Office Manager / Abteilungsassistenz Karlsruhe (all genders)

DEINE AUFGABEN * Verantwortung für die laufende Buchhaltung von Welectron, inkl. Kontenpflege, Buchung von Geschäftsvorfällen und Zahlungsverkehr   * Überwachung und Prüfung des Zahlungsverkehrs sowie Abstimmung von Kunden- und Lieferantenzahlungen   * Kontrolle offener Posten inklusive Mahnwesen und Abstimmung der Konten   * Unterstützung bei Monatsabschlüssen und Erstellung interner Auswertungen   * Erstellung von Reports und Analysen für das Management   * Mitwirkung an der Optimierung und Digitalisierung von Buchhaltungs- und Zahlungsprozessen   * Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen wie Einkauf, Vertrieb und Management zur Sicherstellung eines reibungslosen Zahlungsflusses DEIN PROFIL * Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im kaufmännischen oder betriebswirtschaftlichen Bereich, idealerweise mit Schwerpunkt Rechnungswesen oder Finanzen   * Erfahrung im Zahlungsverkehr sowie in der Buchhaltung und Kontenabstimmung   * Sicherer Umgang mit Buchhaltungssoftware und MS Office, insbesondere Excel   * Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise, gepaart mit einem hohen Maß an Eigeninitiative   * Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke in der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen   * Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift WARUM WIR? * Wertschätzung und Teamgeist: Wir schaffen ein unterstützendes Umfeld, in dem deine Passion und Eigenverantwortung geschätzt werden. * Gestaltungsfreiheit in einem dynamischen Umfeld: Hier kannst du deine Ideen sofort umsetzen und aktiv zum Erfolg beitragen! * Persönliche und berufliche Weiterentwicklung: Bei uns hast du hervorragende Aussichten auf berufliche Weiterentwicklung - wir setzen auf den langfristigen Aufbau unseres Teams. * Attraktive Vergütung: Wir honorieren deine Arbeit mit einer Vergütung, die sich sehen lassen kann. * Work-Life-Balance: Modernes Arbeitsumfeld, mobiles Arbeiten und flexible Arbeitszeiten sind unser Standard.

AUFGABEN * Organisieren und Koordinieren des täglichen Office-Betriebs an unserem neuen Standort im Herzen Düsseldorfs * Strukturieren und Optimieren administrativer Prozesse, damit alles reibungslos läuft * Vor- und Nachbereiten von Meetings, Reisen und Veranstaltungen * Bearbeiten von Rechnungen und Behalten des Überblicks über alle Vorgänge * Administrative und koordinative Unterstützung unserer Abteilung GFK Akademie * Koordinieren von Dienstleistern, Lieferanten und Partnern und Sicherstellen einer klaren Kommunikation * Überwachen von Terminen, Fristen und Aufgaben * Verwalten von Bürobedarf und interner Infrastruktur PROFIL Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Background und bereits Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder einer ähnlichen Rolle gesammelt. Der Umgang mit den gängigen MS-Office-Tools gehört für dich zum Alltag. Für diese Position ist eine hohe Präsenz im Büro wichtig – du bist also gern mittendrin statt nur dabei. Du arbeitest eigenständig, strukturiert und lösungsorientiert, behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf dem Tisch liegen, und punktest mit Organisationstalent, Diskretion und starker Kommunikation. Teamwork ist für dich kein Buzzword, sondern selbstverständlich – Loyalität, eine schnelle Auffassungsgabe und hohe Motivation, Dinge aktiv voranzubringen, runden dein Profil ab. BENEFITS * Familiäres und teamorientiertes Unternehmensumfeld * Regelmäßige Teamevents mit viel Spaß (Firmenläufe, Benefizturniere, Weihnachtsfeiern, spontane Grill-Sessions) * New Work – Einzelbüro, Großraumfläche oder den gemütlichen Büromöbeln * Moderne und ergonomische Arbeitsplätze (höhenverstellbare Tische, hochwertige Stühle, Telefonkabinen, Noise-Cancelling-Kopfhörer) * Flexible Arbeitszeiten und Arbeitsorte – hybrid, Vollzeit (40 Std./Woche) * Zu deinem Geburtstag schenken wir dir einen freien Tag, ebenso wenn du ein Ehrenamt ausübst * Überdurchschnittliches und faires Gehaltsgefüge * JobRad kostengünstig über den Arbeitgeber leasen - Zuzahlung durch den Arbeitgeber * Hansefit – wir unterstützen deine sportlichen Aktivitäten * Salfy: 50€ monatlich als Mitarbeiterbenefit für Nahverkehrsticket, Mittagessen, Internetrechnung u.v.m. * Großartige Mitarbeiterrabatte bei vielen Premiummarken * Betriebliche Krankenversicherung mit 300€ Gesundheitsbudget pro Jahr * Betriebliche Altersvorsorge (60€ durch den Arbeitgeber) * Unsere Unternehmensphilosophie verbindet Zufriedenheit mit Deiner Arbeit * Innovationen im Unternehmen sowie Fortbildungen für Dich – bspw. in unserer GFK Akademie