Ref: 20261973
Vill du bli en nyckelperson i ett engagerat administrativt team? Nu söker vi en administratör som vill ta en central roll i att stötta våra verksamheter inom Lokalservice boende, som är en del av Arbetsmarknads- och socialförvaltningen.
Arbetsuppgifter
I den här rollen kommer du att arbeta nära sektionschefen och samarbeta med både våra nio vaktmästare och våra tre administratörer. Din huvudsakliga arbetsplats blir på Järnyxegatan 11, där du blir en viktig del av ett team som värderar kvalitet, service och samarbete högt. Du kommer att jobba med sedvanliga arbetsuppgifter för rollen men även med inriktning på insatser som kan få ner ledtider för återställande av boenden.
Som administratör ansvarar du för att hantera diarium, arkivering, rapportskrivande, journalföring och inmatning av data i olika system. Rollen kan även innefatta att boka, förbereda och samordna möten, förbereda ärenden, sammanställa material, fakturahantering, inköp, ärendehantering och kontakt med externa aktörer, direktupphandlingar samt administration i verksamhetssystem och personalsystem. Tillsammans bidrar vi till att verksamheten fungerar smidigt, att klienterna får god boendemiljö, och att arbetsmiljön för medarbetarna är både trygg och effektiv.
Kvalifikationer
För att vara aktuell för tjänsten krävs det att du har:
Avslutad gymnasieutbildning
Flerårig erfarenhet av administrativt arbete
Goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift
God datorvana, med särskilt goda kunskaper i Officepaketet.
Det är meriterande för tjänsten att du har:
Eftergymnasial utbildning
Erfarenhet av fakturahantering
Erfarenhet av inköp i systemet Ekot
Erfarenhet av att arbeta i systemen Medvind och H-rutan
Efarenhet av serviceinriktat arbete
Erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig sektor
God erfarenhet av Excel
Erfarenhet av socialt arbete
Rollen innebär att du behöver du vara flexibel och trivas i en dynamisk miljö. Du är noggrann och strukturerad i ditt arbete samt har hög ansvarskänsla. Du har god samarbetsförmåga och är mycket serviceinriktad och prestigelös när det kommer till att ta sig an olika typer av arbetsuppgifter. Arbetsbördan varierar över tid, utifrån det behöver du vara stresstålig och ha en god förmåga att hantera tillfälliga arbetstoppar.
I denna rekrytering kommer stor vikt läggas vid de personliga egenskaperna som är viktiga för tjänsten.
Vi erbjuder:
Ett meningsfullt arbete där du gör skillnad varje dag.
Möjlighet att utvecklas inom en viktig samhällsfunktion.
Ett engagerat team och en arbetsplats med högt engagemang.
Om arbetsplatsen
Sektionen för Lokalservice boende kommer, förutom sektionschefen, att bestå av 13 medarbetare varav 9 är vaktmästare och 4 administratörer som servar boende på Arbetsmarknads- och socialförvaltningen. Vårt uppdrag är att serva förvaltningens boende gällande återställning och möblering av lägenheter, avhjälpande inre och yttre underhåll av fastigheterna, beställningar samt hantering av förråd. Sektionen har en central roll i utvecklingsarbetet för att säkerställa att verksamheten bedrivs med hög kvalitet ur ett kundperspektiv, samtidigt som återställningstiden av boenden är en viktig faktor för både ekonomisk hållbarhet och en effektivare tillgänglighet av boendeplatser.
Vid Sveriges största arbetsmarknads- och socialförvaltning jobbar cirka 2800 medarbetare varje dag för att stärka Malmöbor. Tillsammans med Malmöborna vill vi öka möjligheterna till egen försörjning, minska hemlöshet, bidra till att barn och unga ska få bra uppväxtvillkor och verka för att nyanlända ska få goda förutsättningar. Det är ett viktigt och roligt arbete, men långt ifrån enkelt. Sök jobb hos oss, du kommer att göra skillnad.
Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.
Läs om Malmö stad som arbetsgivare här http://www.malmo.se/jobb
Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast enligt överenskommelse.
Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.
Innan anställning erbjuds behöver du uppvisa gymnasieexamen, utdrag ur belastningsregistret samt id-handling (pass eller nationellt id-kort).
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.