DEINE MISSION

Wir suchen eine hochorganisierte und proaktive Assistenz des Führungsteams, die Verantwortung für die Unterstützung der

Geschäftsleitung, die Büroorganisation und den Empfang übernimmt. Diese vielseitige Rolle vereint die Aufgaben von Empfangskraft,

Office Manager, Management Assistant und Executive Support und sorgt dafür, dass unser Arbeitsumfeld reibungslos und effizient

funktioniert – während gleichzeitig die Führungsebene auf hohem Niveau unterstützt wird.

Hauptaufgaben

Administrative & Führungskräfteunterstützung

Unterstützung der Führungskräfte bei Terminplanung, Reisen, Vorbereitung von Meetings und Nachbereitung.
Erstellung von Berichten, Präsentationen und Korrespondenz mit Genauigkeit und Diskretion.
Unterstützung bei der Koordination abteilungsübergreifender Initiativen und interner Kommunikation.
Umgang mit vertraulichen Informationen mit Professionalität und Integrität.

Reiseorganisation

Organisation von nationalen und internationalen Reisen für Teammitglieder und Führungskräfte.
Buchung von Flügen, Unterkünften und Transportmitteln unter Berücksichtigung von Kosten und Komfort.
Erstellung detaillierter Reisepläne und Bearbeitung kurzfristiger Änderungen.

Eventplanung

Planung, Organisation und Durchführung von Firmen- und Teamevents, Meetings und Feierlichkeiten.
Koordination der Logistik wie Veranstaltungsorte, Catering, Zeitpläne und Materialien.
Kreative und detailorientierte Gestaltung von internen und externen Veranstaltungen.

Empfang & Büroorganisation

Professioneller und herzlicher Empfang von Besuchern, Kunden und Dienstleistern. Verwaltung eingehender Post, Telefonate und

E-Mails mit zeitnaher und präziser Bearbeitung.

Pflege eines organisierten, einladenden und effizienten Büroambientes.
Kontrolle der allgemeinen Büroinstandhaltung, einschließlich Materialbeschaffung, Raumorganisation und

Dienstleisterkoordination.

Catering & Facility Management

Organisation des täglichen Caterings, der Kaffeestationen und Küchenvorräte für eine angenehme Atmosphäre.
Koordination mit Gebäudedienstleistern für Wartung und Reparaturen.
Überwachung von Reinigung, Sicherheit und allgemeinen Facility-Prozessen zur Sicherstellung eines komfortablen und sicheren

Arbeitsplatzes.

DEIN PROFIL

Bildungshintegrund: Bevorzugt Bachelor-Abschluss (z. B. in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich)

oder vergleichbare Ausbildung.

Erfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung in Büroorganisation, administrativer Unterstützung oder als Assistenz der

Geschäftsleitung.

Sprachen: Fließend in Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich); weitere Sprachen von Vorteil (z. B. Finnisch, Rumänisch,

Französisch, Spanisch).

Fähigkeiten:
Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
Starke organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Talent.
Sicherer Umgang mit Microsoft Office.
Nachgewiesene Erfahrung in Eventplanung und Logistikkoordination.
Professionalität, Diskretion und Liebe zum Detail.

PERSÖNLICHE EIGENSCHAFTEN

Proaktiv und lösungsorientiert.
Freundlich, zugänglich und serviceorientiert.
Flexibel und anpassungsfähig bei wechselnden Prioritäten.
Teamplayer mit Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.

WARUM WIR?

Gestalte aktiv ein positives, effizientes und angenehmes Arbeitsumfeld.
Arbeite eng mit der Führungsebene zusammen und trage zur Unternehmenskultur und -organisation bei.
Genieße Abwechslung im Arbeitsalltag – von Reiseplanung bis Eventorganisation.
Sei Teil eines kollaborativen, unterstützenden und dynamischen Teams.

UNSERE BENEFITS

Wir könnten dir vom kostenlosen Frühstück erzählen, von den Getränken im Kühlschrank und den 30 Urlaubstagen. Oder davon, dass

flexible Arbeitszeiten und Remote Work bei uns selbstverständlich sind. Aber ganz ehrlich? Das ist Standard.

