Executive Secretary

Vi söker en Executive Assistant till ett konsultuppdrag i en internationell och snabbföränderlig miljö i centrala Stockholm. Rollen innebär nära samarbete med seniora beslutsfattare där du bidrar med struktur, koordinering och högkvalitativt administrativt stöd i det dagliga arbetet. Om rollen I den här rollen är du ett viktigt stöd till ledningsfunktioner hos vår kund som är ett stort globalt företag. Du säkerställer att vardagen fungerar smidigt genom att skapa struktur, förutse behov och ligga steget före i det dagliga arbetet. Rollen innebär en kombination av operativt stöd och mer framåtblickande koordinering, där du hjälper till att prioritera rätt och frigöra tid för kärnverksamheten. Du arbetar proaktivt och lösningsorienterat i en miljö där tempot är högt och där noggrannhet, integritet och kvalitet är avgörande. Du trivs i en roll med stort eget ansvar och där du bidrar till ordning, struktur och tydlighet i en komplex organisation. Dina arbetsuppgifter inkluderar: Stötta ledare med planering, prioritering och struktur i det dagliga arbetet Förbereda, skapa och kvalitetssäkra presentationer, beslutsunderlag och annan skriftlig kommunikation Koordinera möten, agendor, mötesunderlag samt följa upp beslut och actions Säkerställa att information och material är korrekt, tydligt och tillgängligt i rätt tid Koordinera resor, bokningar och praktiska arrangemang kopplade till verksamheten Hantera administrativa uppgifter såsom utlägg, kvitton, reseräkningar och kalenderhantering Bidra med proaktiva förbättringsförslag och skapa effektiva arbetssätt i det dagliga flödet  Vem vi tror att du är Vi söker dig som har erfarenhet av att arbeta nära seniora chefer, gärna i en internationell och komplex organisation. Det är meriterande om du har erfarenhet av att stötta legal-funktioner, compliance eller andra juridiskt inriktade team. Du är van att hantera både operativa och mer analytiska uppgifter och har en naturlig förmåga att skapa struktur i en föränderlig vardag. Du arbetar självständigt, tar initiativ och har hög integritet. Du har ett prestigelöst arbetssätt och ett starkt fokus på kvalitet och leverans. Du är trygg i att hantera konfidentiell information och bygger snabbt förtroende i din omgivning. Du är dessutom: Mycket flexibel och lösningsorienterad i en föränderlig miljö En stark kommunikatör med god samarbetsförmåga Diskret, pålitlig och van att hantera känslig information Strukturerad med hög känsla för detaljer och kvalitet Van vid Office 365 och moderna digitala verktyg Flytande i svenska och engelska i tal och skrift Nyfiken på att veta mer? Detta är ett konsultuppdrag på heltid på 12 månader med start hösten 2026. Du blir anställd av oss på OnePartnerGroup och du kommer att tillbringa dina arbetsdagar hos vår kund. Din arbetsplats kommer att vara på kontoret som ligger centralt i Stockholm. I konsultvärlden går det ofta snabbt så vänta inte med att skicka in din ansökan då vi går igenom ansökningarna löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vi tar inte emot ansökningarna via mejl med hänsyn till GDPR. Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta Josefine Blomkvist på josefine.blomkvist@onepartnergroup.se (mailto:josefine.blomkvist@onepartnergroup.se) eller Ida Winther på ida.winther@onepartnergroup.se (mailto:ida.winther@onepartnergroup.se).   När du blir en av oss Som konsult hos oss har du din konsultchef som stöttar dig i att lyckas och trivas. Självklart innefattas din anställning av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension, fackliga relationer och friskvårdsbidrag, för inget är viktigare än att du känner dig trygg med din anställning hos oss. Låt oss bli din nya kollega!   Vi på OnePartnerGroup jobbar med rekrytering, bemanning och utbildning och är din bästa kollega i karriären när du söker jobb. Med lokal förankring på ett 50-tal orter, från Malmö i söder till Kalix i norr, finns vi alltid nära dig. Vi ser fram emot att höra från dig!

Vill du få stort ansvar tidigt i karriären och växa tillsammans med ett snabbväxande techbolag? Om tjänsten På Coursio söker vi en strukturerad och självgående person som vill utvecklas i en nyckelroll nära både VD och ledning. Du kan vara nyutexaminerad eller ha några års arbetslivserfarenhet – det viktigaste för oss är inte hur långt ditt CV är, utan hur du tar dig an problem, samarbetar med andra och driver saker framåt. Om Coursio Coursio erbjuder en affärsplattform för utbildning och arbetar med kunder i flera länder. Vi är ett internationellt team med kollegor i bland annat Sverige, Portugal, USA och Ukraina. En del av teamet arbetar från Stockholm och en del på distans. Vi trivs i en miljö där tempot är högt, beslutsvägarna korta och där eget ansvar är en naturlig del av vardagen. Om rollen Det här är en bred och hands-on roll för dig som gillar att hålla ihop många olika delar samtidigt, skapa struktur och lösa problem innan de växer. Du blir VD:s högra hand och stöttar samtidigt verksamheten och ledningsteamet i det dagliga arbetet. Ena stunden koordinerar du möten och prioriteringar för VD, nästa stund hanterar du administrativa processer, kundärenden eller interna projekt. Rollen passar dig som trivs med variation, tar egna initiativ och tycker om att få saker att fungera bakom kulisserna. Arbetsuppgifter Nära VD och ledning Proaktivt hantera och prioritera VD kalender samt lösa schemakonflikter Vara kontaktperson mellan ledningen och interna eller externa intressenter Förbereda mötesmaterial och presentationer Koordinera och boka resor, möten och event Hantera fakturering, utlägg och enklare ekonomiadministration I den dagliga verksamheten Hantera administrativa ärenden och operativa arbetsflöden Granska och hantera inkommande fakturor Stötta i kundkommunikation, teknisk support och leveranser till kunder Bidra till att skapa struktur i interna processer Använda digitala verktyg och AI för att effektivisera administration och informationsflöden Ansvara för löpande kontorsadministration Vi söker dig som Är tekniskt nyfiken och ser AI som ett naturligt verktyg i ditt arbete Har studerat eller har skaffat dig relevant arbetslivserfarenhet inom administration, koordinering, service eller liknande områden Trivs med att ta ansvar och har en stark vilja att lära dig och utvecklas Är lugn och strukturerad även när tempot ökar Tar egna initiativ och gärna ligger steget före istället för att vänta på instruktioner Är social, kommunikativ och tycker om att samarbeta med andra Har goda kunskaper i Gmail, Google Kalender och Microsoft Office Ser problem innan de växer och kommer gärna med lösningsförslag Du uttrycker dig obehindrat på både svenska och engelska i tal och skrift. Du kommer att använda båda språken dagligen med kollegor och kunder Vi tror att du kommer att trivas extra bra i rollen om du vill: Få stort ansvar tidigt och arbeta nära ledningen i ett växande bolag Ha varierande arbetsdagar snarare än repetitiva arbetsuppgifter Utvecklas snabbt i en entreprenöriell och internationell miljö Vara med och påverka hur saker görs, istället för att bara följa etablerade processer Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess. Praktisk information Omfattning: Heltid Start: Så snart som möjligt Placering: Stockholm Lön: 27 000–29 000 kr/månad beroende på erfarenhet