Personal Assistant/Office Manager (w/m/d)

EINLEITUNGSTEXT Du bist ein echter Allrounder und fühlst dich dort wohl, wo Organisation, Kommunikation und Eigenverantwortung zusammenkommen? Du erkennst, wo etwas verbessert werden kann, bringst Struktur in den Arbeitsalltag und packst proaktiv mit an. Dabei behältst du auch dann den Überblick, wenn viele Themen gleichzeitig auf deinem Tisch landen. Als Office Manager (m/w/d) bist du weit mehr als eine klassische Assistenz: Du hältst unserer Geschäftsführung den Rücken frei, koordinierst bereichsübergreifende Themen, optimierst Prozesse und sorgst dafür, dass unser Büroalltag reibungslos funktioniert. Mit deiner offenen Art bist du zentrale Ansprechperson für Kolleginnen und Kollegen, Kunden und Dienstleister – und trägst maßgeblich dazu bei, dass sich alle bei uns gut aufgehoben fühlen. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager, Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz oder Management Assistant (m/w/d) für unseren Standort Duisburg. DAS ERWARTET DICH * Du organisierst und koordinierst die administrativen Abläufe unseres Standorts und sorgst dafür, dass der Büroalltag reibungslos funktioniert. * Du bist die gute Seele unseres Büros: Mit deiner offenen, serviceorientierten Art schaffst du eine angenehme Arbeitsatmosphäre, hast ein Auge fürs Detail und sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende, Kunden und Gäste gleichermaßen willkommen fühlen. Du kümmerst dich um die vielen kleinen organisatorischen Dinge, die im Hintergrund dafür sorgen, dass unser Büroalltag professionell und reibungslos funktioniert. * Du übernimmst die Verantwortung für unser Fuhrparkmanagement und koordinierst alle organisatorischen Themen rund um unsere Fahrzeugflotte – von der Abstimmung mit Leasing- und Servicepartnern bis zur Verwaltung im Tagesgeschäft. * Du verantwortest das Office Management, koordinierst standortübergreifende Organisationsthemen und fungierst als Schnittstelle zu unserer zentralen IT in Frankreich. Dabei kümmerst du dich unter anderem um administrative IT- und Telekommunikationsthemen sowie die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern. * Du planst und organisierst interne sowie externe Veranstaltungen, unterstützt bereichsübergreifend in den Themen Personal, Marketing und Vertrieb und bereitest Auswertungen, Statistiken und Reportings auf. * Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, koordinierst Termine, Reisen und Meetings und bist zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Kunden, Partner und Dienstleister. * Du hinterfragst bestehende Abläufe, bringst Struktur in neue Themen und entwickelst Prozesse kontinuierlich weiter. Dabei denkst du unternehmerisch, packst proaktiv mit an und übernimmst Verantwortung. DAS BRINGST DU MIT * Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation. * Berufserfahrung im Office Management, in einer Assistenzfunktion, im Projektmanagement oder einer vergleichbaren organisatorischen Rolle. * Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise sowie Verantwortungsbewusstsein und Organisationsstärke. * Du fühlst dich auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld wohl, schaffst Struktur, wo sie gebraucht wird, und entwickelst Prozesse aktiv weiter. * Kommunikationsstärke, Teamgeist und Freude am Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern. * Hands-on-Mentalität – du packst mit an und behältst auch die kleinen Dinge im Blick. * Sicherer Umgang mit MS Office sowie Offenheit für digitale Tools. * Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse. UNSER ANGEBOT FÜR DICH * Unbefristeter Arbeitsvertrag * 30 Tage Urlaub * Mobiles Arbeiten & Gleitzeit * Fort- und Weiterbildungen sowie vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten, die individuell auf Sie zugeschnitten sind * Modernes Office mit ergonomischen Arbeitsplätzen, Kreativraum und kostenfreien Parkplätzen * Weitere Benefits: Büro-Massagen, Mitarbeiterevents, kostenlose Getränke, frisches Obst/Gemüse, Fahrradleasing (JobRad), Mitarbeiterrabatte, Mitarbeiterempfehlungsprogramm

