Registrator till kommunledningsförvaltningen

Är du en serviceinriktad och noggrann administratör som gillar att hitta lösningar och se utvecklingsmöjligheter i det dagliga arbetet? Som medarbetare hos oss är du en del av ett större sammanhang där du får möjlighet att bidra till en hållbar samhällsutveckling både i Norrbotten, nationellt och internationellt. Du kommer att tillhöra enheten för Ärendestöd och Service, en enhet med 16 medarbetare som ansvarar för Länsstyrelsens ärendehantering, arkiveringsfrågor, användarstöd, IT-samordning, reception, lokalförsörjning och vaktmästeri. Om jobbet Rollen innebär att bedöma, registrera och hantera allmänna handlingar. Som registrator hanterar du myndighetens handlingar enligt gällande lagstiftning, förordningar och interna rutiner när det gäller registrering och expediering av allmänna handlingar samt delgivningar. Du ska bistå med service och stöd till både verksamheten och allmänheten samt upprätthålla en effektiv och rättssäker diarieföring med god kvalitet. Tempot kan emellanåt vara högt och det är viktigt att inte tumma på kvaliteten och servicen i arbetet. Du kommer vara en del av en viktig central funktion för myndigheten och ska trivas i en social miljö med många dagliga kontakter, både interna och externa.  Arbetet är i ständig utveckling och utifrån vårt uppdrag kan arbetsuppgifterna komma att förändras över tid. Du behöver därför kunna hantera förändringar. Det ger dig samtidigt möjligheter att utvecklas och både bredda och fördjupa din kompetens hos oss. Om dig Vi söker dig som har: Högskoleutbildning inom exempelvis rättsvetenskap, ekonomi, eller YH-utbildning inom dokumenthantering, och- eller har erfarenhet som vi bedömer som likvärdig, God kommunikativ förmåga och kan uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska och engelska, God kunskap inom MS Office Erfarenhet av att jobba inom offentlig sektor och med utlämnande av handlingar  Som person har du förmågan att arbeta strukturerat och självgående och förstår vikten av att sätta upp och hålla tidsramar för olika typer av arbetsuppgifter. Du är noggrann med att följa de lagar och regler som styr ditt arbete. Det är även viktigt att du kan visa upp flexibilitet i ditt förhållningssätt till arbetet. Vidare har du en god samarbetsförmåga vilket innebär att du arbetar bra tillsammans med andra. Det är en fördel om du har: erfarenhet av ärendehanteringssystem, erfarenhet av att arbeta med liknande arbetsuppgifter. kunskap om aktuell lagstiftning såsom förvaltningslagen och offentlighet och sekretess,. kännedom och erfarenhet om hantering av säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter. erfarenhet av att diareföra krypterade handlingar Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper och vi ser det som en självklarhet att du bidrar positivt till vår arbetsmiljö och arbetsglädje samt agerar utifrån den statliga värdegrunden. Bra att veta  Anställningen är en visstidsanställning från 1 maj till 31 december. Kallas du till intervju kan du komma att få göra ett arbetsprov. Eftersom vissa arbeten hos oss ställer krav på säkerhetsprövning kan du innan en anställning komma att få göra en säkerhetsprövning. Den innehåller ett säkerhetsprövningssamtal och registerkontroll. För vissa arbeten krävs svenskt medborgarskap.   Om Länsstyrelsen och vårt erbjudande till dig

Heja Olofström!  Olofströms kommun ska verka och ge bra service åt kommuninvånarna. För att kunna ge den service som kommuninvånarna förväntar sig är medarbetarna vår främsta resurs. Engagerade och delaktiga medarbetare som vågar prova nya saker och som strävar efter en bra kvalité gör Olofströms kommun till en attraktiv kommun som man vill bo i, verka i och besöka. Med en öppen och tydlig kommunikation skapar vi tillsammans ett bra arbetsklimat som lyfter välmående på arbetsplatsen. Hos oss på Olofströms kommun är det din talang, ambition och kompetens som är avgörande. Välkommen till Olofström! Det här är en roll för dig som vill ha ett varierat och meningsfullt administrativt arbete nära både politik och förvaltning. Du får en viktig funktion i den demokratiska processen som nämndsekreterare, samtidigt som du bidrar till att utveckla kommunens informationshantering och stödja införandet av ett nytt ärendehanteringssystem. Tjänsten ligger i kommunledningsförvaltningens administrativa avdelning där totalt 12 personer arbetar varav en handfull bl.a. inom nämndsadministration och registratur. Här finns den lilla kommunens nära beslutsvägar, gott samarbete och ett bra arbetsklimat.  