Was die Arbeit bei uns in Frankfurt wirklich besonders macht:

Arbeiten von (fast) überall – Nimm deinen Job mit auf Workation und lass dich von neuen Orten inspirieren.
Zeit für Wachstum – Ein Karriereframework unterstützt deine berufliche und persönliche Entwicklung – mit bis zu 6 zusätzlichen

freien Tagen pro Jahr für deine Weiterbildung.

Social Day – Ein bezahlter Tag pro Jahr, um etwas zurückzugeben: Engagiere dich ehrenamtlich, unterstütze eine gute Sache oder

nimm an einer Umweltaktion teil.

Fahrradleasing – Bleib fit und nachhaltig unterwegs. Wir übernehmen Vertrag und Versicherung.
Wähle deinen Vorteil – Entscheide dich für das Benefit, das am besten zu deinem Leben passt: Fitness-Mitgliedschaft,

ÖPNV-Ticket, Altersvorsorge oder monatlicher Bonus.

Hundefreundliches Büro – Bring deinen vierbeinigen Kollegen mit. Achte nur darauf, dass er niemandem das Mittagessen klaut.

Hybrides Arbeiten ist für uns selbstverständlich. Gleichzeitig glauben wir an die Kraft des persönlichen Austauschs – deshalb

treffen wir uns regelmäßig im Büro, wann immer es sinnvoll ist.

Und das ist nur der Anfang. Frag uns, was noch alles auf dich wartet!

DEIN ANSPRECHPARTNER

Schick uns deine Bewerbung – inklusive deiner Gehaltsvorstellungen und deines frühestmöglichen Startdatums – direkt über unser

Online-Portal über den Button „Jetzt bewerben“.

Wenn du Fragen hast, kannst du dich jederzeit gerne an Jessica Loren Arheidt wenden.

Bitte hab Verständnis dafür, dass MATRIX42 Bewerbungen ausschließlich online über das Bewerberportal entgegennehmen kann. Das ist

notwendig im Zusammenhang mit unserem Bewerbermanagementsystem und den aktuell gültigen EU-Datenschutzbestimmungen.

