Projektassistenz Baulogistikplanung (m/w/d) | München

DEINE AUFGABEN Als Projektassistenz (m/w/d) unterstützt Du uns am Standort Traben-Trarbach bei der Planung, Organisation und Durchführung verschiedenster Veranstaltungen und Projekte. Du bist eine zentrale Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden und sorgst mit Deiner strukturierten Arbeitsweise dafür, dass alles reibungslos läuft. Deine konkreten Aufgaben sind u. a.: * Event- und Meeting-Management: Du unterstützt die Projektleitung im operativen Tagesgeschäft und bei der Umsetzung von Veranstaltungen und Projekten. Dabei übernimmst Du organisatorische und administrative Tätigkeiten wie Terminplanung, Protokollführung und die Koordination von Abläufen. * Vor- und Nachbereitung von Unterlagen: Du sorgst dafür, dass alle notwendigen Unterlagen vollständig und korrekt aufbereitet sind. * Vorbereitung vertraglicher Unterlagen: Du erstellst und prüfst Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und andere relevante Dokumente, die für die Veranstaltungen erforderlich sind. * Kontakt zu Mitarbeitenden: Du stehst unseren Mitarbeitenden bei Fragen zur Seite und bist eine verlässliche Ansprechperson und kümmerst dich um die Kommunikation mit Partnern, Kunden und Dienstleistern und hältst alle Beteiligten auf dem Laufenden. * Arbeiten mit internen Tools: Du nutzt und pflegst unsere internen Systeme, um Prozesse reibungslos abzuwickeln. * Unterstützung der Personalbetreuung: Du unterstützt das Team vor, während und nach den Veranstaltungen – sei es durch Organisation, Koordination oder direkte Betreuung der Mitarbeitenden. * Hohe Reisebereitschaft: Du bist bereit, mit uns zu spannenden Festivals wie Parookaville, Nature One und anderen Veranstaltungen zu reisen. WOMIT DU UNS BEGEISTERST * Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation * Erste Erfahrungen in der Projektarbeit im Bereich Assistenz, Projektmanagement oder Veranstaltungsorganisation sind von Vorteil, aber kein Muss * Du bist ein Organisationstalent, arbeitest strukturiert und verlierst auch bei mehreren Aufgaben nicht den Überblick und arbeitest sorgfältig * Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen (Word, Excel, Outlook) * Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen * Flexibilität und die Bereitschaft, am Nachmittag, an Wochenenden und gelegentlich an anderen Orten zu arbeiten, sind für Dich selbstverständlich DAS BIETEN WIR DIR * Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit flexiblen Gleitzeitmodellen * Die Option, in Teilzeit (mindestens 25 Stunden pro Woche, überwiegend nachmittags) oder in Vollzeit tätig zu sein * Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit spannenden Projekten und Events * Die Möglichkeit, in einem engagierten und kreativen Team mitzuwirken * Eigenverantwortliche Aufgaben und Raum für Deine Ideen * Eine direkte Zusammenarbeit in einem inspirierenden Umfeld – Remote-Arbeit ist nicht möglich, aber dafür gibt es viel persönlichen Kontakt * Einblicke hinter die Kulissen einzigartiger Veranstaltungen * Kurze Entscheidungswege durch flache Hierarchien * Individuelle Einarbeitung mit persönlichem Weiterbildungsangebot * Betriebliche Altersvorsorge und Krankenversicherung, Job-Rad, Corporate Benefits JETZT BEWERBEN! WAS DU DAFÜR TUN MUSST? Hast Du Lust, mit uns durchzustarten? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung! Lass uns wissen, warum Du perfekt zu uns passt und ab wann du starten kannst. Bewirb Dich jetzt und werde Teil unserer Erfolgsgeschichte! DEINE ANSPRECHPARTNERIN/DEIN ANSPRECHPARTNER Marlen Jentsch | Personalleiterin | +49 (0) 6541 / 8141-223 | mj@bodensteiner-gruppe.de Spektralwerk Service GmbH ist ein Unternehmen der Bodensteiner Gruppe.