Arbetsbeskrivning Tjänsten består till ungefär hälften av uppdrag som nämndsekreterare. I den delen ingår att stödja den politiska beslutsprocessen genom att planera och administrera sammanträden, kvalitetssäkra ärendeunderlag, skriva protokoll, registratur och säkerställa att beslut hanteras korrekt vidare i organisationen.  Den andra delen av tjänsten innebär ett bredare stöd inom informationshantering. Informationshantering är de processer och arbetssätt som säkerställer att kommunens information skapas, registreras, används, delas, skyddas, bevaras och gallras på ett strukturerat och lagenligt sätt under hela dess livscykel, att rätt information finns tillgänglig för rätt person vid rätt tid. Det kan handla om att bidra till ordning och struktur i dokument- och ärendeflöden, ge stöd till verksamheter i administrativa arbetssätt och medverka i utvecklingsarbete kopplat till kommunens informationshantering. En viktig del kommer vara att stödja införandet av ett nytt ärendehanteringssystem, exempelvis genom förberedelser, dokumentation, användarstöd, rutingenomgångar, samordning och upphandling. I den delen kommer arbetet ske i nära samarbete med vår systemansvariga registrator. Viss del distansarbete kan bli möjligt efter överenskommelse.  Kvalifikationer Vi ser gärna att du har en relevant högskoleutbildning inom offentlig förvaltning, statsvetenskap, juridik eller annat som arbetsgivaren bedömer lämpligt. Erfarenhet av nämndsadministration, registratur, ärendehantering, arkivarbete eller liknande i politiskt styrd organisation är meriterande. Rollen kräver god förståelse för kommunal ärendehantering, offentlighet och sekretess samt den formella processen kring nämndarbete. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet Personliga egenskaper Vi söker en strukturerad och serviceinriktad medarbetare som vill arbeta i en bred administrativ roll med fokus på nämndsadministration, informationshantering och verksamhetsstöd. Eftersom rollen kommer att innehålla varierande arbetsuppgifter är det viktigt att du trivs med att växla mellan formella uppdrag och mer praktiskt stödjande arbetsuppgifter. Du behöver vara noggrann och ansvarstagande, men också flexibel, lösningsorienterad och beredd att hjälpa till där behov uppstår. Vi söker dig som har lätt för att samarbeta, skapar förtroende i kontakt med både förtroendevalda och tjänstepersoner och som bidrar till ett gott arbetsklimat. För att passa i rollen tror vi att du har god administrativ förmåga, kan uttrycka dig väl i tal och skrift, lätt tar till dig nya system och har intresse för digitala arbetssätt, informationsstruktur och utveckling av administrativa processer.  Dina förmåner: Som administrativ personal har du bland annat möjlighet till ett arbete med flextid, friskvårds-bidrag och medlemskap i vår personalklubb med flera aktiviteter under året. Vårt kollektivavtal erbjuder många semesterdagar men du har också möjlighet att löneväxla till fler dagar!  Välkommen med din ansökan! Vision och värdegrund Lev livet i Olofströms kommun! I hela vår natursköna kommun kan alla bo, verka och växa. Tillsammans ger vi kraft och möjlighet åt varje människa att utvecklas hela livet. Som medarbetare hos oss är du en viktig resurs. Oavsett var du jobbar är du en representant för hela Olofströms kommun. Det är viktigt att du delar vår värdegrund och arbetar efter värdeorden: mod, engagemang, delaktighet och kvalitet. Övriga upplysningar Olofströms kommun krigsplacerar all tillsvidareanställd personal. Olofströms kommun tillämpar drogtest innan beslut om nyanställning. I länken nedan finns samlad information kring de viktigaste förmånerna som finns i kollektivavtalet som vi har i Olofströms kommun. Informationen handlar om bland annat semester, lön och ersättningar, föräldraledighet, försäkringar, kompetensutveckling och pension. Säg hej till ditt kollektivavtal! Ansökan Vi tar inte emot ansökningar via e-post. Ansökan sker via länk på www.olofstrom.se/lediga-jobb. Bifoga CV och personligt brev.     Till bemannings- och rekryteringsföretag samt till dig som är försäljare Vi undanber oss vänligt men bestämt erbjudanden om annonserings- och rekryteringstjänster i samband med den här annonsen.