Office Coordinator

Customer Support & Office Coordinator Help customers succeed and make Storykit an amazing place to work. Join us and be the engine behind both customer happiness and office experience. At Storykit, we believe great content should never go unseen. Too many overworked marketing and communications teams create brilliant content that disappears after one post. We are here to solve that. We are a tech-enabled content partner that help B2B companies succeed with their continuous communication. We are not an agency, we are not only a tool - we combine the two worlds into a unique offering. Now, we’re looking for someone who’s not just passionate about helping customers - but also about creating a great workplace experience. This is a unique role where customer support meets office coordination and management support. You’ll be at the centre of everything - helping our users succeed while making sure our office runs smoothly and feels like a place people genuinely enjoy being in. Why this role is different This isn’t a typical support role where you just answer tickets. You’ll be: The go-to person for both customers, colleagues and management The one who keeps things running - whether it's solving a customer issue, fixing a messy subscription, quality checking the output of an AI agent or making sure the office just works A key contributor to the energy, structure, and vibe of Storykit If you like variety, ownership, and being where things happen - this is for you. What you’ll doCustomer Support Support customers via email, chat, and other channels Help users understand and navigate our tool and solve issues quickly and effectively Manage activation and deactivation of subscriptions and user accounts Keep Intercom updated with tickets, documentation, and insights Improve and maintain support content, chatbot answers and support articles Collaborate with product and engineering to solve complex issues and share feedback Office & Operations Take ownership of the daily office experience and company events Make sure the office is a place people love coming to - every day Manage office vendors (cleaning, food, supplies, etc.) Handle hardware logistics (onboarding/offboarding, distribution, collection) Manage access to the office and system (badges, keys, the traveling portal, phone subscriptions etc.) Management Support Support management with administrative and operational tasks Run multiple AI agents and quality check the output Help coordinate internal processes and logistics Jump in where needed to keep things running smoothly What we’re looking for A service-minded person who genuinely enjoys helping others Positive energy - you make things better just by being there Organized and proactive - you see what needs to be done and do it Strong communicator, both written and verbal Comfortable handling multiple things at once in a fast-paced environment Experience in customer support or service (SaaS is a plus) Fluent in English; Swedish/Scandinavian is a plus Why join Storykit? Be part of a fast-growing AI company shaping the future of communication Work in a fun, ambitious, and supportive team A role with real impact across the entire company 30 days vacation, pension, wellness allowance, and more At Storykit, you’ll be in an open-minded environment where responsibility starts on day one. If you want to make a real difference—for both customers and colleagues—this is where you belong. This role is based on-site, with typical working hours from 08:30 to 17:00. To help us place the right people in the right role, we believe in science-based and fair assessment methods. Therefore, as part of our recruitment process, we use assessments to help us increase our hiring success by identifying the candidates that are most likely to thrive and be successful in the role. Apply today and let’s Storykit it together!

Vill du ha en nyckelroll där du får skapa struktur, trivsel och energi i ett kontor där människor verkligen gillar att arbeta tillsammans? Vi på Wise Admin söker nu en Office Manager till ett internationellt bolag med kontor i centrala Stockholm, beläget i mycket fina lokaler. Detta är ett konsultuppdrag på 6 månader med goda möjligheter till långsiktighet – perfekt för dig som är i början av din karriär och vill ta ett större ansvar i en roll där du verkligen får göra skillnad. OM ROLLEN // MAKE IMPACT WHERE IT MATTERS Det här är en bred och dynamisk roll där du får ett helhetsansvar för kontoret och blir en central del av verksamheten. Du säkerställer att allt fungerar smidigt i vardagen – från första intrycket i receptionen till att teamet har rätt förutsättningar att prestera. Du blir en viktig kulturbärare och en naturlig samlingspunkt på kontoret. Exempel på arbetsuppgifter: Ansvara för den dagliga driften av kontoret Skapa en välkomnande, professionell och trivsam kontorsmiljö Välkomna gäster och vara ansiktet utåt Koordinera leverantörer, inköp och kontorsrelaterade tjänster Planera och koordinera möten, event och besök Vara kontaktpunkt för både medarbetare och externa parter Stötta teamet i administrativa och praktiska frågor Bidra aktivt till en positiv kultur och stark teamkänsla DIN PROFIL // YOU BRING THE EDGE Vi lägger stor vikt vid din personlighet, driv och ambition. Du är ett riktigt serviceproffs som tycker om att ligga steget före, ta initiativ och skapa en miljö där andra trivs och kan prestera. Vi tror att du: Är positiv, energifylld och utåtriktad Har en stark servicekänsla och ett naturligt värdskap Är självgående, strukturerad och lösningsorienterad Trivs i ett högt tempo och i en social, internationell miljö Har ett professionellt och representativt sätt Är i början av din karriär med ca 2–3 års erfarenhet från en liknande roll. Du kan exempelvis ha arbetat som Office Manager, Office Coordinator eller Reception Manager/receptionsansvarig, alternativt i en annan serviceintensiv roll där du haft ansvar för miljö, struktur och människor. Flytande engelska är ett krav då det är arbetsspråket i organisationen, och du behöver även behärska svenska i både tal och skrift. Rollen är placerad på kontoret och utförs på plats alla dagar. Arbetstiderna är i huvudsak kontorstider, men kan vid behov variera, exempelvis med tidiga morgnar eller senare eftermiddagar. OM ORGANISATIONEN // CULTURE WITH REAL CHARACTER Du blir en del av ett mindre, familjärt team där samarbetet är nära och stämningen varm. Här värdesätts engagemang, initiativ och en vilja att bidra – både till resultat och till kulturen. OM WISE ADMIN Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. Vi lyfter de som ofta tas för givet, för vi vet hur avgörande rätt administrativ kompetens är för att verksamheten ska fungera och växa. Vi matchar människor som skapar struktur, ordning och arbetsglädje, och ser till att de hamnar där de gör som mest nytta. På riktigt. NÄR DU BLIR EN AV OSS Som konsult hos Wise blir du en del av ett sammanhang där vi värdesätter både din trygghet och din utveckling. Vi erbjuder marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal – för oss är inget viktigare än att du känner dig trygg i din anställning. Från dag ett på ditt konsultuppdrag får du möjlighet att utvecklas, utmanas och påverka framtidens arbetsplatser – tillsammans med engagerade kollegor, och med oss som ständigt bollplank. Oavsett var du befinner dig i karriären ska rollen som konsult ge dig erfarenheter, kunskaper och inspiration inför nästa steg. Välkommen till Wise – en värld full av möjligheter! DIN ANSÖKAN // TALENT SPEAKS LOUDER För att söka rollen klicka på ”Ansök nu”, samt bifoga CV. Notera att vi ej kan ta emot ansökningar via mail. I konsultvärden går det ofta snabbt så tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum. Vänta därför inte med din ansökan. Har du frågor om rollen är du välkommen att kontakta ansvarig konsultchef Philip Alfredsson, philip.alfredsson@wise.se