(Mini-Job: 5–7 Std./Woche) Über AppDirect Werden Sie Teil unserer globalen, digitalen Gemeinschaft und unterstützen Sie die neue Generation digitaler Unternehmer weltweit. AppDirect bietet eine Plattform für Subscription Commerce, mit der sich jedes Produkt über jeden Kanal und auf jedem Gerät als Service verkaufen lässt. Wir betreiben Millionen von Abonnements für Unternehmen auf der ganzen Welt. Dies erreichen wir durch unsere werteorientierte Unternehmenskultur – eine Kultur, die es Ihnen ermöglicht, sichtbar zu sein, authentisch zu bleiben und Ihre beste Arbeit zu leisten. Über Sie Bei AppDirect ist es uns ein Anliegen, ein leistungsstarkes und einladendes Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich unsere Mitarbeiter befähigt und unterstützt fühlen, um ihr volles Potenzial zu entfalten. Zur Unterstützung unseres Standortes in München suchen wir einen dialogorientierten und proaktiven Werkstudenten (Mini-Job: 5–7 Stunden/Woche zu 13,90 EUR pro Stunde)  für das Büromanagement vor Ort sowie für die Zusammenarbeit mit unserem globalen Employee Experience Team (EX). Diese Rolle ist ideal für jemanden, der Wert auf Ordnung legt, einen sauberen und funktionalen Arbeitsbereich pflegt und Freude daran hat, kleine, aber bedeutungsvolle Momente für Teammitglieder und Besucher zu schaffen. Sie können  jeden Mittwoch für ein paar Stunden vor Ort in unserem Büro sein, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Weitere administrative Aufgaben können flexibel unter der Woche remote erledigt werden. Wir schätzen eine dienstleistungsorientierte Haltung, gute Kommunikationsfähigkeiten und Menschen, die gerne im Hintergrund unterstützen und Verantwortung übernehmen. Als Werkstudent unterstützen Sie den reibungslosen Betrieb unseres Büros in München durch eine Vielzahl von Aufgaben vor Ort und aus der Ferne, um sicherzustellen, dass unsere Räumlichkeiten stets sauber, einladend und gut organisiert sind. Sie unterstützen bei Bestellungen von Büromaterial, der Vorbereitung von Besuchen, Planung von Veranstaltungen, der Organisation von Unterlagen und EX-bezogenen Initiativen in enger Zusammenarbeit mit dem EMEA HR Business Partner. Bitte beachten Sie, dass es sich bei dieser Position um einen Minijob mit 5–7 Stunden pro Woche zu einem Stundenlohn von 13,90 EUR handelt Ihre Aufgaben und Ihr Beitrag * Präsenz vor Ort jeden Mittwoch für 3–4 Stunden, um eine saubere, funktionale und einladende Büroumgebung sicherzustellen * Verwaltung von Lebensmittel- und Büromaterialbestellungen etc. (z. B. Rewe), einschließlich Bestandsprüfung * Unterstützung bei der Vorbereitung und Koordination von Lunch & Learns, Town Halls und anderen Büroveranstaltungen * Zusammenarbeit mit dem regionalen Team bei der Organisation von Besuchen des Senior Leadership Teams, von lokalen Feiern sowie beim Ausrollen und Promoten von globalen Initiativen und Events. * Empfang und Betreuung von Gästen und Kunden  * Pflege und Reinigung der Kaffeemaschine, des Kühlschranks, der Pflanzen und des Terrassenbereichs * Unterstützung bei der Organisation von Unterlagen wie Rechnungen oder HR-Dokumenten zur digitalen oder physischen Ablage * Unterstützung des HR Business Partners bei der Identifizierung neuer Partnerschaften für App Cares-Social-Responsibility-Initiativen Was wir suchen * Verfügbarkeit für Präsenzarbeit jeden Mittwoch in München (zwingend erforderlich) * Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Detailgenauigkeit * Freundliche, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise * Sicherer Umgang mit Online-Tools (z. B. Confluence, Google Workspace, interne Systeme) * Erfahrung in Bürokoordination, Verwaltung oder im Gastgewerbe von Vorteil * Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse Bei AppDirect sind wir überzeugt, dass Innovation in einem Umfeld entsteht, das Vielfalt in Erfahrung, Perspektiven und Denkweisen vereint. Wir fördern ein inklusives Arbeitsumfeld – unabhängig von ethnischer Herkunft, Religion, Alter, sexueller Orientierung oder Geschlechtsidentität – und ermöglichen es unseren Mitarbeitenden, ihre Einzigartigkeit einzubringen und ihr volles Potenzial zu entfalten. Daher ermutigen wir ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, Menschen mit Behinderungen, Menschen aus geschlechts- und sexuell diversen Gemeinschaften sowie von Menschen mit intersektionalen Identitäten. Bei AppDirect nehmen wir den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Weitere Informationen zur Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerbern finden Sie in unserer Datenschutzerklärung für Bewerber. Weitere Informationen zu unseren allgemeinen Datenschutzpraktiken finden Sie in der AppDirect-Datenschutzerklärung: https://www.appdirect.com/about/privacy-notice [https://www.appdirect.com/about/privacy-notice?utm_source=chatgpt.com]   ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------   About AppDirect Become a digital, global citizen and enable the new generation of digital entrepreneurs around the world.  