Custom Specialist

ABOUT THE ROLE The Solutions Specialist solves operational and technical workflow challenges by designing, building, and maintaining scalable automations and custom solutions within the Smartly platform and Google Apps Script environment. This person partners with internal teams and clients to translate business requirements into reliable workflows, scripts, integrations, and platform configurations that improve efficiency, accuracy, and scalability. In the first 12 months, this hire will be accountable for reducing manual work, improving implementation quality and stability, and expanding regional delivery capacity through faster, more standardized technical solutioning. They will also help strengthen troubleshooting, QA, documentation, and knowledge sharing across the team. AS A SOLUTIONS SPECIALIST AT SMARTLY, YOU WILL … * Partner with internal stakeholders and clients to understand business, workflow, and technical requirements. * Translate requirements into technical specifications, Smartly configurations, scripts, automations, and scalable process improvements.  * Build, test, deploy, and maintain Smartly workflows, templates, rules, and custom automations. * Develop and optimize Google Apps Script solutions for data processing, validation, reporting, and operational efficiency.  * Research, design, and implement bespoke solutions using APIs, JSON-based data flows, and scripting to solve customer use cases. * Troubleshoot and resolve issues across scripts, APIs, integrations, and Smartly workflows, including cases with incomplete or ambiguous information. * Perform QA and monitoring to ensure reliability, performance, stability, and appropriate error handling of custom implementations. * Document bugs, implementation details, and best practices, and contribute to internal tools, documentation, and scalable team knowledge sharing. WE'RE DEFINITELY LOOKING FOR YOU, IF YOU HAVE... * Proficiency in JavaScript and Google Apps Script.  * Experience working with APIs, JSON structures, and data workflows. * Strong analytical, troubleshooting, and debugging skills in automation or API-driven environments. * Ability to translate business requirements into technical solutions and scalable workflows. * Strong verbal and written English communication skills. * Ability to explain technical concepts clearly to non-technical stakeholders.  * Structured, logical problem-solving approach with strong attention to detail and quality assurance. * Willingness to work flexible hours to support global or cross-regional collaboration. * Familiarity with Smartly platform workflows, templates, and rules. * Experience supporting integrations with Meta, Google Ads, YouTube, DV360, or Campaign Manager 360. * Familiarity with Git, AWS, or Google Cloud Platform. ABOUT SMARTLY Smartly is the AI-powered advertising technology company transforming ad experiences for brands and their consumers. Our comprehensive advertising platform seamlessly integrates the capabilities of media, creative, and intelligence to power more than 800 billion impressions and generate more than 300 billion creatives annually, delivering tangible business outcomes for brands and advertisers. Smartly is the only company in the industry recognized as a Leader in The Forrester Wave: Creative Advertising Technologies with PwC validating the results it delivers for brands. We manage creative and media for 700+ brands worldwide and $6B in ad spend across the largest media platforms, including Facebook, Google, Instagram, Pinterest, Snap, and TikTok. Our end-to-end technology, unmatched access to media platforms and exceptional customer service help Fortune 500 brands to reach and engage consumers and learn what performs best.Smartly is a multinational and diverse team of 750+ Smartlies from 60+ nationalities, working in 13 countries. Together, we want to create and maintain an inclusive environment where everyone feels respected and heard. Our Diversity, Equity & Inclusion approach is at the heart of it. Visit Smartly to learn more. The processing of your information is described in our Candidate Privacy Notice.

