Samordnare med uppdrag både internt och externt

Ängelholm gör det omöjliga möjligt – det är vår vision som ligger till grund för vår framtida utvecklingsresa. Vi vågar tänka och testa annorlunda, göra det unika och oväntade. Vi vet att vi är bäst tillsammans och att det är genom gränsöverskridande samarbete vi når längst. Vi vet också att Ängelholm är en plats med unika möjligheter för fortsatt utveckling. Med utgångspunkt i vår agila organisationsstruktur siktar vi framåt och uppåt. Vill du vara med och bidra på vår resa? 1 plats(er). ARBETSUPPGIFTER Gillar du ett varierande arbete där du får ta eget ansvar, arbeta nära verksamheten och samtidigt använda din administrativa förmåga? Då kan detta vara tjänsten för dig!  Hos oss får du en nyckelroll i en verksamhet där du har stort eget ansvar och möjlighet att påverka det dagliga arbetet. Du blir en viktig del av ett engagerat team där samarbete, kvalitet och utveckling står i fokus. Nu söker vi en samordnande stödassistent till Personlig assistans inom Funktionsstöd - Individ, barn och utveckling.  I rollen som samordnande stödassistent är ditt huvudsakliga uppdrag att ge ett kvalificerat administrativt stöd till enhetschef och fungera som en viktig länk mellan ledning och medarbetare. Du har en central roll i verksamheten och bidrar till att skapa struktur, kontinuitet och goda förutsättningar för den dagliga driften.  Du ansvarar för schemaläggning och bemanningsplanering, vilket innebär att du planerar och bemannar både planerade och oplanerade vakanser.  Du medverkar även i verksamhetens utvecklingsarbete genom att samordna och följa upp både strategiska och operativa insatser.  Arbetet sker både självständigt och i nära samverkan med enhetschef, kollegor och övriga funktioner inom verksamheten. Vi ser gärna att du har god kännedom om lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) samt Socialstyrelsens föreskrifter och riktlinjer. En viktig del av uppdraget är att ge ett professionellt och serviceinriktat stöd till våra medarbetare. Tillsammans med övriga kollegor arbetar du för att skapa en välfungerande bemanning där kontinuitet och kvalitet är centrala delar. KVALIFIKATIONER Vi söker dig som är strukturerad, noggrann och har lätt för att planera, organisera och prioritera i ditt arbete. Du arbetar effektivt, håller deadlines och har förmåga att analysera information, se samband och fatta välgrundade beslut utifrån ett helhetsperspektiv. Vi tror att du: -          trivs med ordning och reda och har ett intresse för att utveckla arbetssätt och rutiner.  -          har en god kommunikativ förmåga och uttrycker dig väl i tal och skrift. -          har en hög social kompetens, god självinsikt och ett professionellt bemötande.  -          har lätt för att samarbeta och skapa goda relationer, både internt och externt. -          är lugn, trygg, lösningsfokuserad och ser utmaningar som möjligheter. -          har ett stort tålamod, ett professionellt bemötande och en hög servicekänsla.  Arbetsdagen kan snabbt förändras, vilket ställer krav på att du är flexibel och har lätt för att anpassa dig till nya förutsättningar. Inom bemanningsplaneringen uppstår ofta flera parallella situationer samtidigt. Därför behöver du kunna prioritera, fatta väl avvägda beslut och behålla lugnet även under tidspress.  Du samarbetar väl med andra, lyssnar och kommunicerar på ett tydligt och förtroendefullt sätt. Du är handlingskraftig, tar ansvar och initiativ samt löser problem på ett smidigt och lösningsorienterat sätt. Vidare har du ett intresse för att bidra till helheten genom att stötta dina kollegor och bidra till gemensamma lösningar som stödjer verksamhetens mål. Det är önskvärt att du har erfarenhet av schemaläggning, bemanningsplanering och samordning. Du har goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift. Erfarenhet av TimeCare Pool,TimeCare MA och PS Självservice är meriterande.  Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.  Intervjuer sker löpande.  Provanställning kan komma att tillämpas. Tjänsten tillsätts under förutsättning att erforderliga beslut fattas. Anställningsform: Tillsvidareanställning. Varaktighet: Tillsvidare. Har du erhållit företrädesrätt i Ängelholms kommun ska detta anges i din ansökan. Ängelholms kommun ska vara en organisation där medarbetarna trivs, utvecklas och vill stanna kvar. Vi strävar efter att erbjuda heltid för ökad jämställdhet och attraktiva arbeten. Vi tillämpar individuell lönesättning beroende på erfarenhet och kompetens. För aktuell lönestatistik besök engelholm.se där du kan läsa mer. För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och kunna kommunicera snabbt och enkelt med dig som sökande, ber vi dig ansöka via länk i annonsen. Har du skyddade personuppgifter? Kontakta rekryterande chef via telefon för dialog om din ansökan. I samband med intervju behöver du styrka ditt medborgarskap. Det kan du göra med pass alternativt personbevis tillsammans med ID-handling. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du uppvisa att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen. Vi har inför denna rekrytering tagit ställning till vilka rekryteringskanaler vi önskar använda. Därför undanber vi oss att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.

