnisse als klare Grundlage für Entscheidungen auf. * Projekt-Organisation: Du hältst bei Projekten die Fäden in der Hand und sorgst dafür, dass Deadlines ohne Nachfassen eingehalten werden. * Sicherer Umgang mit Finanzen: Du bearbeitest Abrechnungen gewissenhaft und behältst Ausgaben sowie die Rechnungsstellung proaktiv im Auge. DEIN ENERGIEGELADENES PROFIL ORGANISATIONSTALENT MIT MACHER-GEN * Dein Fundament: Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium (z. B. BWL) erfolgreich abgeschlossen. * Deine Erfahrung: Du hast bereits in einem Umfeld gearbeitet, in dem Du direkt die Geschäftsführung unterstützt hast und weißt, wie man den Überblick behält. * Dein Mindset: Du wartest nicht auf Anweisungen. Du denkst mit, siehst was zu tun ist und erledigst Dinge eigenständig und lösungsorientiert. * Dein Gespür: Du hast ein hervorragendes Gefühl für Dringlichkeit. Du weißt sofort, was Priorität hat und was warten kann – auch wenn es mal trubelig wird. * Deine Kommunikation: Du trittst sicher auf und kommunizierst klar und freundlich auf Deutsch und Englisch (in Wort und Schrift). * Deine Arbeitsweise: Du bist top-organisiert, arbeitest strukturiert und hast ein ausgezeichnetes Zeitmanagement. * Deine Tools: Du bist sicher im Umgang mit MS Office und hast Spaß an der Arbeit mit digitalen Tools zur Zusammenarbeit. ENERGIE FÜR DEINEN ERFOLG Gestalte die E-Mobilität von morgen mit uns: Bei uns hast Du die Möglichkeit, die Zukunft der E-Mobilität aktiv mitzugestalten Herausfordernde Aufgaben & Entwicklungsperspektiven: Wir bieten Dir herausfordernde Aufgaben mit vielfältigen Perspektiven zur persönlichen und beruflichen Entwicklung. Unsere zugeschnittenen Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen Dich dabei, Deine Karriere voranzutreiben. Motiviertes Team & dynamische Arbeitsweise: Du arbeitest in einem motivierten Team mit flachen Hierarchien, eigenverantwortlicher Arbeitsweise und schnellen Entscheidungswegen. Kollegiales Teamwork und eine offene Arbeitsatmosphäre sind uns besonders wichtig. Flexibles Arbeiten & Workation: Wir bieten Dir ein flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und Workation. Unsere besonderen Leistungen für Dich: * Sport & Gesundheit: Bezuschusste Mitgliedschaft im Urban Sports Club für Deine Fitness. * Mobilität: Möglichkeit, ein Business Bike über Dein Gehalt zu leasen * Betriebliche Altersvorsorge für Deine Zukunftssicherheit Urlaub Du erhältst 30 Tage Urlaub Dog-Friendly Office: Unser Büro ist hundefreundlich und unsere Feel-Good-Manager sorgen für eine angenehme Arbeitsumgebung.

Sista ansökan: 16 aug.Publicerad: 17 juli

Administration