Dokumentcontroller/registrator

Är du en noggrann och strukturerad person med ett öga för detaljer? Som registrator på KTH får du en viktig roll i att säkerställa en rättssäker och effektiv hantering av universitetets allmänna handlingar. Du blir en del av den centrala registraturen och bidrar till utvecklingen av framtidens digitala arbetssätt. Välkommen med din ansökan! Om avdelningen/gruppen Funktionen för arkiv och registratur på KTH hör till IT-avdelningen och består av registratorer, arkivarier, e-arkivarier, koordinator för utlämnandefunktionen systemadministratör för W3D3 samt enhetschef. Vår grupp är ett glatt gäng med bred kompetens som stöttar varandra i våra enskilda och gemensamma uppdrag och vi bjuder på många skratt. Arbetsuppgifter Du kommer huvudsakligen att arbeta med registratorsuppgifter/dokumentcontroller på KTH:s centrala registratur. I arbetsuppgifterna ingår att ta emot, bedöma och registrera inkommande och upprättade digitala och fysiska handlingar (diarieföring) i W3D3 samt postöppning och arkivläggning av handlingar diarieförda i W3D3. Du kommer löpande hantera utlämnande av allmänna handlingar och säkerställa att informationskrav enligt offentlighetsprincipen uppfylls, samt koordinera förfrågningar. I arbetsuppgifterna ingår att ge råd och stöd inom området till universitetets anställda. Du kommer också vara delaktig i utveckling av registratorsfunktionen och rollen som registrator på KTH i och med att vi mer och mer går mot digitala lösningar Kvalifikationer Krav Du ska ha minst 60 hp i arkivvetenskap, yrkesutbildning som registrator/dokumentcontroller eller motsvarande. Du har datorvana och goda kunskaper i Officepaketets olika program. Du har goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift då det krävs i det dagliga arbetet. Personliga egenskaper  Vi söker dig som är självgående, strukturerad och tar ansvar för att driva ditt arbete framåt med hög kvalitet. Du har god samarbetsförmåga och bygger förtroendefulla relationer med kollegor och andra intressenter. Rollen kräver även att du är flexibel, kan hantera varierande arbetsuppgifter och tar initiativ till förbättringar när behov uppstår. Meriterande Här fyller du i kunskaper och färdigheter som är meriterande för anställningen, vid ev språkkrav krävs motivering. Kontakta HR vid frågor. Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper. Bli en del av KTH   KTH formar framtiden genom utbildning, forskning och innovation. Som ett ledande internationellt tekniskt universitet spelar vi en aktiv roll i att driva och medverka i omställningen till ett hållbart samhälle. Här erbjuds du möjligheten att växa och utvecklas på en kreativ och dynamisk arbetsplats med goda arbetsvillkor och förmåner. Jämställdhet, mångfald och lika villkor är en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund som universitet och statlig myndighet. Läs mer om våra förmåner och hur det är att arbeta och utvecklas på KTH. Fackliga representanter Kontaktuppgifter till fackliga representanter. Ansökan Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har ansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in och att de kvalifikationer vi efterfrågar i annonsen framgår i ditt CV. I denna rekrytering söker du endast med ditt CV. I stället för ett personligt brev kommer du i rekryteringssystemet att få besvara en eller flera frågor. Det är viktigt att du besvarar frågorna noggrant och sanningsenligt, för att vi ska få en tydlig bild av din kompetens och erfarenhet. Vi baserar vårt urval på kvalifikationerna som framgår av annonsen.  Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time). Om anställningen  Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal. Anställningen inleds med sex månaders provanställning. Övrigt För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering. Det kan förekomma att en anställning hos KTH är placerad i säkerhetsklass. Om så är fallet för just denna anställning görs en säkerhetsprövning av sökande i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585) efter samtycke. I dessa fall är en förutsättning för anställning att sökande blir godkänd efter säkerhetsprövning. Tester kan komma att tillämpas i denna rekryteringsprocess. Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.

