Executive Assistant (m/w/d)

DEIN JOB BEI UNS DEINE ROLLE Du bist die Person, wegen der im Kopf der Geschäftsführung nicht mehr die Frage aufploppt: „Was ist eigentlich mit …?“ Wenn du eine Aufgabe übernimmst, * erledigst du sie zuverlässig, gewissenhaft und ordentlich, * denkst eigenständig einen Schritt weiter, * und bleibst dran, bis das Thema wirklich abgeschlossen ist. Du arbeitest sehr eng mit der Geschäftsführung zusammen und bist eine Mischung aus Assistenz der GF · Office Management · Orga & Admin · Finance-Support.    DEINE AUFGABEN 1. UNTERSTÜTZUNG DER GESCHÄFTSFÜHRUNG * Enge Zusammenarbeit mit GF im Tagesgeschäft (Organisation, Priorisierung, Follow-Ups).   * Termine vorbereiten, Unterlagen zusammenstellen, Protokolle & To-Dos mitloggen.   * Offene Themen nachhalten – bei Team, Dienstleistern, Kund:innen oder externen Partnern * 2. FINANCE & BACKOFFICE Du arbeitest eng mit unserer Buchhaltung & Steuerberatung zusammen und hilfst uns, Finance & Operations sauber aufzusetzen und zu halten.   Typische Themen: * Unterstützung bei Rechnungsstellung & Buchhaltung (Lexoffice, Qonto, Abstimmung mit Steuerbüro).   * Eingehende Rechnungen prüfen, Zahlungen vorbereiten, Fristen im Blick behalten.   * Pflege von Übersichten, einfachen Reports & KPIs (z. B. offene Rechnungen, Liquidität, wiederkehrende Kosten).   * Vorbereitung von Finance-Meetings (Unterlagen ziehen, Listen aktualisieren, To-Dos nachhalten).   3. ORGA, OFFICE & ADMINISTRATION * Du bist mind. 4 Tage pro Woche im Office in Berlin und sorgst dafür, dass alles rund läuft. * Organisation von Unterlagen, Verträgen, Papierpost & Dokumenten – physisch und digital.   * Office Management: Bestellung von Material, Koordination von Dienstleistern, Überblick über Abos & Tools.   * Posteingang & -ausgang verantworten und strukturiert ablegen.   * Unterstützung bei Reiseplanung (Züge, Hotels, Mietwagen, Tickets, Abrechnungen).   4. KOMMUNIKATION & SCHRIFTVERKEHR * Du führst professionellen Schriftverkehr auf perfektem Deutsch – mit Behörden, Dienstleistern, Vermieter:innen, Banken, Kund:innen und Partner:innen.   * Du filterst eingehende E-Mails, priorisierst und bereitest Antworten für die Geschäftsführung vor bzw. beantwortest sie selbstständig.   * Du behältst Deadlines, Rückfragen und offene Punkte im Blick und erinnerst die richtigen Leute zur richtigen Zeit. 5. TOOLS, STRUKTUR & PROZESSE * Du arbeitest dich schnell in neue Tools ein und nutzt sie effizient (u. a. Google Workspace, Slack, awork, Lexoffice, 1Password, Commitly).   * Du hilfst mit, Strukturen in Drive, awork und anderen Systemen sauber zu halten (Ordner, Namenslogik, Ablage).   * Du erkennst Chaos früh und schlägst einfache, pragmatische Lösungen vor. WIR WOLLEN DICH KENNENLERNEN, WENN … WAS DU MITBRINGEN SOLLTEST * Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle – z. B. Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz, Buchhaltung, Operations oder Chief of Staff.   * Deutsch auf Muttersprachniveau in Wort und Schrift – inkl. sicherem, professionellem Schreiben von E-Mails, Briefen & Dokumenten.   * Sehr hohe Zuverlässigkeit: Wenn du sagst, du kümmerst dich, dann ist das Thema durch. * Du schiebst Dinge nicht vor dir her, sondern bringst sie proaktiv ins Ziel. * Starke Struktur & Organisation – du magst Listen, klare Ablagen & saubere Prozesse. * Lust, mind. 4 Tage pro Woche im Büro in Berlin zu sein und nicht nur remote zu arbeiten.   * Hohe digitale Affinität: Du kannst mit komplexeren Programmen umgehen und arbeitest dich schnell in neue Tools ein.   * Du kannst gut mit Menschen: klare Kommunikation, ehrliches Feedback, respektvoller Umgang – auch wenn es stressig wird.   WAS WIR ANBIETEN WAS WIR DIR BIETEN * Direkte Zusammenarbeit mit den Gründern – kurze Wege, schnelle Entscheidungen, echter Einblick in Strategie & Unternehmensaufbau.   * Ein kreatives, dynamisches Umfeld mit einem kleinen, starken Team statt anonymer Konzernstruktur.   * Flache Hierarchien & offene Feedbackkultur – Kritik an die GF ist ausdrücklich erwünscht, solange sie konstruktiv ist.   * Moderne Hardware & Arbeitsumgebung: aktuelle MacBook Airs, höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle, sehr schnelles Internet und ein komplett digitalisierter Stack (u. a. awork, Slack, Lexoffice, 1Password, Google Workspace).   * Benefits wie z. B. * betriebliche Altersvorsorge & Nettolohn-Optimierungen, * Jobrad / Betriebsfahrrad, * Urban Sports / Sport-Angebote & Zuschüsse, * Fahrtkosten- & Internetzuschuss bei entsprechender Nutzung.   * Möglichkeit, zeitweise remote aus dem Ausland zu arbeiten (im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben & unserer HR-Guidelines).   * Ein Unternehmen im Wachstum, in dem du Strukturen mit aufbauen kannst – statt „Das haben wir schon immer so gemacht“.   * Wenn du deinen Job gut machst, gibt es echtes Potenzial, dich weiterzuentwickeln – z. B. in Richtung Head of Operations/Finance, Founders Associate oder Chief of Staff.   WARUM WIR? WARUM PRO & ME? * Weil du hier nicht einfach nur „die Assistenz“ bist, sondern eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft der Geschäftsführung spielst.   * Weil du ein Umfeld bekommst, in dem deine eigenen Ideen & Vorschläge willkommen sind – und nicht im Ordner „nice to have“ verschwinden.   * Weil unser Team Wert auf ehrliche Zusammenarbeit, Humor und eine gute Atmosphäre legt – und das auch regelmäßig zurückspiegelt.

DEINE AUFGABEN * Du bist die zentrale Ansprechperson für den COO in allen organisatorischen und administrativen Belangen und unterstützt nachmittags sowie in Vertretung auch den CEO. * Du planst und organisierst Meetings, erstellst Protokolle und sorgst für die Nachverfolgung von Meetings. * Du übernimmst die Organisation und Steuerung von Geschäftsreisen inklusive Reisebuchungen, Einhalten der Travel Policy sowie Rahmenverträgen. * Du koordinierst interne und externe Veranstaltungen wie Tagungen oder Firmenfeiern. * Du unterstützt die Geschäftsleitung bei der Korrespondenz in Deutsch und Englisch mit Führungskräften, Mitarbeitenden, Kunden und Partnern. * Du erstellst Management-Präsentationen und bereitest Datenanalysen für Entscheidungsgrundlagen auf. * Du erledigst Sonderaufträge und wirkst aktiv in Projekten mit. * Du pflegst Kontakte zu Kunden und Kooperationspartnern und repräsentierst das Unternehmen professionell. * Du übernimmst Office-Management-Aufgaben wie die Organisation von Meetingräumen, Büromaterial und den Empfang von Gästen. * Du unterstützt das Team im Tagesgeschäft und bei allgemeinen administrativen Aufgaben, inklusive Dokumentenverwaltung und Abstimmung mit anderen Standorten. DEIN PROFIL * Du hast eine fundierte kaufmännische Ausbildung mit einem guten Abschluss oder eine vergleichbare Qualifikation. * Du bringst mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in der Managementassistenz mit. * Du bist in der Lage, Termine, Meetings und Reisen effizient zu planen und Prioritäten sicher zu setzen. * Du beherrschst MS Office sehr gut, insbesondere MS Outlook und PowerPoint kannst du sicher anwenden. * Du kommunizierst professionell – schriftlich und mündlich – auf Deutsch und Englisch, idealerweise auch in weiteren Sprachen. * Du gehst verantwortungsvoll mit sensiblen Informationen um und hältst dabei stets die Compliance-Richtlinien ein. WARUM WIR? Unsere attraktiven Benefits:   Modernes, zentral gelegenes Büro: Nur 5 Gehminuten von der Haltestelle Bahrenfeld entfernt - bequeme Anreise garantiert!   Offene Unternehmenskultur: Tauche ein in ein internationales Arbeitsumfeld, in dem Ideen und Vielfalt gefördert werden.   Kollegiale Arbeitsatmosphäre: Genieße eine Arbeitsatmosphäre, die von Zusammenarbeit und Hands-on-Mentalität geprägt ist.   Hybrides Arbeitsmodell: Flexibilität - Kombiniere Arbeit vor Ort und im Home Office.   30 Tage Urlaub: Mehr Zeit für Erholung und Freizeit. Zusätzliche freie Tage am 24.12., 31.12. sowie einen halben Tag an deinem Geburtstag.   Attraktives Vergütungspaket: Wir honorieren deine Leistung angemessen.   Pluxee-Gutscheine: Für unbeschwerte Verpflegung während der Arbeit.   HVV-Abo- oder Tiefgaragenstellplatz-Zuschuss: Unterstützung für Deine bequeme Anreise.   JobRad: Nutze die Möglichkeit, nach der Probezeit ein JobRad zu leasen.   Betriebliche Altersvorsorge: Mit großzügigem 25% Arbeitgeber-Zuschuss bis zu 75 €.