Roll

Executive Team Assistant

Kategori

Administration, ekonomi, juridik

Plats

Frankfurt am Main, Tyskland

Publicerad

17 juli

Sista ansökningsdag

16 augusti

Källa

Arbetsgivarens hemsida

Liknande jobb

Executive Team Assistant

Foot Anstey•Southampton

Job Title: Executive Team Assistant Are you an aspiring Executive Assistant? Start your career with us. We’re one of the UK’s most forward-thinking law firms, built on a foundation of innovation, collaboration, and ambition. Join us, and let’s shape the future together. Being refreshingly human starts with how we hire. We believe a diverse mix of perspectives makes us stronger - not just as a business, but in creating a culture where we all feel we truly belong and can thrive. That’s why we’re committed to removing barriers and creating fair opportunities for everyone. * We are in a period of exclusive direct sourcing for this role and are not currently accepting applications from recruitment agencies. ________________________________________ The role in 60 seconds * Role: Executive Team Assistant * Team: Executive * Location: Southampton * Working Pattern: Full time * Why this role matters: By assisting with support to our senior leaders behind the scenes, you'll help keep the business running smoothly while developing valuable skills for a successful career in Executive Support. ________________________________________ What you’ll do This role offers an opportunity to begin a career as an Executive Assistant (EA) within a small, collaborative team. As an Executive Team Assistant you will learn and develop core business administration and executive support skills while assisting in delivering high-quality support to the Senior Management Team (SMT). Working under the guidance of the (Lead) Executive Assistant, you will support the coordination of day-to-day administrative and logistical activities, helping to ensure that senior leaders are well-organised, prepared, and able to operate effectively. In this role, you’ll learn about and support with a variety of interesting tasks, such as: Executive Support (Developmental and support focused) * Assist the (Lead) Executive Assistant in providing administrative support to the SMT. * Support with diary management activities, including scheduling meetings and coordinating availability. * Help prepare basic documentation, meeting packs, and presentations. * Learn how to prioritise and manage requests under guidance. Coordination & Logistics * Assist with arranging meetings, including booking rooms, setting up equipment, and organising refreshments/lunches. * Support travel bookings (e.g. transport, accommodation, itineraries). * Help ensure meeting logistics run smoothly and on time. * Maintain organised records, documents, and shared files. Stakeholder Support * Support with managing requests and queries from internal and external stakeholders. * Learn how to communicate professionally on behalf of the team. * Build relationships across functions through regular interaction. * Escalate queries or issues appropriately to the (Lead) EA. Information Management * Assist with gathering and organising information from different teams i.e. the co-ordination of Practice Group plans and updates. * Support the clear and timely sharing of information where required. * Ensure accuracy and attention to detail in all communications and documents. * Handle confidential or sensitive information responsibly under guidance. Team Contribution * Work closely within a small EA team environment, supporting colleagues as needed. * Take a proactive approach to managing personal learning and development. * Seek feedback and apply learning to improve performance. * Contribute to maintaining efficient and organised ways of working. ________________________________________ What we’re looking for Key Skills & Experience (Entry Level) * Good organisational skills and willingness to learn how to manage multiple tasks. * Strong attention to detail and pride in accuracy. * Clear communication skills (written and verbal). * Developing IT skills (e.g. Microsoft Outlook, Word, Excel). * Ability to follow instructions and ask questions when unsure. * Interest in developing a career in administration or executive support. Key Attributes * Positive, proactive, and eager to learn. * Reliable and takes ownership of tasks given. * Comfortable working as part of a small, supportive team. * Curious and open to feedback. * Adaptable and able to respond to changing priorities. Development Opportunities * On-the-job training in executive support and business administration. * Mentoring and coaching from the Executive Assistant team. * Exposure to senior stakeholders and organisational operations. * Development of core skills including organisation, communication, and prioritisation. ___________________________________ What if I don't tick every box? We're not box tickers. We appreciate the need for everyone to find a role that challenges them and gives them room for growth. If you bring transferable skills and a fresh perspective, we’d love to hear from you. If this role excites you and you have the skills to succeed, we encourage you to apply. ________________________________________ Join a seriously ambitious firm At Foot Anstey, we’re committed to making a difference for our people, our clients, and society. Here’s what makes us stand out: * An ambitious growth strategy that opens up opportunities for our people to make their mark. * A client base that spans household names, thriving startups, and ambitious enterprises. * A culture built on our values of being refreshingly human, entrepreneurial, inclusive and collaborative. * A strong focus on being a responsible business with a commitment to sustainability and giving back to our communities. * Comprehensive professional development and training – whatever your role and level we have training that will support you to achieve your goals. ________________________________________ Progressive benefits tailored to you We believe our people are our greatest asset. That’s why we offer a comprehensive benefits package designed to support your professional growth and personal wellbeing, including: * Competitive salary. * Enhanced parental leave policies. * Health and wellbeing initiatives (e.g., mental health support, gym memberships). * An open, flexible working environment. * The opportunity to study a relevant qualification via an Apprenticeship route Level 3 or Level 4 in Business Administration. * Find out more about our benefits and work environment here ________________________________________ Ready to apply? * Hit the "Apply Now" button. * Send us your CV and a quick note on why this role is perfect for you. * Our team will review your application and be in touch, whatever the outcome. * Invited for interview? * With a straightforward process typically involving two interviews, our talent acquisition team will guide you through every step, ensuring you feel confident and prepared to show us what you can do. * We want you to be able to showcase your talent and to feel comfortable being yourself throughout the process. If there’s anything we can do to support you or make things more accessible, just let us know – you can tell us at any stage of the process. * If you’d like to visit our offices prior to your interview or would like help testing your kit for your virtual interview, just let us know. Let’s make the beginning of your career, the start of something extraordinary.

