Executive Assistant (m/w/d)

WEN WIR SUCHEN: * Du unterstützt die Geschäftsleitung bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben, um einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts zu gewährleisten (u.a. Terminverwaltung). * Du planst und koordinierst Kundentermine, Firmenveranstaltungen, Messen und andere geschäftsbezogene Besuche. * Du managst Geschäftsreisen einschließlich Planung, Vorbereitung und Nachbereitung für das Managementteam. * Du führst professionelle interne und externe Korrespondenz in Englisch und Deutsch. * Du arbeitest an Initiativen zur Prozessverbesserung mit und unterstützt bei der Entwicklung neuer Prozesse * Du bist Hauptansprechperson für das Managementteam und externe Stakeholder. * Du übernimmst Verantwortung für spezifische Projekte und beweist effektive Projektkoordinations- und Managementfähigkeiten. * Du überwachst und steuerst Büroprozesse zur Optimierung der Effizienz und unterstützt bei der Organisation von Unternehmensveranstaltungen. * Du pflegst die Deal Pipeline und die Private Equity Liste. * Du bereitest Materialien für Management Meetings vor. * Du verwaltest und aktualisierst HubSpot Deals und Kontakte, pflegst Kontaktlisten und aktualisierst regelmäßig die Wiedervorlage, um ein angemessenes Follow-up zu gewährleisten. * Du planst und organisierst Roadshows und sorgst für einen reibungslosen Ablauf. * Du koordinierst das Einholen von Feedback zu Projekten und Initiativen des Teams. WAS DU MITBRINGST: * Du verfügst über einen sehr guten Hochschulabschluss oder eine vergleichbare Ausbildung mit anschließender Berufserfahrung. * Du hast Berufserfahrung im Bereich Office Management sowie Partner/Executive Assistance. * Du verfügst über ein sehr gutes Organisationstalent bei gleichzeitig strukturierter, selbstständiger und zuverlässiger Arbeitsweise. * Du besitzt sehr gute Microsoft Office Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). * Du überzeugst durch eine schnelle Auffassungsgabe, zeigst Eigeninitiative und verfügst über hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.   * Du hast ein freundliches Auftreten und bist eine kreative und motivierte Persönlichkeit. * Du bist ein serviceorientierter Teamplayer mit Leidenschaft für die Arbeit. * Du sprichst fließend Englisch und Deutsch. WAS DICH ERWARTET: * Dein Impact ist entscheidend: Du gestaltest in einem hochmotivierten & smarten Team in unmittelbarer Zusammenarbeit mit den Gründern & Partnern aktiv die digitale Zukunft und sorgst durch die erfolgreiche Verknüpfung von Strategie und Implementierung für echten Mehrwert. * Dein Einsatz zahlt sich aus! Du profitierst von attraktiven Gehaltspaketen, Beteiligungen am Vertriebserfolg und exklusiven Investmentmöglichkeiten. Zusätzlich fördern wir unsere Top-Talente durch das 'Digital Leaders of Tomorrow' Programm und bieten dir somit weitere spannende Vorteile. * Dein Learning – unser Anliegen: Du wirst ab Tag eins durch vielfältige Entwicklungsangebote auf deiner Journey unterstützt, übernimmst schnell Verantwortung und hast die Möglichkeit mit uns deine individuelle Karriere zu gestalten – mit uns wirst du zum Digital Leader! * Dein Arbeitsumfeld: Du tauchst ein in ein diverses und familienfreundliches Umfeld, mit ausgeprägtem Teamspirit und profitierst von einem flexiblen und hybriden Arbeitsmodell in einem unserer Büros in München, Berlin, Hamburg und London.   * Dein Blick in die Zukunft: Du arbeitest am Puls der Zeit und sammelst wertvolle Einblicke und praktische Erfahrungen mit Fokus auf digitale Geschäftsmodelle und datengetriebene Wertschöpfung in acht zukunftsweisenden Branchen.   * Deine Benefits on top: Freue dich auf regelmäßige Teamevents und gemeinsame Sportsessions, profitiere von einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge, einer exklusiven Wellpass-Mitgliedschaft sowie Mobilitäts- und Essenszuschüsse und vielseitigen weiteren Company Benefits.

