People & Culture Specialist (m/w/d)

JOB DESCRIPTION Verdane is looking for an experienced and highly organised Executive Assistant to support senior investment professional in Germany with additional senior IPs across the firm. This role sits at the heart of Verdane's German operations, providing comprehensive administrative and organisational support to ensure senior team members can focus on investment activity.    The Executive Assistant will manage complex schedules, coordinate across international time zones, and act as a trusted point of contact for internal and external stakeholders. The role requires a proactive, discreet and detail-oriented professional who can work effectively in a fast-paced, deal-driven environment.  YOUR RESPONSIBILITIES * Manage and optimise complex calendars, scheduling meetings and coordinatinglogisticsacross multiple time zones * Organise domestic and international travel arrangements, including flights, accommodation, groundtransportand detailed itineraries * Prepare and edit correspondence,presentationsand documents to a high standard * Act as the first point of contact, screening calls and communications on behalf of senior team members * Coordinate internal and external meetings, including preparation of agendas, materials and follow-up actions * Support deal-related administration, including document management, filing and coordination with legal and finance teams * Manage expense reporting and invoice processing in a timely and accurate manner * Assist with event planning for local team offsites and social events * Liaise with Verdane offices across Europe to support cross-border coordination * Maintain the highest standards of confidentiality in all aspects of the role YOUR PROFILE * Proven track record of supporting senior executives in a demanding, international environment * Fluency in German and English, both written and spoken, is essential * Strong proficiency in Microsoft Office 365, including Outlook, Word, Excel, PowerPoint and AI  * Exceptional organisational skills witha high levelof attention to detail * Confident communicator with professional presence and a calm, solutions-oriented approach * Experience handling sensitive and confidential information with absolute discretion * Ability to prioritise effectively and manage competing demands under time pressure OUR CORPORATE VALUES We’re not a traditional investment firm — here’s what defines us: * We dare to be different. We challenge conventions and think long-term. * We get things done. We move fast and deliver quality work. * We love what we do. We’re curious, entrepreneurial, and genuinely passionate about building a better future. * We respect people and the planet. Sustainability and responsibility guide everything we do.

THE ROLE: WHAT TO EXPECT Du wirst Teil eines modernen und innovativen People & Culture Teams in einem zukunftsorientierten Robotics-Scale-up. Gemeinsam gestalten wir eine Unternehmenskultur, die auf Vertrauen, Wachstum und Innovation basiert und begleiten Idealworks auf seiner spannenden Wachstumsreise. ROLE RESPONSIBILITIES: WHAT YOU WILL DO * Betreuung und Beratung von Mitarbeitenden und Führungskräften in allen operativen Personalthemen entlang des gesamten Employee Lifecycle * Eigenverantwortliche Steuerung und Begleitung der monatlichen Entgeltabrechnung in Zusammenarbeit mit unserem externen Payroll-Dienstleister einschließlich Prüfung und Qualitätssicherung der Gehaltsabrechnungen * Eigenverantwortliches Arbeiten an operativen HR-Aufgaben wie z.B. Erstellen von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen, Überarbeitung von Vorlagen, Personalstammdatenpflege * Unterstützung internationaler Mitarbeitender bei Visaformalitäten * Planung, Organisation und Durchführung von On- und Offboarding-Prozessen  * Mitarbeit an spannenden HR-Projekten sowie aktive Mitgestaltung einer modernen People & Culture Organisation * Optimierung und Entwicklung von HR-Prozessen und Workflows in Personio * Sicherstellung einer hohen Datenqualität sowie Unterstützung bei HR-Reporting und Audits ROLE REQUIREMENTS: WHAT YOU NEED TO SUCCEED * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Personal oder ein Studium mit Schwerpunkt Human Resources oder einer vergleichbaren Fachrichtung. * Erste Berufserfahrung im Bereich People Operations sowie Kenntnisse im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung * Erfahrung mit Personio oder einem anderen HR-System * Idealerweise Kenntnisse im Arbeits-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht * Proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hoher Dienstleistungsorientierung * Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, Sozialkompetenz und Teamfähigkeit * Du hast Lust in einem internationalen und dynamischen Umfeld zu arbeiten  * Sehr gute Englisch- & Deutschkenntnisse in Wort und Schrift WHY IDEALWORKS * Bei uns findest du ein internationales Arbeitsumfeld und wirst Teil eines erfahrenen und offenen Teams, in dem gegenseitiges Vertrauen zählt und du dich von der ersten Sekunde an wohlfühlst.   * Erlebe hautnah Scale-up Feeling und flache Hierarchien mit abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Aufgaben, die du selbstständig bearbeitest.   * Wir bieten Corporate Benefits, eine attraktive betriebliche Altersvorsorge, eine Mitgliedschaft im Urban Sports Club, ein jährliches Budget für deine persönliche Weiterentwicklung und Teamevents.   * Unser modernes Büro ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad und dem Auto gut zu erreichen und bietet zahlreiche Verpflegungsmöglichkeiten für eine entspannte Mittagspausen mit deinem Team.  * Angetrieben von unserer einzigartigen Unternehmenskultur bestimmen die fünf Werte "passion for results", "wellbeing", "personal growth", "trust" und "being and acting as one team" unser tägliches Handeln und unsere Zusammenarbeit.