Billing Coordinator - Debitorenbuchhalter (m/w/d) - München

DEINE AUFGABEN * Unterstützung und Entwicklung moderner Billing- und Mahnprozesse unter Einsatz KI-basierter Tools und Automatisierungen * Eigenverantwortliche Bearbeitung des Rechnungsausgangsprozesses vom Rechnungsentwurf bis zum Rechnungsversand * Anlage von Mandatsakten unter Prüfung der erforderlichen Anforderungen, einschließlich Mandatsvereinbarungen, Conflict Checks sowie GWG-Prüfungen in Zusammenarbeit mit dem GWG-Team * Erstellung regelmäßiger Reportings zum Honorarstand für unsere Mandantschaft * Umbuchung von Zeiteinträgen sowie Durchführung von Abschreibungen * Überwachung von Zahlungseingängen sowie Unterstützung im Mahnwesen * Prüfen, Kontieren und Buchen von Auslagen zur Weiterberechnung * Mitarbeit bei der Vorbereitung der Monatsabrechnung * Erstellung von Auswertungen und Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen im Bereich Billing DEIN PROFIL * Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation * Relevante Berufserfahrung, idealerweise im Billing, in der Debitorenbuchhaltung oder im Forderungsmanagement * Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift * Sicherer Umgang mit den MS Office Tools sowie sehr gute Microsoft Excel-Kenntnisse * Sicherer Umgang mit bzw. hohe Bereitschaft zur Nutzung KI-basierter Tools und Automatisierungen * Ausgeprägtes Zahlenverständnis sowie Diskretion * Sehr strukturierte, zuverlässige und professionelle Arbeitsweise * Hohe Teamfähigkeit sowie Freude an der Arbeit in einem standortübergreifenden Billing-Pool * Fähigkeit zur professionellen Kommunikation über alle Hierarchieebenen und gegenüber unserer Mandantschaft * Belastbarkeit und Flexibilität, insbesondere in kapazitätsintensiven Phasen des Billing-Zyklus * Interesse an einer zukunftsorientierten Arbeitsweise im Billing- und Mahnumfeld WARUM WIR? * Wir wissen, dass Familie eine zentrale Rolle in deinem Leben spielt. Deshalb unterstützen wir dich mit einem Kinderbetreuungszuschuss und begleiten dich gerne bei der Suche nach einem passenden Kita-Platz für dein Kind. * Aber das ist noch nicht alles! Wir legen großen Wert auf dein Wohlbefinden und wissen, wie wichtig es ist, gesund zu bleiben und sich rundum wohlzufühlen. Deshalb bieten wir dir ein umfangreiches Angebot an hochwertigen Sport- und Wellnesseinrichtungen. Mit exklusivem Zugang zu EGYM Wellpass kannst du deine Fitness verbessern und deinen Arbeitsalltag perfekt ausbalancieren. * Aber auch wenn du keine Zeit oder Lust auf Sport hast, haben wir die perfekte Lösung für dich! Unser Hrmony-Sachbezug ermöglicht es dir, dein individuelles Gutschein- und Abopaket zusammenzustellen. Ob Rewe, IKEA, HelloFresh, Deutschlandticket oder Spotify - du hast die Wahl!  * Und wenn es um gemeinsame Mittagessen mit deinen Kolleg:innen geht, haben wir auch dafür eine praktische Lösung. Nutze einfach unsere digitalen Essensmarken und genieße gemeinsame Mahlzeiten.

Objective / Purpose: The purpose of the Billing Coordinator is to ensure the accurate, timely, and efficient processing of customer invoices while supporting the organization's revenue cycle and maintaining a high level of customer satisfaction. The Billing Coordinator serves as a critical link between customers and internal departments by verifying billing information, resolving discrepancies, and ensuring invoices are generated in accordance with customer requirements and company policies.   Areas of Responsibility / Tasks: * Obtain shipping paperwork from warehouses to verify accurate quantities and manufacturing lot numbers shipped out with corresponding sales orders * Maintain accurate billing records and upload supporting documentation such as Bill of Ladings, Pricing Validation, or Order Changes into the Document Management System (DMS) for audit and reporting purposes * Verify sell prices and material costs to ensure alignment with intended margin on sales orders * Systematically process Goods Issuing to prepare the sales order for invoicing in the ERP system * Review daily reports for past due orders and make inquiries with relevant parties * Coordinate and collaborate with the Inventory Team to review and correct lot discrepancies for relevant warehouses * Assist with month-end closing activities, including invoice verification, reporting, and account reconciliations * Partner with the Inventory Team to support with inventory related transactions and coverage as needed * Generate and print barcode labels accurately and timely to support inventory, warehousing, and shipping operations * Verify product information, lot number, batch assignment, and customer-specific information prior to barcode label creation to ensure data accuracy * Manage barcode label templates and revise as needed to reflect product changes and customer specifications * Remove roadblocks and provide creative problem-solving for alternate production services. * All other duties as assigned   Minimum Qualifications / Education / Certifications: 1. Education: a. College degree or equivalent work experience required b. Minimum of 2 years of relevant work experience in similar title and scope of responsibility preferred 2. Excellent communication skills, both written and verbal 3. Proficiency in Microsoft Office: specifically Outlook, Word and Excel with the aptitude to quickly learn and understand additional applications. 4. Proficient typing skills 5. Must be detailed oriented with strong analytical skills and exceptional problem-solving abilities 6. Willingness to adapt in an evolving environment 7. Ability to maintain high levels of organization and prioritization 8. Innate sense of urgency that provides proactive and consistent work 9. Capacity to produce a large quantity of error free work in a timely fashion 10. Natural feel or demonstrated previous experience for coaching, motivating, encouraging and interacting with individuals 11. Proven ability to work well within a team and promote strong working relationships meanwhile maintaining professional attitude and positive outlook 12. Experience in distribution or supply chain preferred 13. Applicants must be authorized to work in the U.S. 14. Ability to report to office to meet business needs 15. English/ Spanish +   Work Environment / Conditions: The work environment/conditions described herein are representative of those that an incumbent may experience, and therefore must be adaptable to. 1. Must be comfortable working in a shared space, with constant noise, with/or without the use of a private office. 2. Schedules may vary from week to week based on business demands in excess of 40 hours with or without notice.   Physical Requirements / Demands: The physical demands described herein are representative of those that must be met by an incumbent to successfully perform the essential functions of this job. *Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions & physical demands of this role. 1. While performing the duties of this job, the incumbent is regularly required to communicate verbally, read and comprehend information, type on a consistent and daily basis. 2. While performing the duties of this job, the incumbent is regularly required to travel by foot, car, bus, airplane or other means of transportation which require sitting, waiting and standing for long and short periods of time.   Acknowledgement: This job description is not an exhaustive list of areas of responsibility or tasks that an incumbent in this position may be asked to perform. All Employees are required to deliver the desired results intended for their role, at the designated level of knowledge, skill and ability commensurate with their job title and level within the organization.