Sista ansökan: 22 aug.Publicerad: 22 juli

Executive

Executive Assistant / Team Operations (m/w/d)

MYTY•SESAMY Berlin

INTRO Strukturstark, lösungsorientiert und Lust auf die perfekte Mischung aus HR, Admin & Agentur-Prozessen? We’d love to meet you! SUMMARY Du liebst es, wenn die Fäden im Hintergrund perfekt zusammenlaufen? Du hast ein Auge fürs Detail, verlierst auch bei vielen Parallelprojekten nicht den Überblick und hast Lust, ein dynamisches Team an der Schnittstelle von Fashion, Beauty und Lifestyle zu unterstützen? Bei SESAMY bist du die organisatorische Schaltzentrale: Du hältst unserem Team den Rücken frei, koordinierst Abläufe und sorgst dafür, dass Kampagnen und Admin-Prozesse reibungslos funktionieren. DESCRIPTION WAS DU BEI UNS MACHST Als Executive Assistant (m/w/d) bist du eine zentrale Stütze für unser Account- und Talent-Management-Team sowie für die operative Leitung. Du begleitest das Tagesgeschäft mit Weitblick und sorgst mit deinem Organisationstalent für klare Strukturen und reibungslose Abläufe in unserer Agentur. * Du unterstützt bei administrativen HR-Themen (z. B. Vorbereitung von Onboardings, Pflege von Team-Listen oder Urlaubsverwaltung) und arbeitest hierbei eng mit der operativen Leitung und den internen Stakeholdern zusammen. * Du unterstützt bei der Kontrolle und Aufbereitung von Verträgen zwischen unseren Kund:innen und Talents und achtest auf Vollständigkeit und Richtigkeit. * Du begleitest den generellen Kundenkontakt und hilfst dabei, dass Anfragen schnell und professionell bearbeitet werden. * Du unterstützt das Team bei der operativen Abwicklung und Organisation unserer Kampagnen – von der ersten Planung bis zum finalen Reporting. * Du pflegst unsere Excel-Sheets, hältst den Google Drive sauber und sorgst dafür, dass alle Projektdaten jederzeit aktuell und auffindbar sind. * Du hast ein Auge für die Details, die unser Daily Business im Office angenehmer machen. Von der Organisation interner Events bis hin zur Optimierung unserer Arbeitsumgebung sorgst du proaktiv dafür, dass SESAMY ein Ort bleibt, an dem das Team gerne zusammenkommt. WAS DU MITBRINGST * Du hast mindestens 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle (Assistenz, Projektkoordination oder HR-Admin), idealerweise im Agentur- oder Startup-Umfeld. * Du bist extrem organisiert, arbeitest gewissenhaft und hast eine proaktive „Hands-on“-Mentalität. * Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Tools ist für dich selbstverständlich. * Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. * Du bewahrst auch in stressigen Phasen einen kühlen Kopf, arbeitest lösungsorientiert und bist ein absoluter Teamplayer. WAS DICH BEI SESAMY ERWARTET * Ein vielfältiger Kundenstamm aus Fashion, Beauty und Lifestyle. * Ein kreatives, diverses Team, das sich gegenseitig unterstützt. * Flexible Arbeitsmodelle & modernes Büro in Berlin-Mitte. * Raum für eigene Ideen, schnelle Verantwortungsübernahme und Entwicklungsmöglichkeiten. * Regelmäßiger Austausch, ehrliches Feedback und klare Kommunikation

Sista ansökan: 16 aug.Publicerad: 17 juli

Administration

Executive Assistant Coordinator (10-month contract)