Karlstads Bostads AB, KBAB, ägs av Karlstads kommun. Vi äger och förvaltar cirka 7 800 lägenheter och lokaler i Karlstad. Vi är cirka 120 medarbetare som arbetar efter visionen ”Vi skapar hem med livskvalitet för Karlstadsborna”. Förutom professionalism, delaktighet och engagemang värdesätter vi jämställdhet och mångfald och de kvaliteter det tillför arbetslivet. Läs gärna mer om oss på kbab.se. Beskrivning Trivs du i en verksamhetsnära roll där du får samarbeta med många olika funktioner och bidra till att samordna informationshantering? Då kan det här vara rätt jobb för dig! På KBAB stärker vi nu organisationen med ytterligare en dokumentcontroller/registrator för att kunna stötta fler bolag inom koncernen. Tjänsten som dokumentcontroller/registrator ingår i avdelningen Verksamhetsstöd, som ansvarar för samordning av bolagets informations- och ärendehantering samt frågor inom arkiv, dataskydd och informationssäkerhet. Vår arbetsplats finns centralt i Tullholmsviken, där vi erbjuder en modern och trivsam arbetsmiljö i fina lokaler. Du kommer också regelbundet att utföra arbete på plats hos andra bolag inom koncernen. Arbetsuppgifter I rollen som dokumentcontroller/registrator får du möjlighet att arbeta i en bred roll med ett helhetsansvar för informationshantering.  Du kommer att vara ett administrativt stöd för våra medarbetare och i den rollen fungera som spindeln i nätet för frågor som rör registrering, utlämnande av allmänna handlingar och arkivfrågor. Du kommer också ha ett nära samarbete med vår nuvarande dokumentcontroller/registrator samt flera andra funktioner, exempelvis gällande styrelsearbete och informationssäkerhet. Du bidrar till ordning och reda, enhetlighet, effektivitet och rättssäkerhet gällande informationshanteringen.  Exempel på arbetsuppgifter är: Hantera och registrera handlingar i ärendehanteringssystem (LEX). Vara lokalt stöd för ärendehanteringssystemet. Hantera begäran om utlämnande av allmänna handlingar och stödja verksamheterna i sekretessprövning. Ge råd och stöd till medarbetare kring hantering och registrering av handlingar. Stödja verksamheterna i att hålla handlingar ordnade i olika system. Hålla interna utbildningar inom exempelvis offentlighet och sekretess samt informationshantering. Samordna arbete med informationshanteringsplan och olika styrande dokument. Hantera arkivering av handlingar, gallring av handlingar och samordna leveranser till kommunarkivet.  Arbete med informationssäkerhet och hantering av personuppgifter. Hantera övergång till E-arkiv. Administrativa uppgifter kopplade till bolagens styrelser. Omvärldsbevaka inom området samt delta i koncernens nätverk för registratorer och arkivfrågor. Driva utvecklingsarbete som rör informationshantering. Kvalifikationer Vi söker dig som harnågra års erfarenhet av arbete som dokumentcontroller/registrator eller motsvarande erfarenhet inom offentlig verksamhet. Det vill säga praktisk erfarenhet av arbete där offentlighetsprincipen och regler kring allmänna handlingar tillämpats. Du är van att arbeta självständigt med informations- och dokumenthantering samt har goda kunskaper om arkivhantering i offentlig förvaltning och de lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet.  Du kan självständigt planera, genomföra och dokumentera arbetet med bolagets informationshantering.  Du har en akademisk utbildning inom statsvetenskap, informationshantering, arkivkunskap eller annan relevant utbildning eller erfarenhet som vi bedömer likvärdig. Arbetet kräver att du har mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift samt även att du har mycket goda IT-kunskaper och stor vana av digitala arbetssätt. Arbetet kräver B-körkort. För att vara framgångsrik i rollen ser vi att du är serviceorienterad, lösningsfokuserad och tar eget ansvar för dina uppgifter. Du har förmågan att självständigt driva, strukturera och prioritera ditt arbete. Som person är du engagerad och handlingskraftig och vi förutsätter att du arbetar proaktivt. Du trivs med varierade arbetsuppgifter och har lätt för att skapa kontakt och kommunicera med andra människor. Vi tror att du är en person som tycker om att hjälpa andra och gör ditt yttersta för att ge bästa servicen. Vi kommer att fästa stor vikt vid dina personliga egenskaper. Vi erbjuder Läs mer om våra förmåner och hur det är att jobba i Karlstads kommun på karlstad.se/jobbahososs Varmt välkommen med din ansökan! När du söker jobb hos oss kommer du att få ange ditt CV samt svara på ett antal frågor där vi ber dig beskriva din kompetens inom efterfrågat område. Det innebär att du inte ska bifoga ett personligt brev som en del av din ansökan.  Vill du vara med och skapa framtidens Karlstad? Hos oss i koncernen Karlstads kommun kan du göra skillnad på riktigt. Här är varje medarbetare en viktig del i helheten och tillsammans hjälps vi åt att förverkliga vår vision om "Ett bättre liv i Solstaden". Kom och väx med oss! Övrig information För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och förenkla kommunikationen med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan via våra rekryteringssystemoch inte via e-post eller pappersformat. Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons. Har du skyddade personuppgifter ska du inte registrera dina ansökningshandlingar i vårt rekryteringssystem och inte heller skicka in dem via e-post. Vänd dig istället till kommunens växel 054-540 00 00 för vidare hantering.