Helsingborgs Kulturskola är i ett spännande utvecklingsskede och nu söker vi en administratör som vill vara spindeln i nätet för pedagoger, elever och vårdnadshavare! Om arbetsplatsen Kulturen är en viktig drivkraft för att göra Helsingborg till den mest attraktiva staden. Här bedrivs en aktiv och synlig kulturpolitik utifrån kulturinstitutionerna, de fria kulturutövarna och det civila samhällets engagemang. Förvaltningens publika verksamheter innefattar Helsingborgs bibliotek, Helsingborgs museum, Helsingborgs kulturskola och Dunkers kulturhus. Tillsammans stöds de av gemensamma stabsfunktioner för kommunikation, administration, ekonomi och HR. Helsingborgs kulturskola har sin huvudsaklig verksamhet på Dunkers kulturhus, men vårt uppdrag innebär också att vi ska finnas tillgängliga på andra platser i staden. Vi möter varje vecka elever mellan 6-19 år som tar del av våra kurser, utbildningar och öppna verksamhet. Helsingborgs kulturskolas mission är att berika andra människors liv, vi ska vara en kulturskola i ständig utveckling och vara attraktiva, synliga och tillgängliga. Vi utgår från individens behov och har alltid invånarna i fokus. På Helsingborgs kulturskola har vi ett rikt och mångfasetterat utbud inom en mängd olika konstnärliga uttryck. Arbetsuppgifter I rollen som administratör på Helsingborgs Kulturskola kommer du att arbeta med vikariehantering, instrumentutlån och inköp som en naturlig del av det dagliga administrativa arbetet. Du stöttar pedagogerna i frågor kring vårt elevhanteringssystem Speedadmin, samordnar IT‑relaterade frågor inom verksamheten och ansvarar för samordning av våra prova‑på‑dagar i samverkan med grundskolan. Du ansvarar för all fakturering utöver elevavgifter, diarieföring samt hantering av samarbetsavtal och överenskommelser med andra verksamheter, exempelvis inom skolans värld. Vidare ansvarar du för pedagogernas instrumentersättning och stöttar vid behov i schema‑ och bemanningssystemet Medvind. I rollen fungerar du som ett administrativt stöd för både vårdnadshavare och pedagoger och bidrar till att vardagen fungerar smidigt. Du arbetar nära samordnare och verksamhetskoordinator och ingår i kulturskolans administrativa team. Arbetstiderna är förlagda till kontorstid, huvudsakligen under förmiddagar, och omfattar 4–5 dagar per vecka. Krav Slutförd eftergymnasial utbildning Dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete Erfarenhet av diarieföring inom offentlig sektor Mycket god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift God digital kompetens och vana att arbeta i olika administrativa system Meriterande Erfarenhet av administrativt arbete inom kulturskola eller liknande verksamhet Erfarenhet av att arbeta i elevadministrativt system, exempelvis Speedadmin Erfarenhet av samverkan med skolverksamhet eller andra externa aktörer Som person tar du ansvar för dina arbetsuppgifter från ax till limpa. Du är noggrann, effektiv och har förmåga att både arbeta detaljorienterat och samtidigt se verksamheten ur ett helhetsperspektiv. Du arbetar proaktivt och strukturerat, och känner arbetstillfredsställelse i att inte enbart administrera utan också följa upp, analysera och bidra med förslag till utveckling av arbetssätt och rutiner. Du har ett starkt service‑ och invånarperspektiv, trivs med att stödja både interna och externa kontakter och bidrar till ett professionellt och tillmötesgående bemötande. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. I rekryteringsprocessen använder vi oss av urvalsfrågor och lägger stor vikt vid dessa i urvalsarbetet. Att jobba i Helsingborgs stad Vill du vara med och skapa en bättre stad tillsammans med helsingborgarna? Då ska du jobba i Helsingborgs stad. Här kan du använda din kreativitet och drivkraft till att göra livet lättare och tryggare för våra invånare, besökare och näringsliv. Tillsammans med nyfikna och hjälpsamma kollegor gör du skillnad i människors liv, både idag och i framtiden. Ett bra jobb idag, en bättre stad imorgon. https://helsingborg.se/arbete/sa-ar-det-att-jobba-i-staden/ Övrig information Sista ansökningsdag: 260805 Anställningsform: Vikariat fram till 270630 Omfattning: 50% Tillträdesdatum: 261101 Antal tjänster: 1 För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Helsingborgs stad använder vi rekryteringsverktyget ReachMee. Därför ber vi dig att skicka in din ansökan via ReachMee genom att klicka på ansökningslänken i annonsen. I ansökan ska CV och övriga för tjänsten relevanta handlingar bifogas, exempelvis utbildningsbevis eller yrkeslegitimation. Du kommer även få besvara urvalsfrågor. Innan anställning kommer vi göra en kontroll av medborgarskap. Du kommer behöva uppvisa pass, nationellt ID-kort eller personbevis. Är du inte medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du även styrka ett giltigt arbetstillstånd eller att du är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd enligt Utlänningsförordningen 6 kap. §13a. Du som söker jobb och har skyddade personuppgifter ska kontakta rekryterande chef i annonsen som kommer guida dig vidare för en säker ansökningsprocess. Du ska inte ansöka digitalt via ansökningslänken. Fackliga företrädare https://intranat.helsingborg.se/hr/samverkan-och-delaktighet/fackliga-foretradare/