AppDirect offers a subscription commerce platform to sell any product, through any channel, on any device - as a service.  We power millions of subscriptions worldwide for organizations.  We do this by our values-driven culture—one that enables you to Be Seen, Be Yourself, and Do Your Best Work. About You At AppDirect, we’re passionate about building a high-performing and welcoming workplace environment where people feel empowered and supported. We’re looking for a detail-oriented and proactive Working Student (Mini Job 5 – 7 hours/week at 13.90 EUR per hour) to support the local office operations and the Employee Experience (EX) team in our Munich location. This role is ideal for someone who enjoys creating order, maintaining a clean and functional workspace, and coordinating small but meaningful experiences for team members and visitors. You’ll be the go-to person every Wednesday onsite to ensure the office is running smoothly and can handle remote administrative tasks flexibly during the week.We value a service mindset, good communication, and someone who takes pride in supporting others behind the scenes. As a Working Student, you will support the smooth operation of our office in Munich through a variety of onsite and remote tasks, ensuring that our physical space is always clean, welcoming, and well-organized. You will assist with supply orders, visitor preparation, internal events, paperwork organization, and EX-related initiatives, collaborating closely with the EMEA HR Business Partner. Please note that this position is a Mini Job 5 – 7 hours/week at 13.90 EUR per hour. What you’ll do and how you’ll make an impact * Be present onsite every Wednesday, for 3-4 hours, to ensure the office environment is clean, functional, and inviting; * Manage grocery and office supply orders (Rewe), including inventory checks and online order placement; * Support the setup and coordination of Lunch & Learns, Town Halls, and office-based events; * Partner with EMEA HR Business Partner to assist with events like leadership visits, driving adoption on global initiatives, and organizing local office events; * Welcome and support in-office guests and customers, ensuring they have a positive experience; * Keep the coffee machine, fridge, plants, and terrace area clean and well-maintained; * Assist in organizing paperwork such as invoices or HR-related documents for proper digital or physical filing; * Research new partnerships for AppCares social responsibility initiatives in partnership with EMEA HR Business Partner. What we’re looking for * Availability to work onsite every Wednesday in Munich (mandatory); * Strong organizational skills and attention to detail; * A friendly and proactive attitude with a hands-on approach; * Comfort working with online tools (e.g. Confluence, Google Workspace, internal systems); * Previous experience in office coordination, hospitality, or administration is a plus; * Proficiency in English and German. At AppDirect, we believe that innovation thrives in an environment that houses diversity of excellence, experience and thought. We respect each AppDirector as their own fingerprint; unique with no one alike. We foster an environment of inclusion without regard to race, religion, age, sexual orientation, or gender identity enabling AppDirectors to embrace their uniqueness to do their best work. As such, we strongly encourage applications from Indigenous peoples, racialized people, people with disabilities, people from gender and sexually diverse communities, and/or people with intersectional identities. At AppDirect we take privacy very seriously. For more information about our use and handling of personal data from job applicants, please read our Candidate Privacy Policy. For more information of our general privacy practices, please see AppDirect Privacy Notice:  [https://www.appdirect.com/about/candidate-privacy-notice]https://www.appdirect.com/about/privacy-notice [https://www.appdirect.com/about/privacy-notice] At AppDirect, AI tools may assist our recruitment team with administrative automations — always under human oversight. AI tools do not make hiring decisions or solely automated decisions about your candidacy – all decisions are made by our people. By submitting your application, you acknowledge that your information may be processed in this way. 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