Vill du ha en central roll där du ansvarar för att skapa en välfungerande och trivsam arbetsplats samtidigt som du får stötta verksamheten i allt från administration och event till marknadsrelaterade initiativ? Trivs du i en miljö där du får ta stort eget ansvar och där ingen dag är den andra lik? Då kan detta vara rollen för dig.
Om tjänsten
Vi söker nu en engagerad och serviceinriktad Office Coordinator / Executive Assistant till ett exklusivt kontor centralt i Stockholm. Rollen är bred och varierad med stort fokus på kontorsdrift, koordinering och att säkerställa att både interna och externa besökare får en förstklassig upplevelse.
Du blir en viktig del av verksamheten och arbetar nära styrelseordföranden samtidigt som du är den naturliga kontaktytan för leverantörer, besökare och samarbetspartners.
Resor med övernattning kan förekomma vid cirka 5-10 tillfällen per år.
Arbetsuppgifter
I rollen kommer du bland annat att:
Ansvara för den dagliga driften av kontoret
Koordinera och boka möten, konferenser och event
Hantera beställningar av mat, dryck, kontorsmaterial och övriga inköp
Säkerställa att kontor, mötesrum och pentryn håller hög standard
Sköta leverantörskontakter och följa upp beställningar
Vara administrativt stöd till verksamheten och styrelseordföranden
Koordinera kundevent och aktiviteter
Planera och organisera utskick, gåvor och goodiebags
Vid intresse och erfarenhet bidra inom sociala medier och marknadsföring, exempelvis genom innehåll för Facebook, Instagram och TikTok
Vi söker dig som
Har erfarenhet inom office management, kontorsadministration, reception, kundservice eller liknande
Är van att arbeta i Microsoft Office-paketet
Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska
Har B-körkort och är bekväm med att köra både manuellt växlad och automatväxlad bil
Är självgående och trivs med att ta egna initiativ
Har god organisatorisk förmåga och arbetar strukturerat
Är flexibel och prestigelös i ditt arbetssätt
Personliga egenskaper
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. För att trivas i rollen ser vi att du är:
Serviceinriktad och relationsskapande
Social och kommunikativ
Ödmjuk och samarbetsvillig
Lösningsorienterad och handlingskraftig
Prestigelös och beredd att hjälpa till där det behövs
En person som ser helheten och får saker att hända
Du tycker om att skapa ordning, är proaktiv och motiveras av att ge stöd till verksamheten på många olika nivåer.
Övrig information
Omfattning: Heltid
Arbetstid: 10.00-18.00
Tjänsten är på konsultbasis med chans till övertag efter 6 månader
Placering: Centrala Stockholm
Start: Så snart som möjligt