FOI söker:
Administratör med inriktning chefsstöd
Är du en erfaren administratör och har arbetat på en statlig myndighet? Har du ett genuint intresse av att ge administrativt stöd till chefer och kollegor och att arbeta med kontorsservice i allmänhet? Då kan FOI vara din nya arbetsplats! Vi söker personer som ska arbeta med chefsstöd. FOI är inne i en expansiv tillväxtperiod och vi behöver bli många fler. Vi erbjuder ett arbetsliv i balans, en utvecklande arbetsmiljö och ett samhällsviktigt arbete!
Om tjänsten
I rollen som administratör kommer du att ha en central roll som spindeln i nätet på avdelningen Forskningsstöd. Du bistår chefer och medarbetare med allt från daglig kontorsservice till praktisk och administrativ planering inför möten, mottagande av nyanställda, konferenser och besök, t ex anställningsintervjuer. Arbetsuppgifterna är mycket varierande från rutinmässiga till mer avancerade och du kommer att göra allt ifrån mötesbokningar, hantering av dokument till att ta fram presentationsmaterial. Din vardag består även av löpande arbete i våra olika stödsystem. För att du ska trivas med arbetet tycker du om att arbeta med administration och har en genuin vilja att stödja andra med service. Du trivs att tillsammans med kollegor och chefer samordna, skapa och driva effektiva rutiner och processer inom det administrativa området. Arbetet innebär också att du självständigt kan se vad som behöver göras, ligger steget före och att du snabbt anpassar dig till nya arbetssätt, verktyg, rutiner och regler. I huvudsak sker arbetet från FOI:s kontor. Resor i tjänsten, främst till våra verksamhetsorter, kan förekomma.
Om enheten
Du kommer att ingå i sektionen kansli för avdelningen Forskningsstöd där du rapporterar till chefen för kansliet. Kansliet består av ca 6 medarbetare med olika kompetenser.
Avdelningen Forskningsstöd ansvarar för FOI:s administrativa verksamhet samt myndighetsövergripande frågor. Avdelningen ger riktlinjer för verksamheten samt råd och stöd till myndighetsledning och forskningsavdelningarna. Inom avdelning återfinns myndighetens verksamhetsområden juridik, ekonomi, kommunikation, IT, HR, informationsförvaltning, inköp och fastighet. Även funktionerna bibliotek, rapportadministration, tryckeri samt miljöfrågor finns inom våra verksamhetsområden. Avdelningen har verksamhet och medarbetare på FOI:s samtliga verksamhetsorter. Läs gärna mer om vad vi gör: https://www.foi.se/om-foi/organisation/forskningsstod.html
Har du den kompetensprofil vi behöver?
Krav
Vi söker dig som har minst fem års erfarenhet som administratör, varav minst två år som administratör inom statlig myndighet eller större bolag som har gett dig stor förståelse för de krav som ställs på större organisationer vad gäller styrning, ledning och administration.
Du har en slutförd gymnasieutbildning inom exempelvis samhällsvetenskap, ekonomi, administration eller annan inriktning som arbetsgivaren bedömer vara av relevans för tjänsten.
Du har mycket goda färdigheter i Officepaket.
Du har god vana av att arbeta i digitala administrativa system och har lätt för att sätta dig in i nya system och verktyg.
Du har utvecklad språklig förmåga och använder dig obehindrat av svenska och engelska i både tal och skrift.
Som person är du självgående, serviceinriktad och strukturerad. Du behåller ditt lugn i situationer med högt tempo och har förmåga att hantera flera saker samtidigt. Du har god samarbetsförmåga och lätt för att skapa goda relationer. Du är tydlig och pedagogisk i ditt sätt att kommunicera. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper!
Meriterande
Det är meriterande om du har eftergymnasial utbildning inom exempelvis offentlig förvaltning, statsvetenskap, administration eller andra inriktningar inom vad arbetsgivaren bedömer vara ett för tjänsten relevant område.
Vi ser gärna att du har erfarenhet av att hantera sekretess. Då arbetet i mindre omfattning kommer att innebära arbete med publicering och revidering av information på vårt intranät är det också meriterande om du har kunskap i och erfarenhet av att arbeta i SiteVision eller motsvarande verktyg.
Vad erbjuder vi dig?
Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) är en statlig myndighet som bedriver världsledande forskning inom försvar och säkerhet till stöd för Sveriges militära och civila försvar. Vi erbjuder en unik arbetsplats där du får möjlighet att arbeta med det som är viktigt för totalförsvaret och hela samhället. Forskningen tillämpas både inom försvarsmyndigheter och hos civila aktörer och spelar en avgörande roll i att bygga en relevant och effektiv försvarsförmåga.
Vi arbetar medvetet för en god arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss: https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html
Tjänsten är en tillsvidareanställning som kan komma att inledas med sex månaders provanställning.
Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?
Välkommen med din ansökan i form av CV. Du behöver även besvara de urvalsfrågor som ingår i ansökan, då dessa utgör en del av urvalsprocessen. Ansök via ansökningsknappen senast den 24/9!
För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta kontakta kanslichef Jakob Piehl. Fackliga företrädare är David Sundell (Saco-S) och Jonas Svefors (OFR/S – ST) Samtliga nås på 08-555 030 00.
Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning efterfrågas vidimerade kopior på de utbildningar och tjänstgöringsintyg som är relevanta för tjänsten.
FOI är en myndighet varmed inlämnade ansökningshandlingar blir allmän handling som på begäran kan lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.
Erbjudanden från rekryteringsföretag undanbedes.