DEINE AUFGABEN * CRM-Betrieb: Du bist unser CRM-Admin (aktuell Pipedrive). Pipelines und Stages, Custom Fields, Pflichtfeld-Logik, Workflow-Automationen, Berichte, Nutzerrechte. Die Architektur gibt der Head of Business Operations vor — Umsetzung und laufender Betrieb sind deine. * CRM-Evaluierung und mögliche Migration: Unsere Enterprise-Kunden bringen Konzernstrukturen mit, die unser heutiges CRM nur mit Mühe abbildet. Du lieferst die Bestandsaufnahme, bringst deine Erfahrung in die Systemauswahl ein und setzt eine mögliche Migration operativ um. * GTM-Tech-Stack: Du betreust und verbesserst die Tools von Sales, Onboarding und Customer Success. Integrationen, Datenflüsse, Synchronisation. * Automatisierung im Funnel: Lead-Routing, Enrichment, Task-Erzeugung, Alerts, Handover-Trigger zwischen Sales → Onboarding → Customer Success. * Übergaben und SLAs: Du definierst mit den Abteilungen, wann ein Deal wirklich übergeben ist, und machst diese Definition im System durchsetzbar statt verhandelbar. * Datenhygiene: Du jagst Duplikate, erzwingst Pflichtfelder und erinnerst Reps daran, dass ein leeres Close-Date kein Close-Date ist. * Reporting im CRM: Pipeline-Health, Conversion, Velocity, Onboarding-Durchlaufzeit. Definitionen kommen aus dem Metriken-Layer, nicht aus dem Bauch. * Enablement: Du dokumentierst und schulst. Ein perfekt konfiguriertes System, das niemand richtig benutzt, ist ein teures Museum. DEIN PROFIL * 2–4 Jahre in Revenue Operations, Sales Operations, GTM Operations oder als CRM-Admin — idealerweise in einem B2B-SaaS-Startup oder Scale-up. * CRM hands-on als Admin oder Power-User: Pipedrive, HubSpot, Salesforce oder vergleichbar. Wir suchen keine bestimmte Zertifizierung, sondern jemanden, der ein CRM sauber strukturieren und betreiben kann. * Du hast bereits Automatisierungen gebaut (Zapier, Make, n8n oder native CRM-Workflows) und weißt, wann eine Automation mehr Ärger macht als Handarbeit. * Idealerweise hast du eine CRM-Migration oder einen größeren Systemwechsel schon einmal mitgemacht — und weißt, wo dabei die Leichen liegen. * SQL-Grundlagen (SELECT, JOIN) — genug, um dir eine Ad-hoc-Auswertung selbst zu ziehen. * Du verstehst einen Full-Funnel-Prozess von Lead Capture bis Renewal. * Pragmatismus vor Perfektionismus: Du lieferst die 80%-Lösung diese Woche, nicht die 100%-Lösung im Herbst. * Sehr gutes Deutsch und Englisch. Von Vorteil: * Erfahrung mit Customer-Success-Tooling und Onboarding-Prozessen, nicht nur mit Sales. * API- und Webhook-Verständnis (REST, JSON). * Erfahrung in einem Unternehmen mit Enterprise-Kunden und langen Zyklen. WARUM WIR? Wir sind das Technologieunternehmen, das den Gruppen- und Veranstaltungsverkauf in der Hotellerie neu denkt. Was heute über Posteingang, Excel und Telefon läuft, macht unsere Plattform Rocket zu einem durchgängigen, KI-gestützten Prozess — von der ersten Anfrage bis zum unterschriebenen Vertrag. Europäische Hotelgruppen führen ihren Gruppenverkauf bereits darüber. Das bedeutet für dich: Du arbeitest nicht trotz KI, sondern mit ihr. Wer bei uns anfängt, gibt Feedback, das in Produktentscheidungen einfließt — und versteht irgendwann, warum ein Prompt besser funktioniert als ein anderer. Und weil wir schnell wachsen, ist vieles bei uns noch im Entstehen. Manche Antwort lautet ehrlicherweise „das bauen wir gerade noch”. Genau darin liegt die Chance: Du triffst auf Freiräume statt auf fertige Strukturen, und was du hier aufbaust, trägt deine Handschrift. WAS WIR BIETEN * Arbeit mit echter KI-Technologie auf internationalem Niveau — nicht als Pilotprojekt, sondern als Geschäftsmodell. * Echter Gestaltungsspielraum. Deine Ideen landen nicht in einem Ideenbriefkasten, sondern in der nächsten Iteration. * Kurze Wege zur Geschäftsführung. Entscheidungen fallen in Tagen, nicht in Gremienschleifen. * Wachstum, das du mitgehst. Wir bauen gerade die nächste Unternehmensphase — mit Rollen, Verantwortung und Perspektiven, die es vor einem Jahr noch nicht gab. * Hauptarbeitsort Leipzig mit regelmäßiger Büropräsenz und flexiblem Homeoffice-Anteil. Hybride Modelle sind bei uns gelebte Praxis, nicht die Ausnahme. * Unbefristeter Vertrag, Vollzeit. * Leistungsprämien für nachweisbare Erfolge. * Mehrtägige Teamevents an Orten, die tatsächlich Spaß machen. SO LÄUFT UNSER BEWERBUNGSPROZESS 1. Intro-Interview — wir lernen uns kennen, du erfährst, wo wir stehen und wohin wir wollen. 2. Case Study oder Technical Study, je nach Rolle — ein echtes Problem aus unserem Alltag, das wir gemeinsam durchgehen. 3. Interview mit deiner künftigen Führungskraft und, je nach Position, mit unseren Gründern. Vom ersten Gespräch bis zur Entscheidung vergehen bei uns maximal zwei Wochen. Und du hörst in jedem Fall von uns — auch dann, wenn es diesmal nicht passt.