Agoda•Bangkok

About Agoda At Agoda, we bridge the world through travel. Our story began in 2005, when two lifelong friends and entrepreneurs, driven by their passion for travel, launched Agoda to make it easier for everyone to explore the world. Today, we are part of Booking Holdings [NASDAQ: BKNG], with a diverse team of over 7,000 people from 90 countries, working together in offices around the globe. Every day, we connect people to destinations and experiences, with our great deals across our millions of hotels and holiday properties, flights, and experiences worldwide. No two days are the same at Agoda. Data and technology are at the heart of our culture, fueling our curiosity and innovation. If you’re ready to begin your best journey and help build travel for the world, join us. Get To Know Our Team: The People Team is a purveyor of opportunity, searching the globe for the most talented individuals and offering them an open, collaborative workplace. By prioritizing skill and potential, we have cultivated a powerful assembly of professionals through our drive for equal opportunity and diversity. We make the move to Agoda a breeze with assisted onboarding programs, and we continue to support and enrich our thousands of Agoda employees through individual growth with outstanding learning programs and various means of assistance. Our development of incredible benefits has ensured everyone can stay strong, healthy, and happy during their time at Agoda. Leading ambitious changes and making a positive impact in the lives of our employees, the People Team is a crucial and rewarding part of the Agoda family. The Opportunity: In this role, you will support the Executive Assistant team in delivering seamless internal meetings, corporate events, and VIP guest experiences. You will coordinate logistics such as meeting room setup, catering, F&B sourcing, visitor badge management, venue research, and vendor liaison, while gradually taking on greater ownership of the catering function for the broader EA team. You will also create professional PowerPoint presentations and Word documents, maintain confidential records with a high level of discretion, and provide day-to-day administrative support across the function. Success in this role requires strong prioritization, comfort handling multiple urgent requests under tight deadlines, a proactive mindset toward process improvement, and a collaborative approach to incorporating feedback and enhancing team efficiency. What You’ll Do: Administrative Support Event & Logistics * Coordinate logistics for internal meetings and corporate events, including catering – with growing ownership of the catering function for the executive assistant team over time * Support VIP guest visits: meeting room setup, F&B sourcing, and visitor badge management * Source venues and liaise with vendors, surfacing relevant options and data to EAs to support their decision-making Documentation & Tools * Create and design PowerPoint presentations and Word documents to a professional standard; basic graphic design skills a plus * Maintain and organize confidential documents and records * Stay current with productivity tools and technologies that improve team output Team & Confidentiality * Provide administrative support to EA team members across the function * Handle sensitive and confidential information with the highest level of discretion * Prioritize and manage competing tasks under tight deadlines; provide swift ad-hoc support for urgent matters Continuous Improvement * Identify and propose process improvements to enhance workflow efficiency * Incorporate feedback and contribute actively to team collaboration What You'll Need to Succeed * Bachelor's degree in a related field * 2–3 years of experience in administrative support or coordination roles (fresh grads with relevant internship experiences are welcome to apply) * Proficient written and spoken English * Strong working knowledge of Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) * Excellent organizational, time-management, and multitasking skills * Ability to work independently and collaboratively in a fast-paced environment * Demonstrated discretion in handling confidential information * Proactive, solutions-oriented mindset It's Great If You Have * Familiarity with graphic design or video editing tools (e.g., Canva, CapCut) * A global perspective and experience working across diverse cultures #Bangkok PLEASE REVIEW OUR HIRING PROCESS GUIDELINES BEFORE YOUR INTERVIEW — CLICK HERE TO LEARN HOW INTERVIEWING AT AGODA WORKS. DISCOVER MORE ABOUT WORKING AT AGODA * Agoda Careers https://careersatagoda.com * Facebook https://www.facebook.com/agodacareers/ * LinkedIn https://www.linkedin.com/company/agoda * YouTube https://www.youtube.com/agodalife Equal Opportunity Employer At Agoda, we pride ourselves on being a company represented by people of all different backgrounds and orientations. We prioritize attracting diverse talent and cultivating an inclusive environment that encourages collaboration and innovation. Employment at Agoda is based solely on a person’s merit and qualifications. We are committed to providing equal employment opportunity regardless of sex, age, race, color, national origin, religion, marital status, pregnancy, sexual orientation, gender identity, disability, citizenship, veteran or military status, and other legally protected characteristics. We will keep your application on file so that we can consider you for future vacancies and you can always ask to have your details removed from the file. For more details please read our privacy policy. Disclaimer We do not accept any terms or conditions, nor do we recognize any agency’s representation of a candidate, from unsolicited third-party or agency submissions. If we receive unsolicited or speculative CVs, we reserve the right to contact and hire the candidate directly without any obligation to pay a recruitment fee.

Sista ansökan: 17 aug.Publicerad: 30 juni