DEIN JOB BEI UNS DEINE ROLLE Du bist die Person, wegen der im Kopf der Geschäftsführung nicht mehr die Frage aufploppt: „Was ist eigentlich mit …?“ Wenn du eine Aufgabe übernimmst, * erledigst du sie zuverlässig, gewissenhaft und ordentlich, * denkst eigenständig einen Schritt weiter, * und bleibst dran, bis das Thema wirklich abgeschlossen ist. Du arbeitest sehr eng mit der Geschäftsführung zusammen und bist eine Mischung aus Assistenz der GF · Office Management · Orga & Admin · Finance-Support.    DEINE AUFGABEN 1. UNTERSTÜTZUNG DER GESCHÄFTSFÜHRUNG * Enge Zusammenarbeit mit GF im Tagesgeschäft (Organisation, Priorisierung, Follow-Ups).   * Termine vorbereiten, Unterlagen zusammenstellen, Protokolle & To-Dos mitloggen.   * Offene Themen nachhalten – bei Team, Dienstleistern, Kund:innen oder externen Partnern * 2. FINANCE & BACKOFFICE Du arbeitest eng mit unserer Buchhaltung & Steuerberatung zusammen und hilfst uns, Finance & Operations sauber aufzusetzen und zu halten.   Typische Themen: * Unterstützung bei Rechnungsstellung & Buchhaltung (Lexoffice, Qonto, Abstimmung mit Steuerbüro).   * Eingehende Rechnungen prüfen, Zahlungen vorbereiten, Fristen im Blick behalten.   * Pflege von Übersichten, einfachen Reports & KPIs (z. B. offene Rechnungen, Liquidität, wiederkehrende Kosten).   * Vorbereitung von Finance-Meetings (Unterlagen ziehen, Listen aktualisieren, To-Dos nachhalten).   3. ORGA, OFFICE & ADMINISTRATION * Du bist mind. 4 Tage pro Woche im Office in Berlin und sorgst dafür, dass alles rund läuft. * Organisation von Unterlagen, Verträgen, Papierpost & Dokumenten – physisch und digital.   * Office Management: Bestellung von Material, Koordination von Dienstleistern, Überblick über Abos & Tools.   * Posteingang & -ausgang verantworten und strukturiert ablegen.   * Unterstützung bei Reiseplanung (Züge, Hotels, Mietwagen, Tickets, Abrechnungen).   4. KOMMUNIKATION & SCHRIFTVERKEHR * Du führst professionellen Schriftverkehr auf perfektem Deutsch – mit Behörden, Dienstleistern, Vermieter:innen, Banken, Kund:innen und Partner:innen.   * Du filterst eingehende E-Mails, priorisierst und bereitest Antworten für die Geschäftsführung vor bzw. beantwortest sie selbstständig.   * Du behältst Deadlines, Rückfragen und offene Punkte im Blick und erinnerst die richtigen Leute zur richtigen Zeit. 5. TOOLS, STRUKTUR & PROZESSE * Du arbeitest dich schnell in neue Tools ein und nutzt sie effizient (u. a. Google Workspace, Slack, awork, Lexoffice, 1Password, Commitly).   * Du hilfst mit, Strukturen in Drive, awork und anderen Systemen sauber zu halten (Ordner, Namenslogik, Ablage).   * Du erkennst Chaos früh und schlägst einfache, pragmatische Lösungen vor. WIR WOLLEN DICH KENNENLERNEN, WENN … WAS DU MITBRINGEN SOLLTEST * Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle – z. B. Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz, Buchhaltung, Operations oder Chief of Staff.   * Deutsch auf Muttersprachniveau in Wort und Schrift – inkl. sicherem, professionellem Schreiben von E-Mails, Briefen & Dokumenten.   * Sehr hohe Zuverlässigkeit: Wenn du sagst, du kümmerst dich, dann ist das Thema durch. * Du schiebst Dinge nicht vor dir her, sondern bringst sie proaktiv ins Ziel. * Starke Struktur & Organisation – du magst Listen, klare Ablagen & saubere Prozesse. * Lust, mind. 4 Tage pro Woche im Büro in Berlin zu sein und nicht nur remote zu arbeiten.   * Hohe digitale Affinität: Du kannst mit komplexeren Programmen umgehen und arbeitest dich schnell in neue Tools ein.   * Du kannst gut mit Menschen: klare Kommunikation, ehrliches Feedback, respektvoller Umgang – auch wenn es stressig wird.   WAS WIR ANBIETEN WAS WIR DIR BIETEN * Direkte Zusammenarbeit mit den Gründern – kurze Wege, schnelle Entscheidungen, echter Einblick in Strategie & Unternehmensaufbau.   * Ein kreatives, dynamisches Umfeld mit einem kleinen, starken Team statt anonymer Konzernstruktur.   * Flache Hierarchien & offene Feedbackkultur – Kritik an die GF ist ausdrücklich erwünscht, solange sie konstruktiv ist.   * Moderne Hardware & Arbeitsumgebung: aktuelle MacBook Airs, höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle, sehr schnelles Internet und ein komplett digitalisierter Stack (u. a. awork, Slack, Lexoffice, 1Password, Google Workspace).   * Benefits wie z. B. * betriebliche Altersvorsorge & Nettolohn-Optimierungen, * Jobrad / Betriebsfahrrad, * Urban Sports / Sport-Angebote & Zuschüsse, * Fahrtkosten- & Internetzuschuss bei entsprechender Nutzung.   * Möglichkeit, zeitweise remote aus dem Ausland zu arbeiten (im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben & unserer HR-Guidelines).   * Ein Unternehmen im Wachstum, in dem du Strukturen mit aufbauen kannst – statt „Das haben wir schon immer so gemacht“.   * Wenn du deinen Job gut machst, gibt es echtes Potenzial, dich weiterzuentwickeln – z. B. in Richtung Head of Operations/Finance, Founders Associate oder Chief of Staff.   WARUM WIR? WARUM PRO & ME? * Weil du hier nicht einfach nur „die Assistenz“ bist, sondern eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft der Geschäftsführung spielst.   * Weil du ein Umfeld bekommst, in dem deine eigenen Ideen & Vorschläge willkommen sind – und nicht im Ordner „nice to have“ verschwinden.   * Weil unser Team Wert auf ehrliche Zusammenarbeit, Humor und eine gute Atmosphäre legt – und das auch regelmäßig zurückspiegelt.