DEINE AUFGABEN Du liebst Organisation, behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und möchtest Teil spannender Festivals und Events sein? Dann werde Teil unseres Teams! Als Projektassistenz Produktion (m/w/d) unterstützt Du die Projektleitung Produktion bei der Planung, Organisation und Umsetzung verschiedenster Veranstaltungen und Projekte. Mit Deiner strukturierten und zuverlässigen Arbeitsweise sorgst Du dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren – sowohl im Büro als auch direkt vor Ort auf Events. PROJEKTORGANISATION & KOORDINATION * Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen * Pflege von Projekt- und Ablaufplänen * Terminplanung und Koordination * Vorbereitung von Projektunterlagen, Briefings und Ablaufdokumentationen * Nachverfolgung von Deadlines und offenen Aufgaben KOMMUNIKATION & SCHNITTSTELLENMANAGEMENT * Ansprechpartner für Lieferanten und Dienstleister * Koordination verschiedener Gewerke wie Technik oder Logistik in Abstimmung mit der Projektleitung * Protokollführung bei Meetings * Sicherstellung des Informationsflusses zwischen allen Beteiligten ADMINISTRATIVE AUFGABEN * Einholung und Vergleich von Angeboten * Rechnungsprüfung und Ablage * Pflege von Datenbanken und Kontaktlisten * Nutzung und Pflege interner Tools und Systeme * Unterstützung bei der Optimierung reibungsloser Prozesse OPERATIVE UNTERSTÜTZUNG BEI VERANSTALTUNGEN * Unterstützung beim Auf- und Abbau sowie während der Durchführung von Events * Betreuung von Lieferanten und Dienstleistern vor Ort * Ansprechpartner für kurzfristige Änderungen und spontane Herausforderungen * Unterstützung bei Ablaufregie und Produktionskoordination * Kontrolle von Checklisten und Gewerken NACHBEREITUNG & DOKUMENTATION * Sammlung und Aufbereitung von Feedback * Dokumentation von Abläufen und Projekten * Unterstützung bei Abrechnungen und Projektabschlüssen * Erstellung von Reportings WOMIT DU UNS BEGEISTERST * Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation * Erste Erfahrungen in der Projektarbeit im Bereich Assistenz, Projektmanagement oder Veranstaltungsorganisation sind von Vorteil, aber kein Muss * Du bist ein Organisationstalent, arbeitest strukturiert und verlierst auch bei mehreren Aufgaben nicht den Überblick und arbeitest sorgfältig * Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen (Word, Excel, Outlook) * Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen * Flexibilität und die Bereitschaft, am Nachmittag, an Wochenenden und gelegentlich an anderen Orten zu arbeiten, sind für Dich selbstverständlich * Interesse an Veranstaltungen, Festivals und Live-Produktionen DAS BIETEN WIR DIR * Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit flexiblen Gleitzeitmodellen * Die Option, in Teilzeit (mindestens 25 Stunden pro Woche, überwiegend nachmittags) oder in Vollzeit tätig zu sein * Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit spannenden Projekten und Events, wie die Nature One * Die Möglichkeit, in einem engagierten und kreativen Team mitzuwirken * Eigenverantwortliche Aufgaben und Raum für Deine Ideen * Eine direkte Zusammenarbeit in einem inspirierenden Umfeld – Remote-Arbeit ist nicht möglich, aber dafür gibt es viel persönlichen Kontakt * Einblicke hinter die Kulissen einzigartiger Veranstaltungen * Kurze Entscheidungswege durch flache Hierarchien * Individuelle Einarbeitung mit persönlichem Weiterbildungsangebot * Betriebliche Altersvorsorge und Krankenversicherung, Job-Rad, Corporate Benefits JETZT BEWERBEN! WAS DU DAFÜR TUN MUSST? Hast Du Lust, mit uns durchzustarten? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung! Lass uns wissen, warum Du perfekt zu uns passt und ab wann du starten kannst. Bewirb Dich jetzt und werde Teil unserer Erfolgsgeschichte! DEINE ANSPRECHPARTNERIN/DEIN ANSPRECHPARTNER Marlen Jentsch | Personalleiterin | +49 (0) 6541 / 8141-223 | mj@bodensteiner-gruppe.de Spektralwerk GmbH ist ein Unternehmen der Bodensteiner-Gruppe.