Assistenz der Geschäftsführung / Teamassistent (m/w/d) in Vollzeit

EINLEITUNGSTEXT Du bist ein echter Allrounder und fühlst dich dort wohl, wo Organisation, Kommunikation und Eigenverantwortung zusammenkommen? Du erkennst, wo etwas verbessert werden kann, bringst Struktur in den Arbeitsalltag und packst proaktiv mit an. Dabei behältst du auch dann den Überblick, wenn viele Themen gleichzeitig auf deinem Tisch landen. Als Office Manager (m/w/d) bist du weit mehr als eine klassische Assistenz: Du hältst unserer Geschäftsführung den Rücken frei, koordinierst bereichsübergreifende Themen, optimierst Prozesse und sorgst dafür, dass unser Büroalltag reibungslos funktioniert. Mit deiner offenen Art bist du zentrale Ansprechperson für Kolleginnen und Kollegen, Kunden und Dienstleister – und trägst maßgeblich dazu bei, dass sich alle bei uns gut aufgehoben fühlen. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager, Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz oder Management Assistant (m/w/d) für unseren Standort Duisburg. DAS ERWARTET DICH * Du organisierst und koordinierst die administrativen Abläufe unseres Standorts und sorgst dafür, dass der Büroalltag reibungslos funktioniert. * Du bist die gute Seele unseres Büros: Mit deiner offenen, serviceorientierten Art schaffst du eine angenehme Arbeitsatmosphäre, hast ein Auge fürs Detail und sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende, Kunden und Gäste gleichermaßen willkommen fühlen. Du kümmerst dich um die vielen kleinen organisatorischen Dinge, die im Hintergrund dafür sorgen, dass unser Büroalltag professionell und reibungslos funktioniert. * Du übernimmst die Verantwortung für unser Fuhrparkmanagement und koordinierst alle organisatorischen Themen rund um unsere Fahrzeugflotte – von der Abstimmung mit Leasing- und Servicepartnern bis zur Verwaltung im Tagesgeschäft. * Du verantwortest das Office Management, koordinierst standortübergreifende Organisationsthemen und fungierst als Schnittstelle zu unserer zentralen IT in Frankreich. Dabei kümmerst du dich unter anderem um administrative IT- und Telekommunikationsthemen sowie die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern. * Du planst und organisierst interne sowie externe Veranstaltungen, unterstützt bereichsübergreifend in den Themen Personal, Marketing und Vertrieb und bereitest Auswertungen, Statistiken und Reportings auf. * Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, koordinierst Termine, Reisen und Meetings und bist zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Kunden, Partner und Dienstleister. * Du hinterfragst bestehende Abläufe, bringst Struktur in neue Themen und entwickelst Prozesse kontinuierlich weiter. Dabei denkst du unternehmerisch, packst proaktiv mit an und übernimmst Verantwortung. DAS BRINGST DU MIT * Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation. * Berufserfahrung im Office Management, in einer Assistenzfunktion, im Projektmanagement oder einer vergleichbaren organisatorischen Rolle. * Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise sowie Verantwortungsbewusstsein und Organisationsstärke. * Du fühlst dich auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld wohl, schaffst Struktur, wo sie gebraucht wird, und entwickelst Prozesse aktiv weiter. * Kommunikationsstärke, Teamgeist und Freude am Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern. * Hands-on-Mentalität – du packst mit an und behältst auch die kleinen Dinge im Blick. * Sicherer Umgang mit MS Office sowie Offenheit für digitale Tools. * Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse. UNSER ANGEBOT FÜR DICH * Unbefristeter Arbeitsvertrag * 30 Tage Urlaub * Mobiles Arbeiten & Gleitzeit * Fort- und Weiterbildungen sowie vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten, die individuell auf Sie zugeschnitten sind * Modernes Office mit ergonomischen Arbeitsplätzen, Kreativraum und kostenfreien Parkplätzen * Weitere Benefits: Büro-Massagen, Mitarbeiterevents, kostenlose Getränke, frisches Obst/Gemüse, Fahrradleasing (JobRad), Mitarbeiterrabatte, Mitarbeiterempfehlungsprogramm

IHR ARBEITSUMFELD Welches Grundstück oder welche Bestandsimmobilie ist für Groß & Partner interessant? Wie kann die Finanzierung hierfür aussehen? Welche langfristig orientierten Mieter können für unsere Immobilien begeistert und gewonnen werden? An wen kann die Immobilie verkauft werden? Im Bereich Akquise, Finanzierung, Vermietung, Vermarktung und Verkauf arbeiten Teams hochqualifizierter Fachleute an diesen Fragestellungen und sorgen mit ihrer Arbeit für einen wichtigen Meilenstein unserer Projektentwicklungen. IHRE AUFGABEN Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten strukturiert und behalten auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick?  Dann sehen Ihre Aufgaben wir folgt aus: * Unterstützung der Geschäftsführung sowie des Teams im Tagesgeschäft * Organisation und Buchung von Geschäftsreisen * Pflege und Koordination des Kalenders der Geschäftsführung * Administrative Unterstützung im Bereich Finanzierung und Verkauf * Vorbereitung und Nachverfolgung von Unterlagen und Terminen * Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern * Allgemeine Assistenz- und Organisationsaufgaben IHR PROFIL * Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise im Bereich Finanzierung und/oder Verkauf * Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise * Gute IT-Kenntnisse, insbesondere in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen * Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift * Freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten * Hohe Teamfähigkeit, Diskretion und Zuverlässigkeit * Belastbarkeit sowie die Fähigkeit, auch in einem direkten und anspruchsvollen Arbeitsumfeld professionell und gelassen zu agieren WIR BIETEN * Faires Gehalt: Attraktive Vergütung, die Ihre Erfahrung widerspiegelt * Modernes Equipment: Hochwertige Hardware und moderne technische Ausstattung * Mobilität: Zuschuss zum ÖPNV * Dienstrad-Leasing: Bequem zum Wunsch-Bike per Gehaltsumwandlung * Rundum-Versicherung: Private Unfallversicherung, die Sie weltweit 24/7 absichert * Sport-Zuschuss: Finanzieller Support zum Fitnessstudio * Gesundheitsangebote: Regelmäßige Gesundheitsvorsorge, Gesundheitstage und EAP * Kostenfreie Getränke & Snacks: Kostenlose Getränke-Flatrate und frisches Obst für den Energiekick IHRE ANSPRECHPARTNERIN Daniela Kudell - Leiterin Personal & Organisation steht Ihnen für Ihre Fragen gerne zur Verfügung. Tel.: 069 - 36 00 95 – 174. https://www.linkedin.com/in/daniela-kudell-83b45911/