Office Manager (m/w/d)

DEINE AUFGABEN * Du bist die zentrale Anlaufstelle für unsere Büroorganisation und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. * Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post sowie E-Mails und Telefonate. * Verwaltung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien. * Koordination von externen Dienstleistern, Handwerkern und Lieferanten. * Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben – vom Reisemanagement bis zur Terminkoordination. * Du hältst unser Büro gepflegt, gut organisiert und funktional – ein Ort, an dem sich alle wohlfühlen und effizient arbeiten können. * Du unterstützt die vorbereitende Buchhaltung * Mitarbeit bei kleineren Projekten und internen Prozessen, z. B. im Bereich Nachhaltigkeit oder Digitalisierung. DEIN PROFIL * Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise in Hotellerie / Gastronomie / Bürokauffrau / Restaurantfachfrau / Hotelkaufmann / Hotelfachmann und hast mehrjährige Erfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Position. * Du bist ein Organisationstalent mit strukturierter, lösungsorientierter Arbeitsweise und hast einen hohen Qualitätsanspruch an dich selbst * Du denkst in Prozessen, planst vorausschauend und optimierst Abläufe, ohne dabei den Blick für Details zu verlieren. Du kannst einschätzen, was dringend ist, was wichtig ist, und was warten kann. * Du kannst mit Zahlen umgehen. Erfahrung in vorbereitende Buchhaltung von Vorteil. * Freundliches und professionelles Auftreten sowie eine sehr ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit  * Du bringst Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und eine Hands-on-Mentalität mit. * Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2 Niveau) * Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und gängiger Bürosoftware. Kenntnisse in KI von Vorteil * Idealerweise erste Erfahrungen mit digitalen Tools oder im nachhaltigen Büroalltag. WARUM WIR? * Ein modernes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen. * Ein engagiertes, wertschätzendes Team, das gemeinsam viel bewegt. * Raum für Eigenverantwortung und Ideen. * Großes Angebot für Gesundheit, Fitness und Mental Health * Einen krisensicheren Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen. * Möglichkeiten zur Weiterbildung und persönlichen Entwicklung. * Gelebte Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung. KLINGT NACH DIR? Dann freuen wir uns auf deine aussagekräftige Bewerbung unter Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins sowie deiner Gehaltsvorstellung. Werde Teil unseres Teams und gestalte mit uns die Zukunft des Facility Managements – nachhaltig, digital und kundenfokussiert.

WIR MTR Legal Rechtsanwälte ist eine wirtschaftsrechtlich ausgerichtete Full-Service-Kanzlei mit Standorten in Köln, Berlin, Bonn, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg, München und Stuttgart. Wir beraten mittelständische Unternehmen, internationale Investoren und Private Clients – mit kurzen Entscheidungswegen, unternehmerischem Spirit und einem starken Team. Damit unsere Anwält:innen exzellent beraten können, brauchen wir jemanden, der unser Office in Köln mit Engagement, Sorgfalt und einem freundlichen Auftreten unterstützt. Genau hier kommst du ins Spiel. DU Du leitest unser Office-Team und bist die erste Ansprechperson für interne sowie externe Kommunikation. Dabei führst, koordinierst und motivierst du ein Team von Sekretärinnen und studentischen Mitarbeitenden und sorgst für reibungslose Abläufe und effiziente Zusammenarbeit. Als Office Manager (m/w/d) organisierst du nicht nur das Tagesgeschäft, sondern treibst die Teamleistung voran, förderst Eigenverantwortung und setzt hohe Standards für Exzellenz in unserem Büro. Deine Aufgaben – Office & Teammanagement: * Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung im Office Management, am Empfang, in der Assistenz oder einer vergleichbaren Position – Erfahrung in einer Kanzlei oder Beratung ist ein Plus, aber kein Muss * Verhandlungssicheres Deutsch (C2) und gute Englischkenntnisse (mind. B2) * Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten – auch in stressigen Situationen * Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und ein gutes Gespür für Priorisierung * Diskretion und ein sicherer Umgang mit vertraulichen Themen * IT-Affinität und Freude an der Arbeit mit digitalen Tools (SharePoint, MS Office) * Teamgeist, Hands-on-Mentalität und Lust, dich weiterzuentwickeln CONNECTING THE DOTS Tempo, Motivation, Teamgeist, anspruchsvolle Ziele – wir teilen die gleiche Energie! * Unterstützung im Tagesgeschäft unseres Office-Teams in Köln * Erste Ansprechperson für interne und externe Kommunikation – am Empfang, am Telefon und im persönlichen Kontakt * Mitarbeit an der Optimierung und Digitalisierung unserer Office-Prozesse * Organisation des Büroalltags: Bestellwesen, Post, technische Ausstattung, Catering * Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Mandantenterminen * Mitgestaltung interner Events und eines positiven Arbeitsumfelds PERSPECTIVE * Einstieg & Entwicklung: Eine Rolle mit Lernkurve, individueller Weiterbildung und klaren Entwicklungsperspektiven in einer wachsenden Kanzlei * Verantwortung: Vielfältige Aufgaben mit Gestaltungsspielraum und direktem Draht ins Team * Kultur: Flache Hierarchien, kollegiales Du, kurze Entscheidungswege * Mehrwerte: Urban Sports Club, Deutschlandticket, Business-Bike-Leasing, täglich frisches Obst * Modernes Setup: Office am Rheinufer, State-of-the-Art IT und digitale Tools Du möchtest Teil von MTR Legal werden? Auch wenn du dich in unserer Stellenausschreibung nicht zu 100 % wiederfindest oder nicht alle Kriterien erfüllst, freuen wir uns trotzdem auf deine Bewerbung. #bettercallmtr #mtrlegal