Teamassistenz (m/w/d) Immobilienverwaltung / Gewerbevermietung

STELLENBESCHREIBUNG Ein guter Start beginnt mit einem starken Onboarding-Team.   Wenn Wentzel Dr. neue Immobilienbestände übernimmt oder Verwaltungsmandate enden, sorgt unser Onboarding-Team dafür, dass alle Unterlagen, Daten und Informationen vollständig, strukturiert und zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. So schaffen wir die Grundlage dafür, dass unsere Kollegen in der Immobilienverwaltung direkt und ohne Umwege starten können.   Als Teamassistenz unterstützt du unser Onboarding-Team bei genau diesen Abläufen. Du hältst deinem Team im Tagesgeschäft den Rücken frei, behältst den Überblick über Unterlagen und organisatorische Aufgaben und sorgst mit deiner strukturierten Arbeitsweise dafür, dass im Hintergrund alles zuverlässig funktioniert.   Du arbeitest gerne organisiert, hast Freude an administrativen Aufgaben und bist erst zufrieden, wenn alles seinen Platz hat? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! DEINE AUFGABEN * Organisation mit Überblick: Du unterstützt unser Onboarding-Team bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Verwaltungsübernahmen und -abgängen * Unterlagen im Griff: Du prüfst Dokumente auf Vollständigkeit, digitalisierst Unterlagen und sorgst für eine strukturierte Ablage * Datenpflege mit Sorgfalt: Du unterstützt bei der Anlage und Pflege von Objekt- und Stammdaten in unseren Systemen * Kommunikation im Hintergrund: Du bereitest Informationsschreiben vor und unterstützt bei organisatorischen Abstimmungen mit Eigentümern, Kollegen und externen Partnern  * Unterstützung im Tagesgeschäft: Du hältst unserem Onboarding-Team den Rücken frei und sorgst dafür, dass administrative Abläufe reibungslos funktionieren DEIN PROFIL * Kaufmännische Basis: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder bringst vergleichbare Berufserfahrung mit * Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig den Überblick * Sorgfalt zählt: Du hast Freude daran, Daten und Unterlagen gewissenhaft zu bearbeiten * Digital fit: MS Office, insbesondere Excel, gehört für dich zum Arbeitsalltag * Teamplayer: Du arbeitest gerne mit anderen zusammen und unterstützt dort, wo Hilfe gebraucht wird * Immobilienkenntnisse? Schön, aber kein Muss: Erfahrung im Immobilienbereich ist von Vorteil, wichtiger sind uns deine Motivation und deine strukturierte Arbeitsweise. WARUM WIR? * Flexibilität, die zu dir passt: Starte deinen Tag zwischen 7:00 und 9:00 Uhr – so wie es für dich am besten passt. Nach einer umfassenden Einarbeitung kannst du zwei Tage die Woche bequem im Homeoffice arbeiten * Fit und aktiv: Mit unserem Firmenfitnessangebot über „EGYM Wellpass“ bleibst du sowohl körperlich fit als auch mental stark – die perfekte Balance für deine Work-Life-Balance! * Mobilität, die dich weiterbringt: Nutze unser Mobilitätskonzept mit dem Deutschlandticket oder einem Businessbike – ganz nach deinen Bedürfnissen * Wohl durchdachte Einarbeitung: Wir werfen dich nicht ins kalte Wasser! Ein erfahrener Pate begleitet dich in der Anfangszeit und sorgt dafür, dass du dich schnell zurechtfindest * Immer einen Schritt voraus: Profitiere von kontinuierlichen Fort- und Weiterbildungsangeboten, um deine Karriere aktiv voranzutreiben * Mehr als nur Urlaub: Neben 30 Tagen Erholungsurlaub hast du an Heiligabend und Silvester frei und bekommst an deinem Geburtstag einen halben Urlaubstag * Dein neuer Wohlfühlort: Ob du nach Hamburg ziehst oder einfach nach einem neuen Zuhause suchst – wir stehen dir bei der Wohnungssuche zur Seite und helfen dir, schnell in der Stadt anzukommen KONTAKT Fragen? Ich bin für dich da! Melde dich gerne telefonisch oder per WhatsApp bei mir, Vanessa Mauri Stephan, unter 0171 7633860. Bitte sende keine Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf oder Zeugnisse über WhatsApp, um den Datenschutz zu gewährleisten. Kleiner Hinweis: Schau nach deiner Bewerbung auch mal in deinen Spam-Ordner – manchmal landen unsere Nachrichten dort.

ÜBER UNS Mehr als 200 künftige Kolleg*innen an 10 Standorten deutschlandweit machen uns aus. Wir sind ein agiler, bundesweit aufgestellter Immobiliendienstleister mit Schwerpunkt auf dem kaufmännischen und technischen Property Management für Wohnimmobilien sowie Vermietung. Im Team zusammenarbeiten und gemeinsam unsere Kunden und Mieter bestmöglich zu betreuen, ist unser Ziel. Die Zufriedenheit unserer Auftraggeber wird regelmäßig im "Bell-Report" bestätigt, dort nehmen wir stets einen der ersten Plätze ein. Unser nachhaltiges Wachstum bietet Dir vielfältige Perspektiven sich einzubringen und mit uns erfolgreich zu sein. DEIN ZUKÜNFTIGES AUFGABENGEBIET: * Du prüfst und überwachst die Mietzahlungseingänge und bearbeitest Zahlungsrückstände. * Du erstellst, vereinbarst und überwachst Ratenzahlungsvereinbarungen mit unseren Mieterinnen und Mietern. * Du bearbeitest rückständige Forderungen und leitest relevante Informationen an die Buchhaltung weiter. * Du erstellst wöchentliche und monatliche Reportings sowie Auswertungen. * Du unterstützt bei der Auftragsabwicklung sowie bei der Rechnungsprüfung, Rechnungsstellung und Rechnungsanweisung. * Du pflegst und bearbeitest Daten im Hausverwaltungsprogramm DOMUS. * Du unterstützt das Service Management bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. * Du arbeitest eng mit den Teams aus Buchhaltung, Vermietung und Technik zusammen und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss. * Du bist Ansprechperson für interne Fachbereiche sowie für Mieterinnen und Mieter bei organisatorischen Anliegen. WAS WIR UNS VON DIR WÜNSCHEN: * Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Immobilienkauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. * Idealerweise hast Du bereits Berufserfahrung in der Immobilienverwaltung, Wohnungswirtschaft oder im kaufmännischen Assistenzbereich gesammelt. * Du gehst sicher mit den MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel, Word und Outlook, um. * Kenntnisse im Hausverwaltungsprogramm DOMUS sind von Vorteil. * Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich. * Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein zeichnen Dich aus. * Du bist kommunikationsstark, serviceorientiert und arbeitest gerne im Team. * Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Klingt spannend? Dann freut sich Katharina Rückert (Leitung Personalmanagement) auf Deine Bewerbungsunterlagen (über den Button "Jetzt Bewerben") und auf den ersten gemeinsamen Austausch.